オフィス移転の流れとポイント！スムーズに進める手順を紹介

オフィス改善のコツ

「オフィスの移転、どこから手をつければいいんだろう…」「計画が必要なのはわかるけど、具体的な流れが知りたい」と悩んでいませんか？
オフィス移転は多くの工程が必要で、計画を立てずに進めるとトラブルの原因にもなります。
この記事では、オフィス移転をスムーズに進めるための流れをわかりやすく解説します。

この記事を読むと得られること
1. オフィス移転の全体的な流れと進め方がわかる
2. 具体的な手順や必要な段取りを把握できる
3. 移転時のリスク回避し、コストを抑えるポイントを理解できる

オフィス移転は、しっかりと計画を立てて進めれば大きな負担を軽減できます。
この記事を読んで、理想的な新オフィスでの業務をスムーズに開始できる未来を手に入れましょう。

オフィス移転の基本と計画の立て方

オフィス移転を成功させるには、事前の計画が重要です。
明確な目的を持ち、計画を立てることで、スムーズな移転が実現します。
この章では、オフィス移転の目的、計画の立て方、そして費用削減の工夫について解説します。

オフィス移転の目的と進め方の全体像

オフィス移転の目的は企業によって異なりますが、代表的なものには以下のようなものがあります。

・ 業務拡大に伴うスペースの確保
・ 従業員の働きやすさ向上
・ コスト削減や賃料見直し
・ 企業イメージ向上

移転を進める際の基本的な流れは以下の通りです。

1. 移転目的を明確にする（例：社員数の増加に伴い、広いオフィスが必要）
2. 新しいオフィスの選定（立地や賃料、必要設備を考慮）
3. レイアウトや内装の設計と見積もり
4. 引越し業者や内装業者の選定
5. スケジュールを立てて準備を進める

目的が曖昧なまま移転を進めると、費用がかさんだり、移転後のオフィスが業務に合わなかったりすることがあります。最初にしっかりと計画を立て、全体の流れを把握することが重要です。

移転計画の立て方とスケジュール作成のポイント

オフィス移転では「いつまでに何をするか」を明確にしたスケジュールが不可欠です。
計画が不十分だと、スムーズに進まずトラブルが発生する可能性があります。

移転計画の基本的な流れは次の通りです。

①現オフィスの契約内容確認、新オフィス探しを開始
②新オフィスの決定、レイアウト設計と内装工事の計画
③引越し業者の選定、家具や設備の準備
④搬入計画の確認と最終調整
⑤引越し作業を実施
⑥新オフィスの運用確認と細かい調整

移転に関わるスケジュールは余裕を持って作成しましょう。特に契約内容の確認や契約手続きには時間がかかるため、早めの対応が必要です。余裕がないと、引越しが遅れる原因にもなります。

オフィス移転の費用とコスト削減の工夫

オフィス移転には多くの費用がかかりますが、工夫次第でコストを抑えることができます。
主な費用項目は以下の通りです。

・賃貸契約の初期費用（敷金、礼金など）
・内装工事費用
・引越し作業費用
・新しい什器や設備の購入費用

コスト削減のポイントは以下の3つです。

1. 既存の什器や設備を再利用する
不要なものを処分する前に、今使っている家具や設備を新オフィスでも使えるか確認しましょう。
再利用できるものがあれば、大幅なコスト削減が可能です。

2. 必要な面積を再定義する
働き方にあわせて、オフィスに必要な面積を検討しましょう。
テレワークや打ち合わせなど自社にあったオフィスの使い方を整理することで、本当に必要な面積を契約することができるため、コスト削減につながります。

3. 紙を削減する
必要ないものを事前に処分することで、引越しの際の運搬費用や倉庫スペースの面積を抑えることができます。
書類をデータ化するなど、移転を機に整理するのがおすすめです。

また、リース契約を活用して家具や設備を導入する方法もあります。
初期費用を抑えられるため、資金面で余裕を持って移転を進められます。

オフィス移転の具体的な手順と流れ

オフィス移転を成功させるには、具体的な手順を理解し、順序通りに進めることが大切です。
移転には「現オフィスの契約内容確認」「新オフィスの選定」「引越し業者の選定」など多くの作業がありますが、事前に計画を立てることでスムーズに進められます。
ここでは、それぞれの段階で必要な手順を詳しく解説します。

現オフィスの契約内容確認・原状回復と新オフィス選定のステップ

オフィス移転の第一歩は、現オフィスの契約内容確認と新オフィスの選定です。

1. 現オフィスの契約内容確認
最近のオフィスの賃貸契約では、ほとんどが定期借家契約のため契約満了まで入居する必要があります。
定期借家契約では、1年から半年前に貸主から契約終了通知が届きます。
普通借家契約の場合は、6カ月前までに通知が必要です。現状の契約内容を、早めに確認しましょう。
通知が遅れると、無駄な賃料が発生することがあります。

2. 原状回復工事の準備
契約終了後、オフィスを元の状態に戻す「原状回復工事」が求められます。
オーナー側が指定する業者ではなく、自社で信頼できる業者を手配することで、費用を抑えられる可能性があります。
また、原状回復の範囲を事前にオーナーと交渉し、最小限に留めることでコスト削減が期待できます。

3. 新オフィスの選定
新オフィスを選ぶ際には、以下のポイントを意識してください。
・立地条件（通勤の利便性）
・賃料や共益費のバランス
・社員数に適したスペースの確保
・将来的な事業拡大に対応可能か

早めに複数の候補を見つけ、比較検討を行うことで理想のオフィスが見つかりやすくなります。

引越し業者・デザイン会社の選定とレイアウトプラン作成

新オフィスが決まったら、引越し業者やデザイン会社を選定し、レイアウトプランを作成します。

1. 引越し業者の選定
引越し業者を選ぶ際は、単に価格で比較するのではなく、オフィス移転の経験が豊富な業者を選ぶことが重要です。
過去の移転事例を確認したり、事前に現地調査を依頼して具体的な提案を受けることで、自社に合った業者を見つけやすくなります。
また、オフィス什器の取り扱いに慣れた業者を選ぶことで、作業時間の短縮やトラブルの防止にもつながります。

2. デザイン会社の選定
オフィスの内装やレイアウトを担当するデザイン会社は、企業のイメージや社員の働きやすさに直結します。
オフィスデザインは「社員が快適に働ける環境を作る」という視点で選びましょう。

3. レイアウトプランの作成
新オフィスの広さに合わせて、デスクや会議室の配置を決めます。効率的な動線を意識し、無駄なスペースがないよう工夫が必要です。

引越し準備から移転当日、移転後の手続きまでの流れ

いよいよ引越し準備が始まります。移転当日までの流れを確認しておきましょう。

1. 引越し準備
・不要な家具や書類の整理・廃棄
・新しい什器や設備の発注・納品手配
・社内で役割分担を決め、引越しスケジュールを共有する

2. 移転当日
・引越し業者が什器を運び、新オフィスに設置
・電話やインターネットなどの通信設備を確認
・新オフィスでの業務開始に備えた最終確認を行う

3. 移転後の手続き
・住所変更の届け出（銀行や取引先など）
・新オフィスでの社員の働き方や動線の見直し
・移転後の課題をフィードバックし、改善する

オフィス移転は多くの手順が必要ですが、計画を立てて準備を進めることでスムーズに進行します。
移転後も細かな調整を行い、新しいオフィスでの快適な業務環境を整えましょう。

オフィス移転のリスク対策と効果的な進め方

オフィス移転は大きなプロジェクトであるため、計画通りに進まないケースもあります。
トラブルや予期せぬ問題が発生することも珍しくありません。
しかし、事前にリスクを把握し、適切な対策を講じることで、移転をスムーズに進めることが可能です。
ここでは、移転に伴うリスク対策と効果的な進め方について詳しく解説します。

移転プロセスでのトラブルとリスク回避の具体策

オフィス移転では、スケジュールの遅れやコストの増加など、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。
代表的なリスクとしては以下のものがあります。

・引越し業者やデザイン会社の手配ミス
・内装工事の遅延
・必要な設備の納品遅れ

これらのトラブルを防ぐために、以下の対策が有効です。

1. 業者選定は複数社から見積もりを取る
引越し業者やデザイン会社は、少なくとも3社から見積もりを取り、比較検討することが重要です。
業者によって料金や対応が異なるため、事前に実績や対応力を確認することでトラブルを防げます。

2. スケジュールは余裕を持たせる
工事や引越しに関しては、最低でも1～2週間の余裕を持たせることで、突発的な遅れに対応できます。
余裕のある計画が移転成功のカギとなります。

オフィス移転後の運用と社員のフィードバック活用法

移転が完了した後も、新オフィスでの業務がスムーズに進むようにするためには、社員の意見やフィードバックが重要です。
特に、移転直後は予想外の問題が発生することがあります。

移転後のチェックポイント
・通信環境やインターネットの不具合
・什器や設備の配置に関する意見
・社員の動線や作業効率の確認

社員からのフィードバックを集め、必要に応じてレイアウトの変更や設備の調整を行いましょう。
具体的には、以下の方法が有効です。

・社員アンケートを実施し、移転後の満足度や改善点を確認する
・チームリーダーを通じて現場の意見を集める
・定期的にオフィス環境を見直し、小さな改善を積み重ねる

アウトソーシングの活用と業者選定のコツ

オフィス移転には、多くの業務が伴いますが、すべてを自社で対応するのは難しい場合があります。
特に、レイアウト設計や内装工事は専門的な知識が必要です。
こうした業務は、外部の専門業者にアウトソーシングすることで負担を軽減できます。

アウトソーシングを活用するメリット
・専門知識を持つ業者が担当するため、質の高いオフィス環境が整う
・社内リソースを本業に集中させることができる
・進行管理や調整を業者に任せられるため、スムーズな進行が可能

業者選定のコツ
・過去のオフィス移転実績が豊富な業者を選ぶ
・事前にオフィスの課題を伝え、提案内容を確認する
・アフターサポートの有無を確認し、移転後のフォローが受けられるかチェックする

適切な業者と連携することで、オフィス移転がスムーズに進み、より快適な職場環境を整えることができます。
アウトソーシングを上手に活用し、移転の負担を軽減しましょう。

まとめ

オフィス移転は単なる引越しではなく、会社の成長や働きやすさを左右する重要なプロジェクトです。
事前に目的を明確にし、計画的に進めることで、移転後の業務がスムーズにスタートできるだけでなく、社員のモチベーション向上やコスト削減にもつながります。

移転計画を進める中では、現オフィスの解約手続きや新オフィスの選定、引越し業者の手配など、多岐にわたる業務があります。これらを一つひとつ丁寧に進めることが、トラブルを未然に防ぎ、スケジュール通りの移転を実現するための鍵となります。
また、移転後の運用においても社員の意見を取り入れ、環境をより良く整えることで、移転の効果を最大限に引き出せます。オフィス移転は会社にとって大きな変化をもたらす機会でもあります。
事前の準備を怠らず、一つひとつの工程を丁寧に進めることで、より良いオフィス環境を手に入れられるでしょう。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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