書類のお手軽整理術：リバウンドしない整理術

オフィス改善のコツ

書類整理は、今すぐ始められる最も効果的な「働き方改革」の一つです。
書類の氾濫は、無駄な時間と無駄なスペースを生み出し、オフィス環境を非効率で不快なものにしています。

本記事では、効率的で快適、そしてリバウンドしないオフィス環境を実現するための具体的なステップを解説します。

書類整理がもたらす3つの効果

書類を整理することは、個人の生産性向上に留まらず、組織全体の効率とオフィスの環境改善に大きく貢献します。

無駄な時間の削減
オフィスワーカーは、1日に多くの時間を書類を探すことに費やしています。
書類整理を徹底することで、この無駄な時間を削減し、残業削減や有給消化にも有効な手段となります。

オフィスのスペース有効活用
書類を削減し、適切な場所に収納することで、オフィススペースを有効活用でき、リフレッシュコーナーや集中ブースの設置など、より快適なオフィス環境の再構築が可能となります。

情報・業務の共有化の促進
整理されず一社員の個人の中だけに取り込まれていた情報を共有することで、担当者不在時の対応がスムーズになります。
また、今まで眠っていた資料の活用度が向上し、重複した書類作成が減ることで、仕事のスピードと質が向上します。

書類が増え続ける背景と整理の鍵

書類整理を難しくする要因
書類が氾濫し、整理がリバウンドしてしまう背景には、以下の要因があります。
1. IT化によるアクティブ書類（フロー書類）の増加：
ドキュメント作成が容易になり、仕掛かり中のアクティブな書類が増加しています。
2. フロー書類とストック書類の混在：
日々利用するフロー書類と、保管・閲覧するストック書類が混在することで、検索性が著しく低下します。
3. 保管場所と保管量のあいまいさ：
「置いたもの勝ち」になり、書類の保管場所や量が曖昧なため、ルールが機能しません。

整理の鍵：「フロー」と「ストック」の区別
リバウンドしない書類整理の第一歩は、書類をその利用フェーズによって「フロー書類」と「ストック書類」に大別し、それぞれ用品と収納場所を分けることです。

シンプルなルールと推進体制の構築

● ルールづくり
誰もが継続しやすいシンプルなルールを心がけましょう。煩雑なルールは形骸化の原因となります。

● 推進体制
部門単位やファイル共有単位で推進マネージャー（責任者）と実務リーダーを決定し、PDCAを回す役割を明確にします。
まずは総務部などから導入するスモールスタートがおすすめです。

● イベント化
全社導入の際は、「書類を削減してください」と指示するだけでなく、啓蒙ポスターを貼る、作業時間に音楽を流すなど、イベント化して楽しい雰囲気をつくり協力を促します。

書類整理に向けて、現状把握と方針決め

● 現状の書類量（fm）の把握
fm（ファイルメータ）とは、書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったものです（例：50cmは0.5fm）。

● 書類量の削減目標の設定
現状調査で算出された総書類量（fm）に基づき、削減目標を決定します。

● ストック書類のカラー分類
ストック書類の大分類を6色のカラーに分類すると、直感的な識別が可能となり、検索性、ファイルの戻し方、維持管理面において最も効果的です。
カラー分類の効果：検索対象を特定の色の分類に絞り込めるため短時間での検索が可能となり、ファイルが乱れず維持管理しやすい状態を保てます。

廃棄と収納場所の設定

●書類の廃棄作業
削減目標を達成するため、書類廃棄週間を定め、思い切った廃棄を促します。

● 収納場所の設定
外部倉庫の利用や電子化なども含め、ストック書類の最終的な収納場所を決定します。

収納ルールと収納の実行

● ファイル用品を選ぶ
書類の特性に合わせたファイル用品選びが、検索性と閲覧性を向上させます。

● 収納イメージの工夫
収納庫へ収納する際、美観・検索性・収納効率を高める工夫をします。
・フラットファイルは自立しないため、タテ型のファイルボックスに収める。
・チューブファイルは背幅を統一することで美観と検索性が向上する。
・物品など不定形なものはサンプルボックスに入れて収納する。

● ファイルの入替えと収納
ファイル入れ替え作業を実施します。
・棚割表：カラー分類に則って棚割表を作成し、それに従って収納することで検索性を高めます。
・準備：ファイル用品、タイトルラベル、書類の仕分け、棚割表を用意し、使用済みファイルと不要な書類を廃棄しながら、新しいファイル用品に書類を入れ替えます。

運用と維持

導入後の状態を維持するために、定期的な活動が不可欠です。

● 定期メンテナンス（定例清掃）の実施
月に1回、就業終了時間前の10分などを使って定例清掃を実施します。
・清掃前：事前にルールに反している箇所へ違反を示すシールを貼付します。
・清掃当日：全員で不要書類の削減と違反シールの貼付箇所の改善を行います。これによりルールの浸透が図れます。

● 定期的な見直し
定例清掃に加え、以下のタイミングで書類の見直しと廃棄を行います。
・大掃除の実施：年に2回（8月・12月など）。
・棚割の見直し：組織変更や人事異動に伴い、不定期で棚割を見直します。

まとめ：書類整理の定着と持続可能なオフィスへ

書類整理は、単なる片付け作業ではなく、オフィスワーカーの無駄な時間を削減し、占有されていた空間をリフレッシュや集中などの生産的な用途に転換するための、重要な投資です。

リバウンドしない整理術の成功は、以下のシンプルな原則にかかっています。
1. フローとストックの明確な分離： 日々の「フロー書類」と保管すべき「ストック書類」を区別し、適切なツールと収納場所を割り当てる。
2. カラー分類による視覚化： ストック書類を6色のカラーで分類することで、誰もが直感的に検索し、正しく戻せる仕組みを作る。
3. 運用の継続：推進体制を構築し、座席抽選システムや定例清掃などの仕組みを通じて、ルールを形骸化させずに維持・点検する。

書類整理によって得られた効率性と空間は、フリーアドレスの導入やABW型のオフィスづくりを支える基盤となります。
社員一人ひとりが自律的に働き、情報共有がスムーズに行われる、より快適で生産性の高いオフィス環境の実現に向けて、ぜひこの整理術を実践してください。


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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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