オフィス移転に伴う官公庁への届け出ガイド

オフィス改善のコツ

オフィス移転は、単に会社の所在地が変わるだけではありません。
事業活動に伴う税務・社会保険・労働・消防など多岐にわたる法的・行政手続きを行う必要があります。
これらを適切に行わないと、税務上のトラブルや従業員の社会保険・雇用保険の手続きの遅延、
さらには行政指導の対象となる可能性があります。

本記事では、オフィス移転に伴う関係官庁への届け出を、手続きの内容、提出書類、窓口、提出期限などを含めてわかりやすく解説します。

税務署への届け出

(1) 事業年度・納税地の変更届
オフィス移転に伴い、納税地が変更になる場合は、「移動届出」を提出する必要があります。
この手続きでは、移転手続き完了後の登記簿謄本を添付することで、所在地変更の事実を証明できます。

なお、会社の事業年度やその他税務情報の変更も同時に届け出る必要があります。
移転完了後は、遅滞なく提出することが求められます。


(2) 給与支払事業所の開設・廃止届
給与支払事業所を新たに開設した場合や、既存事業所を移転または廃止する場合には、
「給与支払事業所等の開設・廃止届」を提出します。
添付書類として、登記簿謄本や変更事実を証明できる書類の写しが必要です。提出期限は移転日から1か月以内となります。

この手続きにより、従業員の給与所得に関する源泉徴収や年末調整が適切に行われます。

年金事務所への届け出

社会保険に関わる手続きとして、所在地や事業所名称の変更がある場合、「適用事業所名称」「所在地変更（訂正）届」を提出します。
法人の場合は登記簿謄本のコピーを添付する必要があります。提出期限は5日以内です。

これは従業員の年金や健康保険の資格管理に直結する重要な手続きであり、迅速な対応が求められます。

都道府県税事務所への届け出

都道府県税に関しては、「事業開始等申告書」や「異動届出」を提出します。
添付書類として登記簿謄本を準備し、事業開始日から10日以内に手続きを行います。

都道府県ごとに様式や必要書類が異なる場合がありますので、事前に所管事務所に確認しておくことが安心です。
適切な届出を行うことで、地方税の納税義務を正確に反映させることができます。

警察署への届け出（車庫証明）

営業車や社用車を所有する企業の場合、オフィス移転に伴い車庫の所在地が変わると、「車庫証明」を取得する必要があります。
提出書類としては、保管場所の所在図や配置図が必要です。

車庫の所在地を管轄する警察署に届け出ることで、車両の使用状況や駐車場所が法的に確認されます。
提出期限は法律上の明確な規定はありませんが、遅滞なく手続きを済ませておくことが推奨されます。

消防署への届け出

オフィス移転に伴い、防火管理者や防災管理者の異動が発生する場合、「防火管理者選任届」を新所轄消防署予防課に提出します。
添付書類として、管理者の資格を証明する書面（修了証の写しなど）が必要です。提出期限は異動後遅滞なくとなっています。

消防署への届け出は、建物の防火体制や従業員の安全に直結するため、迅速に対応しましょう。

郵便局への届け出

郵便物の転送手続きとして、「転居届」を旧受持郵便局に提出します。
提出期限は移転が判明次第速やかに行うことが推奨されます。

郵便物の遅延や誤配を防ぐため、移転に合わせて早めに対応することが重要です。

法務局への届け出

(1) 本店移転
会社の本店移転は、法的に重要な手続きです。
「本店移転登記申請書」と取締役会議事録または株主総会議事録取締役議事録を添付して提出します。
提出期限は移転日から2週間以内です。
本店の所在地は会社の登記簿上の基本情報となるため、正確な手続きが求められます。


(2) 支店移転
支店移転の場合は「支店移転登記申請書」と取締役会議事録を提出し、移転日から3週間以内に手続きを行います。
登記を怠ると契約書上の所在地と実際の所在地に齟齬が生じ、法的リスクとなる可能性があります。

労働基準監督署への届け出

(1) 労働保険関連
労働保険名称や所在地の変更がある場合は、変更後の登記簿謄本、賃貸借契約書の写しを添付して
「労働保険名称・所在地等変更届」を提出します。
同一管轄内の移転では旧所轄監督署への届け出のみで済む場合がありますが、
管轄外や県外への移転では、手続き方法が異なるため注意が必要です。

同県内での管轄外へ移転する場合は新所轄監督署へ、
県外への移転の場合は旧所轄へ廃止届を、新所轄への成立届の両方が必要です。

提出期限は保険関係成立日の翌日から10日以内です。


(2) 就業規則・時間外労働協定届
従業員が10人以上の事業所では、就業規則の変更があった際は、就業規則、就業規則届（変更届）、意見書を各２部ずつ添付して
新所轄監督署に新規として提出する必要があります。

時間外労働・休日労働に関する協定届は、時間外労働・休日労働に関する協定書の写しを添付して、
就業規則届と同様に新所轄監督署に提出が必要です。
これにより、従業員の労働条件や安全衛生管理が適切に保たれます。


(3) 安全衛生関連
安全管理者、衛生管理者、産業医の選任報告も異動後遅滞なく提出します。
添付書類として、安全管理者以外は資格免許の写しが必要です。
これらの手続きは、従業員の安全と健康を守る上で必須となります。

公共職業安定所（ハローワーク）への届け出

雇用保険に関する各種変更届は、所在地を管轄する公共職業安定所に提出します。
一元適用事業では労働保険名称、所在地等変更届の控え及び確認書類を添付、
二元適用事業では労働保険名称、所在地変更届を提出します。提出期限は変更日から10日以内です。

雇用保険手続きの遅延は、従業員への給付や助成金の受給に影響するため、注意が必要です。

まとめ

オフィス移転に伴う官公庁への届け出は多岐にわたり、提出期限や添付書類も各機関ごとに異なります。
税務署、年金事務所、都道府県税事務所、警察署、消防署、郵便局、法務局、労働基準監督署、公共職業安定所など、
すべての手続きを計画的に進めることが必要です。

漏れや遅延は企業活動や従業員の権利に影響する可能性があるため、事前に書類を整理し、
各官公庁の期限に合わせて対応することが成功の鍵です。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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