【オフィス移転の流れ】進め方やポイントを解説！

オフィスノウハウ

この記事では、オフィス移転の流れを詳しく解説します。
オフィス移転は、時間と労力を必要とする大きなプロジェクトです。
手続きや進め方など複雑なところもありますので、オフィス移転を考えている企業様は参考にしてみてください。

はじめに検討すべきこと

オフィス移転を実行に移す前に、最初に考えるべきことがあります。
オフィス移転を成功させるためにすべきことを、下記を参考に実施してみてください。

働き方の検討
企業によって様々な働き方に挑戦を始め、テレワークや在宅ワークの導入による出社比率も多様化しました。
他社事例や流行を参考にするのはよいことですが、
それに流されるのでは、自社の働き方に合わないオフィスになってしまう可能性があります。
自社にあったオフィス環境を検討していくことが重要です。


オフィスが必要かどうかの検討

新しい働き方が定着し、企業によっては本社の必要性まで問われる時代になりました。
そもそも本社は必要ないのではないか、また地方に移転したほうがコストカットに繋がるのではないかなど、
様々な選択肢が生まれるようになりましたが、共通している課題は社員間コミュニケーションの不足です。
各企業は社員満足度やエンゲージメントの向上のために、
オフィスという場所をどう活用すべきかという課題と向き合うことが大切です。

参考記事：オフィス環境を改善して従業員のエンゲージメントを高める方法

オフィスの使い方の検討
オフィスの使い方や在り方を明確にする必要があります。
漠然としたイメージでオフィス移転を進めてしまうと、移転後、オフィスの快適性や生産性の低下、
さらには社員満足度の低下などを引き起こす可能性があるからです。
自社の業種や職種などにより仕事をしやすい環境は異なりますので、具体的に検討していく必要があります。


オフィス移転は、物件以外にも検討すべきことがたくさんあります。
働く社員にも会社の資産にも大きく影響することなので、慎重に検討していきましょう。

オフィス移転の進め方

オフィス移転の具体的な進め方を解説します。
しっかりと上記を検討したうえで下記流れに沿って進めていきましょう。

（1）現状のオフィス検証・コンセプト設定
オフィス移転を検討するには理由があります。手狭になった、古い、スペースの見直し、立地改善など、
企業によって様々な理由により、移転検討に繋がるので、まずは今のオフィスを知るところからスタートします。
働き方と向き合い、各社で答えを出す必要がありますが、そのプロジェクトに当社が参加させて頂き
プロの立場でご提案することも可能です。


（2）物件選定・内覧
決定したコンセプトを元に物件を選定します。
実際に内覧し、面積を想定したテストフィッティングや移転コストのシミュレーションを行います。
また今後取引が継続するビルオーナーの違いなども第三者の立場でご説明します。


（3）レイアウトデザイン会社選定・基本設計・実施設計
物件が決定したら、オフィスのレイアウト、デザイン設計を行います。
働き方に合わせたレイアウトが非常に重要になり、内装に力を入れるお客さまも増えています。
設計会社を当社でご紹介し、コンペ形式で決めることも可能です。

参考記事：オフィス・事務所レイアウトの基本パターンを徹底解説！自社に合ったレイアウトを見つけよう

（4）入居工事
決まった設計内容をもとに工事を行います。
オーナーや施工箇所によって工事業者が異なり、それぞれの期日が滞るとオフィス移転時期自体に支障をきたします。
オフィス移転の時期が送れると、新しい事務所での業務開始時期にも影響しますので、
スケジュール管理は大切なポイントになります。


（5）引き渡し
オフィスの内装工事が終わり、引っ越しが完了すれば、無事プロジェクトが完了です。

以上が進め方の大きな流れです。

その他に必要な手続きについて

事業拡大や経費削減を理由に、会社を移転するケースは多いですが、複雑な手続きが多いです。
とくに法人会社は各機関への届出はもちろんのこと、定められた期間内に行わなければならない手続きもあります。

下記の記事に手続き関係の詳細をまとめておりますので、ご活用ください。

参考記事：会社移転に必要な手続きとは？各種届出や注意点について

オフィス移転事例：株式会社キッツさま

事例紹介：業界最大手の大型オフィス移転を成功へ　株式会社キッツさま

実際に、オフィス移転の目的を明確にしたことで、オフィス移転が成功した事例を紹介します。

抱えていた課題
・部門によって拠点が分かれており、業務効率が悪かった
・元々使っていたビルの執務フロアが複数に分かれていたため、コミュニケーション向上に改善の余地があった
・長年自社ビルを利用していたため、オフィス移転に関してどこから着手していいかわからない状態だった


オフィス移転の目的
・拠点を1箇所に集約し、ワンフロアにすることで業務効率を向上させること
・オフィス移転を機に、多様な働き方に対応し、社員のモチベーションを向上させ『出社したくなるオフィス』にすること


移転後お客様の声
――― 営業部など、仕事柄会話の多い部署も近くにいるので、常に人の声が飛び交っていて、
社内が活性化した気がします。気軽に会話もしやすくなりました。

――― 執務スペースが全社員ひと続きのワンフロアになり、顔見知りの人が増えました。
以前はフロアが複数に分かれていたので、同じ会社にいながら知らない人もいましたが、
顔を合わせる機会が増えて、距離がぐっと縮まりました。

――― オフィスが新しくなって2カ所のフリースペースができたのも大きな変化です。 ワンフロアだからこそ、昼食をデスクではなく、ここでとることで、気分を変えるきっかけにもなっています。

インタビュー記事：Vol.07 長野と東京でつながる絆②「東京」で働く人 - 株式会社キッツ

まとめ

この記事では、オフィス移転の流れを詳しく解説しました。
近年、働き方に多様性が生まれ、オフィスを単なる働く場所ではなく、
生産性や効率性に寄与するものという位置づけに変化しています。
新しい働き方に向き合いながら、出社したくなる•集まりたくなるオフィス構築の実現を目指し、
見直し（食堂やカフェの新設等）を行っています。

当社では、物件の選定はもちろん、企画段階からデザイン会社の選定や移転におけるコストコントロールなど、
物件のお引き渡しまでその他派生業務含めてサポートいたします。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

当社の特徴

①法人さまごとの専任体制でお客様の課題をワンストップで解決
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