オフィス移転で必要な届出一覧！手続きの流れを解説

オフィス改善のコツ

「オフィス移転の届出って、どこに何を提出すればいいの？」「移転手続きをスムーズに進める方法が知りたい！」
そんな疑問や悩みを抱えていませんか？

この記事では、「オフィス移転に関する手続きを網羅的に解説」し、スムーズに移転を進めるためのポイントをお伝えします。

本記事で得られること
1. オフィス移転に必要な手続きの全体像が分かる
2. 各官公庁への届出の内容と期限が理解できる
3. 移転コストを抑え、スムーズに進めるコツが分かる

この記事を読み終えるころには、移転に必要な届出の流れがスッキリ整理でき、手続き漏れの不安が解消されるでしょう。
オフィス移転を計画している方は、ぜひ最後までご覧ください。

事務所移転とは？基本知識と手続きの全体像

事務所移転には、オフィスの契約・解約、インフラ手続き、官公庁への届出など多くのステップが必要です。
適切な準備を行うことで、業務の混乱を最小限に抑え、スムーズな移転を実現できます。
ここでは、事務所移転の基本知識と手続きの流れを解説します。

事務所移転の定義と目的

事務所移転とは、企業や団体が業務拠点を別の場所へ移すことを指します。
主な目的として、業務拡大に伴う広いスペースの確保、コスト削減、立地の改善、働き方の変化への対応などが挙げられます。
ただし、移転には多くの手続きが伴い、準備不足ではトラブルの原因となるため、計画的な進行が不可欠です。

移転手続きの全体フロー

事務所移転は、計画策定から業務開始準備まで多くの手続きが必要です。
まず、目的を明確にし、物件選定や予算・スケジュールを決定します。
次に、新オフィスの契約・準備、既存オフィスの解約手続きを進めます。官公庁への届出や通信インフラの変更も必須です。
移転作業では取引先への通知や荷物の運搬を行い、移転後は業務開始準備や住所変更を完了させます。
計画的に進めることでスムーズな移転が可能です。

移転前・移転中・移転後の主な作業

事務所移転は、移転前・移転中・移転後の各段階で多くの作業が発生します。
移転前は、移転の目的やスケジュールの決定、新オフィスの契約・工事手配、現オフィスの解約通知、届出書類の準備を行います。
移転中は、荷物の運搬やインフラ手続き、取引先への最終連絡を実施します。
移転後は、業務開始準備や官公庁への届出完了、住所変更を行います。
移転前後でやらなくてはいけない事が多くあるため、計画的な進行が成功の鍵です。

官公庁への届出が必要な手続き

事務所を移転する際には、官公庁への各種届出が必要となります。
特に法人の場合、登記変更や税務関連の手続きが必須となるため、移転スケジュールの中で確実に対応しなければなりません。
必要な届出を怠ると、業務に支障をきたしたり、法的なペナルティを受ける可能性もあるため、早めの準備が重要です。

法務局への届出（本店・支店の移転登記）

法人の本店や支店を移転する際は、移転日から2週間以内に法務局で「本店移転登記」または「支店移転登記」の手続きを行う必要があります。
本店移転の場合は定款変更を伴うことがあるため、登記申請書の提出に加えて株主総会議事録や移転先の住所を示す書類などを準備する必要があります。

税務署への届出（異動届出書、給与支払事務所等の届出など）

税務署には移転後すぐに「異動届出書」を提出し、新しい住所を正式に登録する必要があります。
さらに、従業員の給与支払事務所が変更となる場合は「給与支払事務所等の異動届出書」も提出が必要です。

都道府県税事務所への届出（事業開始等申告書など）

事業所の所在地変更に伴い、所在する都道府県の税事務所へ地方税に関わる「事業開始等申告書」を提出し、変更を報告する必要があり、提出先は都道府県ごとに異なります。
提出期限は移転日から1ヶ月以内で、必要書類は「事業開始等申告書」です。

年金事務所への届出（適用事業所所在地変更届など）

年金事務所への届出として、社会保険の適用事業所に登録されている場合は「適用事業所所在地変更届」の提出が必要であり、
従業員が健康保険や厚生年金を利用できるよう速やかに手続きを進める必要があります。
提出期限は移転日から5日以内で、必要書類は「適用事業所所在地変更届」です。

労働基準監督署への届出（労働保険変更届など）

労働基準監督署には「労働保険名称・所在地等変更届」を提出し、新しい事業所の所在地を届け出る必要があり、
労災保険の適用に影響があるため、遅れないよう注意が必要です。
提出期限は移転日から10日以内で、必要書類は「労働保険名称・所在地等変更届」です。

ハローワークへの届出（雇用保険事業主事業所変更届など）

雇用保険に加入している場合、ハローワークへ「雇用保険事業主事業所変更届」を提出する必要があり、
従業員の雇用保険管理に関わる重要な手続きのため、忘れずに対応することが求められます。
提出期限は移転日から10日以内で、必要書類は「雇用保険事業主事業所変更届」です。

消防署への届出（防火管理者選任届、防火対象物使用開始届出書など）

新しいオフィスが防火管理者を必要とする場合、消防署へ「防火管理者選任届」を提出する必要があり、
また、一定の面積以上の事務所では「防火対象物使用開始届出書」の提出も求められることがあります。
提出期限は移転後遅滞なく提出しなくてはならず、必要書類は「防火管理者選任届」と「防火対象物使用開始届出書」です。

警察署への届出（車庫証明など）

社用車を所有している場合、新しい住所での車庫証明を取得するために警察署へ届出を行う必要があり、
これは事業用車両の管理や駐車場の証明に関わる重要な手続きです。
提出期限は移転後速やかに行う必要があり、必要書類は「車庫証明申請書」や「駐車場の賃貸契約書」などです。

郵便局への届出（転居届など）

郵便物が新しいオフィスに届くようにするため、郵便局へ「転居届」を提出する必要があり、
これにより一定期間旧住所宛の郵便物が新住所へ転送され、重要な書類が届かないリスクを回避できます。
提出期限は移転前の手続きが推奨され、必要書類は「転居届」です。

事務所移転で発生するコストと節約のコツ

事務所の移転には多くの費用がかかりますが、計画的に進めることでコストを抑えることが可能です。
主な費用項目と節約のポイントを理解し、無駄な支出を避けながらスムーズな移転を実現しましょう。

オフィス移転にかかる主な費用

オフィス移転には多くの費用が発生します。
まず、新オフィス契約時には敷金や保証金が必要で、特に都市部では賃料の10〜12カ月分に及ぶこともあります。
旧オフィスの退去時には原状回復工事が求められ、壁や床の修繕に数百万円かかることもあります。
さらに、新オフィスの内装工事やIT設備の整備、家具の運搬なども大きな費用要因です。
また、移転に伴う登記変更や行政手続きの費用も発生するため、事前の計画が重要です。

移転コストを抑える業者選びのコツ

オフィス移転のコストを抑えるには、一括見積もりを活用し、複数の業者を比較することが重要です。
移転専門業者を選ぶと、内装工事やIT設備の整備を一括で依頼でき、手間を削減できます。
さらに、引っ越しの繁忙期を避けて計画すれば、費用を抑えられます。
契約時には追加料金の発生リスクを確認し、作業延長や追加工事の条件を明確にして、予想外の出費を防ぐことが大切です。
事務所移転は慎重な計画と適切な業者選びが重要です。
事前にコスト削減の工夫を取り入れ、スムーズかつ経済的な移転を目指しましょう。

まとめ

事務所移転は、単なる引っ越しではなく、さまざまな届出や手続きを伴う重要なイベントです。
特に官公庁への届出を怠ると、業務に支障をきたすだけでなく、法的な問題が発生する可能性もあります。
そのため、計画的に進めることが求められます。

事前準備として、移転のスケジュールを立て、関係機関への届出リストを作成することで、抜け漏れを防げます。
また、登記や税務関係の手続きは期日が定められているため、優先順位を決めて進めることが大切です。
さらに、移転後のフォローアップとして、取引先や顧客への通知をしっかり行い、業務への影響を最小限に抑えましょう。

スムーズな移転を実現するためには、計画・手続き・確認の3ステップが鍵となります。
しっかりと準備を整え、円滑な移転を目指しましょう。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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