【新しいオフィスの形】テレワークブースのメリットについて解説

オフィス改善のコツ

テレワークブースとは、オフィス内で集中的に業務を行うための新しいスペースのことです。
新型コロナウイルスの影響で多くの企業がテレワークを導入する中、このブースの存在が注目されています。
この記事では、テレワークブースの魅力や、それを取り入れることによる働き方の変化について解説します。

テレワークブースとは？

テレワークブースは、オフィス内で集中して業務を行うためのスペースです。
新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、多くの企業がテレワークを導入しました。
テレワークブースの需要はコロナウイルスが落ち着いてからも落ちることはなく、要望に合わせてさまざまな機能が追加されました。
単に個室を提供するだけではなく、業務に必要な設備や防音機能、プライバシーを保護する構造など、多様な機能を備えているのです。

働き方改革とテレワークブースの関係

テレワークブースは、働き方改革の一環として注目されています。
従来のオフィスワークスタイルに代わり、柔軟で効率的な働き方を求める声が増えてきました。
その中で、テレワークブースはそのニーズに応える形で登場したのです。
ブースを導入することで集中して業務を行うことができるため、
生産性の向上やワークライフバランスの実現に寄与します。

テレワークブースの種類

テレワークブースにはさまざまな種類があります。
一人で集中して業務を行うためのブースや、重要な商談や機密性の高い打ち合わせを行うためのブースなど、
目的に合わせて選ぶことができます。
完全な個室タイプや半個室タイプなど、構造やデザインも多岐にわたります。

テレワークブースのメリット

テレワークブースを使うと集中して作業ができる、プライバシーが守られる、
WEB会議が開きやすくなるというメリットがあります。
サイズやデザイン、機能などが豊富にあるため、ニーズに合わせて選択できます。
テレワークブースは、テレワークをする人にとって、快適で効率的な環境を提供する優れたアイテムです。

個別の作業スペースが確保できる

テレワークブースは自宅やオフィスなどに設置できる小型の個室なので、
自分だけの作業スペースを確保できます。
そのため、共有する場所で仕事をするよりも、快適で効率的に仕事ができるのです。

たとえば、自分の好きな温度や照明に調整できたり、必要なものをすぐに取り出せたりします。
また、机や椅子などの家具や機器も自分に合ったものを選べます。
テレワークブースは、さまざまなサイズやデザインがありますので、自分の好みや空間に合わせて選べるのです。

集中して作業ができる

テレワークブースは音や光などの外部からの刺激を遮断できるため、集中力や創造力の向上につながります。
たとえば、音楽を聴いたり、ホワイトノイズを流したりすることができます。
また、窓やドアなどを閉めると、周囲の人の目や声などに気を取られることがありません。

テレワークブースは、防音性や断熱性に優れた素材で作られていますので、静かで快適な環境で作業ができます。

プライバシーが守られる

テレワークブースは個人情報や機密情報などを扱う場合にも安心で、
パソコンやスマートフォンなどの画面を他人に見られる心配がありません。
また、書類や資料なども鍵付きの収納スペースに収納できます。
テレワークブースは、セキュリティカメラや指紋認証などの機能も備えているため、
不正アクセスや盗難などからも守られます。

WEB会議が開きやすい

テレワークブースはWEB会議にも便利で、カメラやマイクなどの機器や接続用のコードを備えられます。
また、背景や照明などの調整や専用のアプリを活用できるのです。
テレワークブースは音声や映像の品質が高く、通信障害も少ないため、相手と円滑にコミュニケーションを取ることに役立ちます。

テレワークブースのデメリット

テレワークブースを導入するには、オフィスの広さやレイアウトに制約がありますし、清掃やメンテナンスも必要です。
また、通気性が良くないという問題もあります。テレワークブースを使う場合は、
これらのデメリットを軽減するために工夫することが大切です。

狭いオフィスでは導入が難しい

テレワークブースは、オフィス内で一人で集中して業務を行うための特別なスペースですが、
その分、オフィスの広さやレイアウトに制約があります。
テレワークブースを設置するには、最低でも1平方メートル以上の空きスペースが必要ですし、
通路や非常口などの確保も考えなければなりません。

また、テレワークブースの数が増えると、オフィス全体の明るさや空気の流れが悪くなる可能性もあります。

定期的な清掃やメンテナンスが必要

テレワークブースは、個人が長時間使用することになるため、
清潔さや快適さを保つためには定期的な清掃やメンテナンスが必要です。

たとえば、床や壁、机や椅子などの拭き掃除や消毒、ゴミの回収や処分などを行わなければなりません。
また、電源やディスプレイなどの設備や防音機能やプライバシーを保護する構造などの機能も
定期的に点検や修理を行わなければなりません。

通気性が良くない

テレワークブースは、音や光などの外部からの刺激を遮断できますが、
その反面、通気性が良くないというデメリットもあります。
テレワークブースは、密閉された空間であるため、空気の入れ替えが十分に行われないと、
二酸化炭素濃度が高くなったり、湿度が上がったりすることがあります。

これは、頭痛や眠気、不快感などを引き起こす可能性があります。
また、ウイルスや菌などの感染リスクも高まる可能性があります。

テレワークブースの利用方法

テレワークブースの利用方法は、レンタルや購入などのパターンによって異なります。
また、導入時の費用を抑える方法としては、補助金や助成金があります。
テレワークブースを導入する際には、自分の予算やニーズに合わせて費用対効果を検討しましょう。

・レンタル
設置や撤去、メンテナンスなどはレンタル会社が行ってくれるため、手間がかかりません。
しかし、長期的に利用する場合は購入と比べると、ランニングコストが高くなる可能性があります。

・購入
自分の好みやニーズに合わせてカスタマイズできますし、一度購入すれば継続的な費用はかかりません。
しかし、設置や撤去、メンテナンスなどは自分で行わなければならず、
場所や条件によっては設置できないおそれもあります。

テレワークブース導入の成功ポイント

テレワークブースを効果的に活用するためには、設置するだけでなく、その運用方法を工夫することが重要です。
導入の目的や設置場所、設備の選定、利用ルールの整備などを適切に進めることで、より快適で生産的な環境を実現できます。

導入目的の明確化
テレワークブースを設置する際に、まず考えるべきなのは「何のために導入するのか」という目的です。
テレワークブースは、集中して業務に取り組むためのスペースとして利用されることが多いですが、ウェブ会議や商談のための設備としても役立ちます。 また、機密情報を扱う業務のセキュリティ強化のために設置する企業もあります。 それぞれの企業やオフィスの課題に応じた導入目的を定めることで、より適切なブースを選定できるでしょう。

適切な設置場所の選定
設置場所の選定は慎重に行う必要があります。
オフィスの動線を考慮し、従業員がスムーズに利用できる位置に配置することが望ましいでしょう。
また、オフィスの騒音が気にならないエリアを選ぶことで、ブースの防音性能を最大限に活かせます。
さらに、空調や換気にも配慮し、閉鎖的な空間にならないよう工夫することも快適な利用環境を整える上で欠かせません。

適切な設備の導入
ブースの設備選定も成功の鍵となります。
防音性や遮音性が十分に確保されているものを選ぶことで、周囲の音を気にせず業務に集中できます。
また、長時間の作業を考慮し、快適な照明や温度調整が可能な空間を整えることも大切です。
特に、インターネット環境の安定性は業務の効率に直結するため、Wi-Fiの接続状況やLANケーブルの設置を検討するのが望ましいでしょう。

利用ルールの策定と周知
利用ルールを策定し、従業員に周知することも大切です。
ブースの利用が特定の人に偏らないよう、予約制を導入することで公平に使用できる環境を整えられます。
また、清掃のルールを決めてブース内を清潔に保つことで、長期的な運用を快適に維持できます。
さらに、機密情報の取り扱いについても明確なルールを設け、不正アクセスや情報漏洩を防ぐ仕組みを導入すると良いでしょう。

継続的な改善とメンテナンス
最後に、導入後の継続的な改善が求められます。
実際に使用した従業員の意見を定期的に収集し、課題があれば改善策を講じることが重要です。
例えば、防音性能が十分でない場合は追加の遮音材を取り付ける、予約の利便性を向上させるためにシステムを見直すといった対応が考えられます。 また、設備の点検や清掃を定期的に行い、ブースの快適性を維持することも忘れてはなりません。

テレワークブースの導入は、単にスペースを確保するだけではなく、その運用方法を工夫することで初めて効果を発揮します。
目的に応じた適切な設置、環境の整備、利用ルールの策定、継続的な改善を行うことで、より快適で生産的な職場環境を実現できるでしょう。

まとめ

テレワークブースは、現代のオフィスワークに革命をもたらしています。
その特長や種類、そして働き方改革との関連性を通じて、働く環境の最適化と生産性の向上が期待されています。
働き方が多様化している今だからこそ、改めてオフィスのあり方を考えてみませんか？
必要な設備を設置するためのスペース確保のために、オフィス移転も視野に入れつつ
働き方に合ったオフィスを下記資料もヒントとして活用しながら考えてみましょう。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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