オフィス移転の手続き｜社内外で必要になる対応の種類と進め方

手続きを整理する前提

手続きの検討で最初に理解しておくべきなのは、必要な対応が企業によって異なるという点です。
法人の種類、営んでいる事業の内容、取得している許認可、加入している制度、事業所の所在する地域によって、必要な手続きも、提出先も、求められる書類も変わります。
したがって、一般的な一覧をそのまま自社に当てはめることはできません。

実務的な進め方は、まず自社に関係し得る手続きの種類を洗い出し、それぞれについて所轄の窓口や関係先に照会して、自社の場合に何が必要なのかを確認していくという手順になります。
この照会には期間を要するため、移転の検討を始めた早い段階で着手しておく必要があります。
確認した内容は記録として残し、社内で共有できる形にしておいてください。

五つの区分で洗い出す

手続きを洗い出す枠組みとして実務的なのが、社内に関するもの、賃貸借契約に関するもの、行政に関するもの、インフラに関するもの、取引先に関するものという五つの区分に分ける方法です。
区分ごとに確認先も担当も異なるため、そのまま分担を決める単位として使えます。

また、それぞれ対応に要する期間の性格が異なる点も、区分して扱う理由になります。
社内の手続きは自社の判断で日程を調整できますが、行政に関する手続きや取引先への対応は、相手方の対応に左右されます。
この違いを踏まえて日程を組まないと、自社の作業は終わっているのに手続きが完了していないという状態が生じます。
区分ごとに担当を割り振り、進捗を一覧で管理できる形にしておいてください。

移転の前後で必要な対応が分かれる

手続きには、移転の前に済ませておくべきものと、移転が完了してから行うものがあります。
前者には、賃貸借契約の締結や解約の通知、建物側への届け出、インフラの手配、社内の規程や体制の整備といった対応が含まれます。
後者には、所在地の変更に伴う各種の届け出や、取引先への案内が含まれます。

両者を混在させて一覧を作ると、いつ対応すべきかが分からなくなります。
洗い出しの段階から、移転の前、実施の当日、移転の後という時点で区別して整理してください。

あわせて、それぞれについて、いつまでに対応する必要があるのかを確認先に照会し、その結果を記録に反映させることが必要です。
時点で区別した一覧を作っておくと、対応の時期を誤ることを防げます。担当の割り振りにもそのまま使えます。

社内に関する手続き

社内で必要になる対応は、意思決定に関するもの、規程や制度に関するもの、社員への周知に関するものに分かれます。

意思決定については、移転の実施と移転先の決定、予算の承認、契約の締結といった判断について、金額の規模に応じた決裁の手続きが必要になります。
法人の形態によっては、所在地の変更が定款に関わる事項となる場合もあり、必要となる社内の手続きが変わります。
規程に関しては、就業規則をはじめとする社内規程のうち、事業所の所在地や通勤に関わる記載を確認し、必要に応じて改定します。通勤に関する取り扱いが変わる場合は、その手続きも必要になります。
いずれも自社の規程と制度の内容によって対応が異なるため、確認のうえで進めてください。

社員への周知も、手続きの一部として計画に含めておくべき対応です。
移転の決定、実施の日程、事前に各自が行う作業、当日の動き方、新しいオフィスでの運用について、いつ何を伝えるのかを設計しておく必要があります。

あわせて、通勤の経路や交通手段が変わる社員については、必要な届け出や手続きを案内する必要があります。
これらは人数が多いほど対応に期間を要するため、実施日から逆算して着手してください。
周知の内容と時期は記録として残し、問い合わせへの対応にも使える形にしておくと、担当者の負担が軽くなります。
伝える内容は、確定している事項と未確定の事項を区別することが重要です。問い合わせが集中する時期を想定し、対応の窓口も定めておいてください。

賃貸借契約に関する手続き

現在のオフィスについては、解約の通知に関する対応が必要です。
通知の方法と、通知から明け渡しまでに求められる期間は賃貸借契約によって定められており、内容は物件ごとに異なります。

まず契約書を確認し、記載だけでは判断が難しい点があれば貸主または管理会社に照会してください。
あわせて、原状回復に関する定め、明け渡しの立ち会いの手順、鍵や設備の返却、敷金や保証金の精算に関する取り扱いについても確認しておく必要があります。

事業用の賃貸借では契約による定めが優先される場面が多く、住宅の賃貸借に関する一般的な説明がそのまま当てはまるわけではありません。
契約の内容に基づいて判断してください。確認した内容と、貸主側とのやり取りの経緯は記録として残してください。
後から根拠を示す必要が生じる場合があります。

移転先については、賃貸借契約の締結に伴う手続きが発生します。
法人契約に必要な書類の準備、社内の稟議や押印の手続き、保証に関する対応、火災保険への加入といった対応が含まれます。
あわせて、建物側のルールに関する確認も必要です。入退室の管理、共用部の使い方、作業を行える時間帯、搬入の経路、届け出が必要な作業の有無といった事項は、建物ごとに定められています。
これらを確認しないまま日程を組むと、予定していた時間帯に作業ができないという事態が生じます。

契約の段階で建物の管理規則を受け取り、内容を確認したうえで工程に反映させてください。建物の管理規則は関係する担当者にも共有し、工程を組む際の前提として反映させてください。

行政に関する手続き

事業所の所在地が変わることに伴い、行政に関する各種の手続きが必要になります。
代表的なものとしては、法人の登記に関する手続き、税務に関する届け出、社会保険や労働保険に関する届け出、事業に関する許認可の変更や届け出、消防に関する届け出などが挙げられます。
ただし、どの手続きが必要になるかは、法人の種類、営んでいる事業の内容、取得している許認可、加入している制度、所在する地域によって異なります。

また、必要な書類や対応の期限についても、所轄の窓口によって取り扱いが異なる場合があります。
したがって、一般的な一覧をそのまま当てはめるのではなく、自社に該当する手続きを個別に確認することが不可欠です。
照会には期間を要するため、検討の早い段階での着手が求められます。

登記
本店または事業所の所在地に関する登記
→必要な書類と社内の意思決定の手続きを確認する

税務 所在地の変更に関する届け出
→所轄の窓口に、必要な書式と提出方法を照会する

社会保険 事業所に関する変更の届け出
→加入している制度ごとに必要な対応を確認する

労働保険 事業所に関する変更の届け出
→事業の内容により対応が異なる点を確認する

消防 防火に関する届け出
→建物の管理者にも確認し、必要な対応を把握する

この一覧は、自社に関係し得る手続きの種類を洗い出すための手がかりとして使うことを想定しています。
実際に必要となる手続き、提出先、必要な書類、対応の期限については、いずれも所轄の窓口に照会して確認してください。
窓口によって取り扱いが異なることや、事業の内容によって追加の対応が求められることもあります。
照会の際は、自社の法人の種類、事業の内容、移転前後の所在地を伝えたうえで、必要な対応を確認するのが確実です。
得られた回答は、照会した日付と担当者名とあわせて記録に残してください。後から経緯を確認する必要が生じた際の根拠になります。

照会の結果に基づいて一覧を更新し、自社の実態に合った形に整えていってください。更新の担当も定めておくとよいでしょう。

手続きによっては、登記に関する対応が完了していることを前提とするものもあります。
この場合、順序を誤ると手続きが進みません。したがって、洗い出した手続きについては、それぞれの前提となる対応があるかどうかも確認し、順序を整理しておく必要があります。

また、登記に関する手続きについては、必要な書類や社内の意思決定の手続きが法人の形態によって異なります。
法務局が申請書の様式を公表しているため、必要な書類を確認する際の手がかりとして参照できます。
判断に迷う点がある場合は、司法書士などの専門家に相談しながら進めることをおすすめします。
順序の整理も一覧に反映させ、着手の時期を誤らないようにしてください。確認の結果は記録に残してください。

インフラ・設備に関する手続き

通信回線、電力、水道、ガスといったインフラに関する手続きは、移転先での開始と、現在のオフィスでの終了の両方について必要になります。特に通信回線については、手配から利用開始までに期間を要することがあり、業務に直結するため早い段階での着手が欠かせません。
回線の種類、必要な帯域、機器の設置場所、既存の契約の扱いといった事項を整理したうえで、事業者に確認してください。

あわせて、電話番号の取り扱いについても確認が必要です。
移転によって番号が変わる場合、取引先への案内や、名刺や印刷物の変更が必要になり、対応の範囲が広がります。
この点は早い段階で確認しておくべき事項です。契約の名義や請求先の変更が必要になる場合もあるため、あわせて確認しておいてください。

情報システムに関する対応も、この区分に含めて整理します。
サーバーや業務システムの移設、ネットワーク環境の構築、複合機やセキュリティに関する機器の設置、入退室の管理システムの設定といった作業が該当します。
これらは工事の進捗に依存する部分があるため、工程の受け渡しの時期を関係する事業者どうしで確認しておく必要があります。

また、業務を停止できない機能がある場合は、切り替えの手順と、切り替えの間の代替手段をあらかじめ設計しておかなければなりません。停止できる時間帯と、切り替えの担当を明確にしたうえで、実施の計画を立ててください。
切り替えの結果を確認する担当と、不具合が生じた場合の対応の流れも、事前に定めておいてください。

取引先・関係先への対応

移転に伴い、取引先や関係先に所在地の変更を伝える必要があります。
対象となるのは、取引先、金融機関、加入している保険や各種のサービスの提供元、士業などの専門家、そして各種の登録情報を管理している先です。

伝える相手が多いほど、対応の漏れが生じやすくなるため、まず対象を一覧として洗い出すことから始めてください。
洗い出しにあたっては、経理部門が保有する取引先の情報、契約書の一覧、定期的に郵送物が届く先といった手がかりを組み合わせると、抜けを減らせます。一覧には、伝える手段、担当、対応の時期を組み合わせて管理してください。
一覧は、移転後に古い所在地宛の郵送物が届いた際、通知の抜けを確認する材料としても機能します。

あわせて、住所が記載されている自社の媒体についても、変更の対応が必要になります。
名刺、封筒、印刷物、ウェブサイト、各種の登録情報、契約書のひな形といったものが該当します。
これらは移転の直前になって着手すると間に合わないことがあるため、実施日から逆算して手配してください。
特に印刷を伴うものは、発注から納品までに期間を要します。

また、ウェブサイトや各種の登録情報については、更新の担当と時期を定めておかないと、移転後も古い情報が残り続けることになります。
変更が完了したかを確認する工程まで、一覧に含めておくことをおすすめします。

手続きを漏れなく進めるための管理

洗い出しは早い段階で行う

手続きの洗い出しは、移転の実施が近づいてからでは間に合いません。
所轄の窓口や関係先への照会には期間を要し、その回答によって必要な準備が判明するためです。
検討の初期段階で、五つの区分に沿って自社に関係し得る手続きを書き出し、それぞれについて確認先を特定してください。
この段階では内容が正確でなくても構いません。

まず対象を洗い出し、確認すべき先を明らかにすることが目的です。
洗い出しの過程で、判断が必要な事項や、社内で決めておくべき事項も見えてきます。これらも一覧に加えて管理してください。

洗い出しの過程で見えてきた判断事項も一覧に加え、誰がいつ決めるのかを定めておいてください。
一覧は進行に合わせて更新し、担当者の間で共有してください。

担当と確認先を組み合わせる

洗い出した手続きについて、誰が担当するのか、どこに確認するのかを組み合わせて管理します。
担当が定まっていない項目は、対応されないまま残りやすくなります。

また、確認先が複数の部署にまたがる場合は、社内の窓口を一本化しておくと、照会の重複や回答の食い違いを避けられます。
担当を割り振る際は、通常業務との兼ね合いも考慮してください。
移転の実施が近づく時期は他の作業も集中するため、一人の担当者に手続きが偏ると対応が遅れます。

分担の状況は定期的に確認し、必要に応じて調整することが望ましいでしょう。
特定の担当者への偏りは、対応の遅れにつながります。

照会の結果を記録に残す

所轄の窓口や関係先に照会した結果は、照会した日付、担当者名、回答の内容とあわせて記録に残してください。
手続きの取り扱いは窓口によって異なる場合があり、口頭で得た回答の内容が後から確認できないと、対応の根拠が失われます。
記録は社内で共有できる形にし、担当者が交代しても引き継げるようにしておくことが重要です。

また、必要な書類や様式についても、取得した資料を保管しておいてください。
同種の対応を将来行う際の材料になります。
記録の形式は最初に決めておくと、複数の担当者が対応する場合でも粒度が揃います。
保管の場所も共有しておくとよいでしょう。

完了の確認まで工程に含める

手続きは、書類を提出した時点ではなく、受理されて必要な対応が完了した時点で終わりです。
提出したまま完了の確認をしていないと、不備があった場合に気づかず、後になって未完了であることが判明します。
したがって、一覧には提出の予定だけでなく、完了を確認する工程まで含めてください。
完了の判断基準も、項目ごとに明確にしておく必要があります。

また、移転の実施後に対応する手続きについては、実施の直後は他の作業が集中するため、対応の時期をあらかじめ定めておかないと後回しになります。
実施後の対応まで含めた計画を立ててください。

オフィス移転の手続きに関するよくある質問

Q. 必要な手続きの一覧はどこで確認できますか。
必要な手続きは、法人の種類、事業の内容、取得している許認可、加入している制度、所在する地域によって異なるため、一律の一覧を当てはめることはできません。
実務的な進め方は、本記事で示した五つの区分に沿って自社に関係し得る手続きの種類を洗い出し、それぞれについて所轄の窓口や関係先に照会して、自社の場合に何が必要なのかを確認していくという手順になります。
照会の際は、自社の法人の種類、事業の内容、移転前後の所在地を伝えたうえで確認してください。
判断に迷う点がある場合は、司法書士や社会保険労務士などの専門家に相談することをおすすめします。
照会の結果を自社用の一覧として整理しておけば、次に拠点を移す際にも出発点として使えます。


Q. 手続きの期限はどう把握すればよいですか。
対応の期限は手続きの種類によって異なり、また所轄の窓口によって取り扱いが異なる場合もあります。
したがって、洗い出した手続きそれぞれについて、確認先に照会して把握してください。
この照会自体に期間を要することがあるため、早い段階で着手する必要があります。
得られた回答は、照会した日付とあわせて記録に残し、社内で共有してください。
あわせて、手続きによっては他の手続きの完了を前提とするものもあるため、順序についても確認しておく必要があります。
順序を誤ると、対応そのものが進まない場合があります。
確認した内容は一覧に反映させ、担当者の間で共有しておいてください。


Q. 手続きは自社で対応すべきですか、専門家に依頼すべきですか。
社内で対応できる範囲と、専門的な知識を要する範囲を切り分けて判断してください。
所在地の変更に伴う一般的な届け出については社内で対応できる場合が多い一方、登記に関する手続きや、許認可に関わる対応については、専門家に依頼するほうが確実な場合があります。
判断の基準は費用だけでなく、社内で対応した場合に要する時間と、誤りが生じた場合の影響も含めて考えるべきです。
依頼する場合は、業務の範囲と費用、対応の時期を事前に確認し、社内で担う部分との線引きを明確にしておいてください。
判断の理由も記録に残しておくべきです。依頼する場合は、業務の範囲と費用、対応の時期を事前に確認してください。


Q. 移転後に対応が漏れていたことが判明した場合はどうすればよいですか。
まず、該当する手続きの確認先に速やかに照会し、現時点で必要な対応を確認してください。
対応が遅れた場合の取り扱いは手続きによって異なるため、自己判断で進めず、窓口の案内に従うのが確実です。
あわせて、なぜ漏れが生じたのかを振り返り、洗い出しの段階で対象に含まれていなかったのか、担当が定まっていなかったのか、完了の確認をしていなかったのかを整理してください。
この振り返りを記録として残しておくと、次に同種の対応を行う際に同じ漏れを防げます。関係する部署にも共有しておくべきです。

まとめ：手続きは「洗い出し」と「確認先への照会」から始める

オフィス移転に伴う手続きは、社内に関するもの、賃貸借契約に関するもの、行政に関するもの、インフラに関するもの、取引先に関するものという五つの区分で洗い出すと、全体像が把握しやすくなります。
ただし、実際に必要となる手続き、提出先、必要な書類、対応の期限は、法人の種類、事業の内容、取得している許認可、加入している制度、所在する地域によって異なります。
したがって、一般的な一覧をそのまま当てはめるのではなく、自社に関係し得る手続きを洗い出したうえで、所轄の窓口や関係先に照会して個別に確認することが不可欠です。

回答が得られるまでの期間は窓口によって異なるため、余裕を持って着手してください。
管理にあたっては、手続きごとに担当と確認先を組み合わせ、照会の結果を日付とあわせて記録に残し、提出だけでなく完了の確認までを工程に含めてください。
判断に迷う点については、司法書士や社会保険労務士などの専門家に相談しながら進めることをおすすめします。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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