事務所移転の段取りがなぜ重要なのか

オフィス改善のコツ

事務所の移転は、多くの企業にとって大きなイベントの一つです。
単なる引越し作業にとどまらず、業務の継続性や社員の働きやすさ、そしてコスト面など多方面にわたる影響を及ぼします。
特に段取りが悪いと、スケジュール遅延や想定外のトラブルが発生しやすく、
結果として業務停滞や社員の不満につながりかねません。
そのため、しっかりとした段取りを組み、計画的に移転を進めることが成功のカギとなります。

この記事では、事務所移転における段取りのポイントや注意点、実際に何をどの順番で進めていけばよいかを
詳しく解説していきます。

移転の目的と要件の整理から段取りを始める

事務所移転の段取りでまず重要なのは、なぜ移転するのか、その目的を明確にすることです。
単にオフィスが手狭になった、契約更新が迫っている、という理由だけでなく、例えば「より駅近で社員の通勤を楽にしたい」
「新しい働き方に対応できるオフィスにしたい」といったビジョンをはっきりさせることが大切です。
目的が曖昧なままだと、物件選びやレイアウト設計、予算設定などすべての段取りに影響が出てしまいます。

さらに、移転後に実現したい働き方や設備要件、必要な広さやレイアウトなどの詳細を洗い出して、移転計画の基盤を作りましょう。
これにより関係者間の認識合わせができ、スムーズに段取りを進めやすくなります。

現オフィスの契約状況と退去スケジュールの確認

段取りを計画するうえで欠かせないのが、現在のオフィスの契約内容を正確に把握することです。
賃貸契約には通常、退去予告期間や原状回復義務などが定められており、違反すると追加費用が発生するリスクがあります。
原状回復工事の範囲や費用負担、敷金の返還条件も契約ごとに異なります。
これらをきちんと確認し、段取り表に反映させておくことが重要です。

併せて、退去までのスケジュールに合わせて新オフィスの契約・内装工事・引越し作業を逆算し、
全体の移転計画の土台を固めましょう。

新オフィスの物件選びと契約までの段取り

新しい事務所の選定は、移転段取りの中でも最も重要なフェーズの一つです。
希望エリアや予算、広さ、設備、交通利便性など、さまざまな条件をリストアップし、
不動産仲介会社と相談しながら複数の物件を比較検討します。
内見時には、オフィスのレイアウトや設備、ビルの管理体制なども必ずチェックしましょう。

並行して内装会社への相談やレイアウト案の作成も進め、工事にかかる費用や期間の見積もりも取得しておくと安心です。
物件と内装工事の両面の調整をスムーズに進めるため、段取り表を作成し、
誰がどのタスクをいつまでに行うかを明確にしておくことが成功の秘訣です。

引越し業者や内装業者の選定とスケジュール調整

事務所移転の段取りにおいて、多くの業者との調整は避けて通れません。
引越し業者、内装工事業者、ネットワーク設備業者など、それぞれの作業工程や納期をきちんと整理しておくことが重要です。
業者ごとに作業内容やスケジュールが重複しないように段取りを組み、移転当日までのタスクを逆算して確実に完了させる必要があります。
特に引越し業者とは搬出入の制限時間や養生範囲、エレベーター使用の可否など、ビルのルールを事前に確認し、
段取りに反映させることがトラブル防止につながります。
また、工事と引越しのタイミングを調整し、業務再開までのダウンタイムを最小限にすることが求められます。

社内周知と社員の引越し対応を段取りよく進める

引越しを円滑に進めるには、社内の理解と協力が不可欠です。
段取りとしては、移転の目的やスケジュール、社員が行うべき作業（私物の整理、デスク周りの梱包など）をわかりやすく伝えるための「移転ガイドライン」や説明会の開催が効果的です。

また、部署ごとに「引越し担当者」を決めて、細かな調整や進捗管理を担当させることで、社員間の連携が取りやすくなります。
段ボールの配布スケジュールや廃棄物処理のルール、IT機器の取り扱い方法も周知し、
疑問や不安を早期に解消することが段取りのポイントです。
社内の声を集めて段取りを改善していく柔軟さも重要です。

引越し当日の段取りと現場管理のポイント

引越し当日は、これまで準備してきた段取りが試される重要な日です。
まず、引越し作業の責任者を明確にし、各担当者にタスクと役割を割り振ります。
タイムスケジュールを細かく設定し、作業の進捗を逐一確認しながら進めることが求められます。

また、搬出経路やエレベーターの使用ルール、共用スペースの養生など現場でのトラブルを避けるための配慮も欠かせません。
ネットワーク機器や電話の配線、PCの再設定なども段取りの中に含めておき、
移転完了後すぐに業務を再開できる状態に整えましょう。
トラブル発生時の連絡手段や対応策を事前に準備しておくことも重要です。

移転後の確認作業とフォローアップの段取り

移転が完了した後も段取りは続きます。
新オフィスの設備やインフラの動作確認、内装工事の仕上がりチェック、社員からのフィードバック収集などを速やかに行いましょう。
ネットワークや電話が問題なく使えるか、設備に不具合がないかを確認し、必要に応じて迅速に対応します。

また、取引先や行政への住所変更通知、名刺やWebサイトの更新も忘れてはいけません。
社員アンケートを通じて新オフィスの使い勝手や改善点を把握し、必要なフォローアップを段取りに組み込むことが、
移転成功の仕上げとなります。

まとめ：事務所移転は「段取り力」で差がつく

事務所移転の成功は、いかに細かく段取りを組み、計画的に実行できるかにかかっています。
移転の目的明確化から始まり、契約確認、新オフィス選定、業者調整、社内周知、当日の現場管理、
そして移転後のフォローアップまで、多岐にわたる作業を一つひとつ丁寧にこなすことが求められます。
段取りを怠ると余計なコストや時間、社員のストレスが増えるため、計画段階から関係者全員で共有し、
柔軟に対応しながら進めていくことが肝心です。

この記事を参考に、円滑で効率的な事務所移転を実現してください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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