【オフィスの机・デスクの上のレイアウト】心地よい作業環境の実現や収納術について徹底解説

オフィス改善のコツ

オフィスの机の上は、日々の業務効率に大きく影響する場所です。
整理整頓が不十分だと仕事の速度や質が低下します。
この記事では、机の整理整頓についてのポイントと、整理を効果的に行うための収納術について解説します。

オフィス・会社の机の上の整理整頓

机の上の整理整頓について、整理の前に確認すべきポイントと整理整頓と業務効率の関係について解説します。
整理の前に確認すべきポイントは、仕事の内容や目的、必要な物や書類、机のサイズや形などです。

また、整理整頓と業務効率は、机が散らかると業務効率が下がり、机がきれいだと業務効率が上がるという関係性です。
机を整理することは、見た目だけでなく、仕事の質や速度にも影響します。

オフィス・会社の机の整理の前に確認すべきポイント

机の上を整理する前に、自分の仕事の内容や目的、必要な物や書類、机のサイズや形などを確認しましょう。
ポイントを抑えることで、整理の方法や収納のアイテムが変わってきます。

たとえば、パソコンや電話などの機器をよく使う場合は、コードやプラグをまとめておくと便利です。
また、書類やノートなどを多く使う場合は、ファイルやホルダーなどで分類しておくと探しやすくなります。
自分の机の状況に合わせて、整理する前に確認するポイントをリストアップしておきましょう。

オフィス・会社の机の整理整頓と業務効率の関係

机の上が散らかっていると集中力の低下や必要なものの紛失につながるため、
時間や労力が無駄になり、業務効率が大幅に下がります。
逆に、机の上がきれいに整理されていると仕事に集中でき、必要な物もどこにあるかがわかるため、時間や労力が節約できます。

机の上を整理することによって単に見た目が良くなるのみならず、仕事の質や速度に良い影響があるのです。

オフィス・会社の机上の整理術

オフィスの机を整理すると、作業効率を向上させるだけでなく、心地よい作業環境を作り出せます。
上手な収納方法やアイテムを活用し、机周りを整理してより効率的な作業環境を実現しましょう。
こちらでは、机の収納に関する具体的な方法を紹介します。

机の効果的な収納方法

机の上には、PCや電話などの必要最低限のアイテムのみを置くことが理想的です。
余計なアイテムが机上に散乱していると、集中力が途切れることがあります。
書類は平置きせず、専用のケースやファイルに整理して収納しましょう。
また、机上の小物は中身が確認できる小物入れを使用して整理すると、必要なアイテムをすぐに取り出せます。

机上に置く最低限のもの

机の上には最低限のもののみを置くことを心がけるとよいでしょう。
頻繁に使うものだけを置いてみるというのもおすすめです。
「1日の業務で必ず使うモノ」ではなく、
PCや電話、メモ帳や筆記用具など何度も使用を繰り返すモノだけを机の上には置きましょう。

引き出しの効率的な整理法

引き出しの中は、頻繁に使用するアイテムが散乱しやすいです。
上段の引き出しは特に利用頻度が高いので中身をカテゴリー別に整理し、仕切りを使用して収納すると効果的です。
下段の引き出しは、書類の保管に適しています。
書類は時系列やカテゴリー別に整理し、ファイルケースを使用して縦に収納すると、必要な書類をすぐに取り出せます。

オフィス・会社の机の簡単整理テクニック

机の周りにあるケーブル類はクリップを使用してまとめると、邪魔にならずに整理できます。
机の下には、靴やバッグなどの収納スペースを確保するための簡単な棚を設置すると、机周りがさらにスッキリします。

物が散乱した机の上を綺麗にする方法

とはいえ、どれだけ意識していてもものが散乱してしまうときもあると思います。

その時は、まず「不要なものを捨てる」ところから始めましょう。
不要なものを捨てたうえで、「ものの定位置」を決めます。
そして、日々の業務が終了した就業時に「整理する＝定位置に戻す」というルールを決めることで、
机の上の環境をリセットできます。
さらに、翌日の始業時もスムーズに仕事を始めることができます。

オフィス・会社の机周りの便利な整理アイテム

机の収納を助ける便利なアイテムも多数あります。
ドリンクホルダーや机上収納ボックス、透明の収納ケースなどは、机の上を整理するのに役立ちます。
引き出しの中を整理するための仕切りケースやファイルケースも、効果的な収納アイテムとしておすすめです。

作業効率を上げるレイアウトとデザイン

机のレイアウトは直接業務の効率に影響するため、目的に合わせた配置にしましょう。
目的としては、作業に集中したい、コミュニケーションを大事にしたいなどが挙げられます。

オフィス・会社の机配置の最適化

オフィスの机配置とは、オフィス内で机をどこにどのように並べるかということです。
机配置は、作業効率やコミュニケーション、快適さなどに影響します。
オフィスの机配置を最適化するためには、以下のポイントに注意しましょう。

・照明や換気などの環境要因を考慮する
・机間の距離や壁などの障害物を考慮する
・作業内容や役割に応じてグループ分けする
・コミュニケーションや協力が必要な場合は対面や隣接する
・集中力や創造力が必要な場合は個室や静かな場所を確保する
・必要な機器や資料などを近くに置く

机のレイアウト形式

机のレイアウト形式にはいくつかの種類があり、直線型・L字型・U字型・島型などが挙げられます。
レイアウト形式は、それぞれにメリットやデメリットがあります。

・直線型：シンプルで使いやすいが、収納スペースが少ない
・L字型：角度を変えることで作業スペースを広げられるが、角に物が溜まりやすい
・U字型：周囲に物を置けるが、移動しづらい
・島型：コミュニケーションが取りやすいが、何をやっているかが見えすぎてしまう

逆に作業効率を下げてしまう机の上のレイアウトについて

作業効率を上げるためにレイアウトや整理整頓が重要ですが、逆に作業効率を下げてしまうレイアウトもあります。
間違った配置や物の選択は、業務の妨げになりかねません。
ここでは、そのような例を挙げて解説します。

●作業スペースを圧迫する物の配置
デスク上に多くの物を置きすぎると、作業スペースが狭まり、効率的な作業ができなくなります。
頻繁に使わない書類や備品を机の上に常に置いていると、
視覚的にも物理的にも圧迫感を感じ、集中力が低下することがあります。
特に、モニター前やキーボードの周りに物を置くと、物理的な妨げとなり、手元の作業がしにくくなります。

例えば、毎日使わない資料や書類が山積みになっている机は、物を動かさないと作業スペースが確保できません。
これでは作業が滞り、必要なアイテムに素早くアクセスできないため、効率が大幅に下がります。

●デスク上のケーブルの乱雑さ
パソコンやデスク上の電子機器に繋がるケーブルが乱雑に絡まっていると、
見た目も悪く、実際の作業にも支障をきたします。
ケーブルが絡まっていると必要な機器を使用するたびにほどく手間が増え、集中が途切れがちです。
特に、デスク上に配置するケーブルはできるだけ整理し、視界に入らないように工夫することが大切です。

例えば、充電ケーブルがデスク上に散乱していると、作業中に手が引っかかることが頻発します。
このような場合は、ケーブルホルダーやボックスを使って配線をまとめ、
すっきりとした見た目を保つとよいでしょう。

●大型の道具や機器が作業導線を遮る
デスク上や周りに大きなプリンターやスキャナー、ファイルキャビネットなどを置くことは、
作業効率を著しく下げることがあります。
特に、頻繁にアクセスする必要のない機器を机上に配置することで、
作業導線が妨げられ、効率的な動作ができなくなります。

デスクのレイアウトや配置によって作業効率が左右されるため、物の配置には十分注意が必要です。
特に、デスク上に必要以上の物を置かない、ケーブルを整理する、動線を確保するなど、
シンプルで機能的なレイアウトを心がけることで、効率の良い作業環境を作ることが可能です。

ITの活用によるデスク整理と効率化

オフィスの机整理や効率化は、単に物理的なスペースを整えるだけではなく、ITの活用によってさらに進化します。
デジタル技術の進化により、紙の書類や情報をデジタルデータとして管理することが一般的となり、机上の環境も変わってきました。

こちらでは、ITの活用による机整理と効率化の方法をくわしく解説します。

ITツール活用による机整理との相乗効果

ITツールとは、パソコンやスマホなどのデバイスやインターネットやクラウドなどのサービスのことです。
ITツールを使うことで、机整理にも効率化にも役立ちます。
たとえば、ITツールを使うことで、以下のようなことができます。

・机上の紙や書類を減らせる
デジタル化や電子化によって、紙や書類をパソコンやスマホに保存したりメールやチャットで送受信したりできます。
そのため、机上がすっきりして紙やインクのコストも節約できます。

・机上の物を整理できる
ITツールにはカレンダーやタスク管理、メモ帳などの機能があり、仕事の進捗、メモなどの管理や整理ができます。
そのため、机上に置く必要のない物を減らせるため忘れ物や紛失のリスクを下げられるのです。

・机上の環境を改善できる
ITツールには音楽や動画、ゲームなどのエンターテイメント機能があり、作業中や休憩中に気分転換できます。
仕事中のストレスや疲労を軽減できるため、集中力や創造力が高められます。

デジタル化による文書の整理

文書の整理は、机上のスペースや時間を節約するだけでなく、情報の検索や共有も容易にできます。
文書の整理を効率的に行うためには、紙の書類をデータ化してパソコンで保管するデジタル化が有効です。
デジタル化によって、以下のようなメリットがあります。

・文書の管理が簡単になる
デジタル化によって、文書をパソコンやスマホなどのデバイスに保存できるため、
文書をフォルダやタグなどで分類、検索できるようになります。
また、クラウドやネットワークなどを利用すれば、簡単に文書のバックアップや共有ができるのです。

・セキュリティ対策になる
デジタル化によって、文書をパスワードや暗号化などで保護できるため、
文書の紛失や盗難、漏洩などのリスクを減らせます。
契約書などは紙として保管しているだけで、紛失というリスクが伴うため、デジタル化によってリスクを下げましょう。

オフィス・会社のデジタル環境の最適化

オフィスのデジタル環境とは、オフィス内で使われるデバイスやサービスやネットワークなどのことです。
オフィスのデジタル環境は、作業効率やコミュニケーションやセキュリティなどに影響します。
オフィスのデジタル環境を最適化するためには、以下のポイントに注意しましょう。

・デバイスの選択や更新をする
デバイスとは、パソコンやスマホやタブレットなどのことで、作業内容や目的に合わせて選ぶことが大切です。
デバイスは定期的な更新やメンテナンスによって、性能や安全性を保てます。
注意点として、更新を行わないとセキュリティ上のリスクが伴います。

たとえば、パソコンのＯＳをアップデートしない場合、
パソコン自体のウイルス対策のプログラムが更新されないままになるため、企業のセキュリティ面における穴となります。

・サービスの導入や活用をする
サービスとはインターネットやクラウドやSNSなどのことで、
作業の効率化やコミュニケーションの円滑化、情報の共有などに役立ちます。
サービスの選び方としては、活用事例の確認や担当者との打ち合わせが挙げられます。

自社の業務環境に似ている導入事例があれば意識しやすいため、
同業態に関連するツールなどを探してみるとよいでしょう。

オフィス・会社の机の上の整理についてまとめ

机の上を整理整頓することは、単に見た目を綺麗にするだけでなく、業務効率や仕事の質にも大きく影響します。
職種によって必要なデスクの広さや収納量が異なるので、働き方に合った適切な空間の活用ついて、
これを機に下記資料も参考にしながら考えてみてはいかがでしょうか。

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