フリーアドレスでの荷物管理と効率的な収納方法

オフィス改善のコツ

オフィスの働き方が変わる中、フリーアドレス制を導入している企業も多いと思います。
この制度は固定の席を持たないスタイルで、業務効率の向上やコミュニケーションの活性化が期待されます。
しかし、収納やセキュリティなどの課題もあるのです。

本記事では、フリーアドレス制のメリットとともに、その課題とその対策について詳しく解説します。
オフィスの未来を考える上での参考にしてください。

フリーアドレス制とは？

フリーアドレス制とは、オフィスで固定の席を持たない制度のことを指します。
従業員は毎日、自由に席を選び、そこで仕事をします。
この制度は、コミュニケーションを活発にし、業務効率を向上させるというメリットがあります。

たとえば、ある日は窓際で静かに集中して仕事をし、別の日はチームメンバーと近くで協力してタスクを進めるなど、
日によって最適な場所で仕事ができるのです。

フリーアドレス導入のメリット

フリーアドレス制の導入には多くのメリットがあります。
まず、従業員同士のコミュニケーションが活発になります。
固定の席がないため、さまざまな人と顔を合わせる機会が増え、新しいアイディアや情報の共有がスムーズになります。

また、業務効率も向上します。
自分の気分やタスクに合わせて最適な場所を選べるため、集中して仕事を進めることができるのです。

導入時の課題点

フリーアドレス制には課題も存在します。
オフィスが乱雑になることや、セキュリティ上の不安が生じることが挙げられます。
特に収納の問題は大きく、デスク周辺が乱雑になりやすいです。
業務に必要な書類や物品を個人で管理するため、席の移動ごとに持ち物も移動する必要があります。

また、セキュリティ面での不安もあり、書類や私物がデスク上に置きっぱなしになると、紛失や盗難のリスクが上がります。

荷物の収納と管理

フリーアドレスの導入を検討している企業は多いですが、
固定席からフリーアドレスに変更する場合、荷物の管理に関する問題が生じることがあります。
特に、従来の固定席では、個人の荷物をデスク上に置いておくことができましたが、フリーアドレスではそのようなことはできません。
このため、荷物の収納と管理に関する対策が必要となります。

私物の収納ポイント

フリーアドレスでは、荷物の収納や扱いに関して、社内で明確なルールを定めることが重要です。
例えば、床に荷物を置かない、帰宅時には私物を必ず個人用ロッカーに収納する、
などのルールを設けることで、オフィス内をきれいに保つことができます。
また、共用ロッカーを使用する場合、荷物に名札を付けることで、紛失を防ぐことができます。

書類の管理方法

フリーアドレスのオフィスでは、ペーパーレス化が推奨されます。
これは、書類の保管に必要なスペースを削減するためです。

具体的には、紙の資料をPDFで管理したり、電子書籍を利用したりすることで、物理的なスペースを節約できます。
また、稟議書を電子化することで、書類の回覧や承認の時間を短縮できるというメリットもあります。

文具や小物の持ち運び

フリーアドレスのオフィスでの文具や小物の持ち運びには、持ち運べる収納アイテムが有効です。
また、カバン用フックや可動式ワゴンもおすすめです。
これらのアイテムを利用することで、フリーアドレスのオフィスでも効率的に荷物を管理できます。

フリーアドレス制における収納グッズ

フリーアドレス制のオフィスでは、効率的な収納グッズの選び方や使い方が重要です。
移動用のバッグやワゴン、多機能なペンケースやオーガナイザーなどの収納グッズを活用することで、
作業効率を向上させることができます。
また、荷物をコンパクトにまとめるためのコツとして、不要なものを持ち歩かない、
物の場所を決めるなどの工夫が求められます。

移動用バッグやワゴンの活用

フリーアドレス制のオフィスでの移動をスムーズにするためには、移動用のバッグやワゴンが欠かせません。
特に、多くの書類やノートPCを持ち運ぶ場合、車輪付きのワゴンは大変便利です。
また、バッグ選びでは、収納ポケットが多いものや、荷物の出し入れがしやすいデザインのものを選ぶと良いでしょう。

便利な収納グッズの紹介

フリーアドレス制のオフィスで役立つ収納グッズとしては、コンパクトに折りたためるバッグや、
多機能なペンケース、小物をまとめるためのオーガナイザーなどがあります。
これらのグッズを活用することで、必要なものをすぐに取り出せるようになり、作業効率も向上します。

荷物をコンパクトにまとめるコツ

荷物をコンパクトにまとめるためのコツとしては、まず不要なものを持ち歩かないことが基本です。
また、書類やノートはデジタル化してタブレットなどに保存する、文具は最低限のものだけを持つなど、
シンプルにする工夫が必要です。
さらに、収納グッズを活用して、物の場所を決めることで、荷物の整理整頓がしやすくなります。

収納の取り組み事例紹介

フリーアドレス制度を導入している企業の取り組み事例を紹介します。フリーアドレス制度を成功させるには、
パーソナルボックスやデジタル化、レンタルサービスなどの収納術や、席の予約システムやゾーニング、
ルールやマナーなどの混乱を避ける工夫が有効です。

収納術の事例

フリーアドレス制度では、個人の机やロッカーがなくなるから、荷物や書類をどこに置くかが問題になります。

収納術として、以下のような方法があります。

・パーソナルボックスを利用する
パーソナルボックスとは、社員一人ひとりに割り当てられた小さな収納箱です。
必要な荷物や書類を入れて持ち運べます。
パーソナルボックスは、自分の席の近くに置いたり、専用の棚に収納したりできます。

・デジタル化する
荷物や書類を減らすには、デジタル化することが有効です。
たとえば、紙の資料や名刺をスキャンしてクラウドに保存したり、電子メモやタブレットを使ってメモや図を書いたりできます。
デジタル化すると、情報の共有や検索も容易になります。

・レンタルサービスを利用する
荷物や書類以外にも、仕事に必要なものは多くあります。
たとえば、パソコンやプロジェクター、ヘッドセットなどです。
これらのものは、毎日使うわけではないから、持ち運ぶ必要はありません。
だから、レンタルサービスを利用すると、必要な時に必要なものを借りられます。
レンタルサービスは、オフィス内に設置された自動販売機やアプリから予約・受け取り・返却できます。

混乱を避けるための工夫

フリーアドレス制度では、社員が自由に席を選べますが、それだけでは混乱やトラブルが起きるかもしれません。

混乱を避けるための工夫として、以下のような方法があります。

・席の予約システムを導入する
席の予約システムとは、社員が事前に希望する席を予約できるシステムです。
予約した席は、専用のカードやアプリで確認・解除できます。
席の予約システムを導入すると、席の確保や空き状況の把握ができます。

・ゾーニングを行う
ゾーニングとは、オフィス内を目的や雰囲気に応じて分けることです。
たとえば、集中したい人や静かにしたい人のためのゾーン、コミュニケーションや協働をしたい人のためのゾーン、
リラックスや休憩をしたい人のためのゾーンなどです。
ゾーニングを行うと、社員が自分に合った場所を選べます。

・ルールやマナーを決める
フリーアドレス制度では、社員同士の配慮や協力が必要です。
だから、ルールやマナーを決めることが大切です。
たとえば、席を離れる時は荷物や書類を片付ける、電話や会話はヘッドセットや個室を使う、
飲食はカフェテリアや休憩室で行うなどです。
ルールやマナーを決めると、オフィス内の秩序や快適さを保てます。

まとめ

本記事では、フリーアドレス制の収納やセキュリティについて解説しました。
働き方や部署によってメリット・デメリットは異なりますので、フリーアドレスをの導入を検討されている方は、
お気軽にご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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