新しい働き方を実現！ABW型オフィス導入のステップとポイント

オフィス改善のコツ

コロナ禍でリモートワークが普及し、働き方が多様化しています。
そんな中で注目されているのが、ABW型オフィスです。
ABW型オフィスとは、仕事内容や目的に応じて自由に働く場所や時間を選べるオフィス形態です。

この記事では、ABW型オフィスの導入のステップとポイントを紹介します。
ABW型オフィスを導入することで、生産性やワークライフバランスの向上、オフィスコストの削減などのメリットが期待できます。
ぜひ参考にしてください。

ABW型オフィスとは

ABWとは、Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の略で、
仕事の内容によって働く場所や時間を自由に選べる新しいワークスタイルです。
オランダのコンサルティング会社が1990年に始めたもので、今では世界中の企業に広まっています。

ABWでは、オフィス内にさまざまな種類のスペースを用意し、
集中したいときは個人用のブースや静かな場所、コミュニケーションを取りたいときはカフェやラウンジ、
チームで作業するときはミーティングルームやプロジェクトスペースなどを選んで使えます。

また、オフィス以外でも自宅やカフェ、サテライトオフィスなどを活用できます。
ABWの特徴は、働く人が自分で最適な環境を選べることで、仕事の効率や生産性、モチベーションが高まることです。

ABW型オフィスのメリット

ABW型オフィスには、従業員と企業の両方にメリットがあります。
従業員にとっては、自分の好きな時間に好きな場所で働けることで、ワークライフバランスが向上し、
仕事への意欲や満足度が高まります。
また、さまざまな場所で働くことで、新しいアイデアや刺激を得られたり、他部署や他社との交流が増えたりすることもあります。

企業にとっては、オフィスの規模を小さくしても業務が成り立つことで、賃料や光熱費などのコストを削減できます。
また、働きやすい環境を提供することで、従業員のパフォーマンスやロイヤリティが向上し、
優秀な人材の確保や離職率の低下にもつながります。

ABW型オフィスの注意点

ABW型オフィスにはメリットが多いですが、デメリットや課題もあります。
一つは、従業員の管理が難しくなることです。
働く場所や時間が自由になると、上司や同僚がどこにいて何をしているかわかりにくくなります。
そのため、勤怠管理や労務管理はもちろん、仕事の進捗や成果の評価も難しくなります。
ABWでは、「自主的に働く」ことが前提なので、目標設定やフィードバックなどのコミュニケーションをしっかり行う必要があります。

もう一つは、セキュリティリスクです。
オフィス以外で働く場合は、機密情報や個人情報を扱う際に注意が必要です。
パソコンやスマートフォンなどの機器を紛失したり盗難されたりする可能性もあります。
そのため、パスワードや暗号化などの対策を行うほか、社内規定やルールを徹底する必要があります。

ABW型オフィスの導入手順

ABW型オフィスは、従来のオフィスとは異なるワークスタイルであり、導入には多くの課題や努力が伴います。
しかし、それに見合うだけのメリットもあります。
ABW型オフィスは、仕事の効率や生産性、モチベーションを高めるだけでなく、
社員の成長や幸福感、企業の競争力やイノベーションも促進する可能性があります。
ABW型オフィスを導入する際には、自社の課題や目的を明確にし、社員のニーズや意識に配慮しながら、
柔軟に見直しや改善を行っていくことが重要です。

導入前の準備

ABW型オフィスを導入する前には、自社の課題や目的を明確にすることが大切です。
ABWは、働き方やオフィス環境を大きく変えることになるので、
なぜそれが必要なのか、どんな効果を期待しているのかを考える必要があります。
また、ABWに向いている企業や職種かどうかも確認しましょう。

導入の流れとステップ

ABW型オフィス導入は、以下のような流れです。

①働き方の現状調査と分析をする
ABW型オフィスに移行するためには、現在の働き方やオフィスの利用状況を把握することが必要です。
どんな業務をしているか、どんな場所で働いているか、どんな時間帯に働いているかなどを調査し、分析します。
また、社員のニーズや意識も聞くことで、ABWへの理解や受け入れ度を高めることができます。

②レイアウトを考える
ABW型オフィスでは、業務内容や目的に応じて最適な環境を選べるように、さまざまな種類のワークスペースを用意します。
デスクワークエリアや集中エリア、ミーティングエリアやWEB会議エリア、カフェ・ラウンジエリアや非日常エリアなどがあります。
これらのエリアの配置やサイズ、家具や設備などを考える際には、社員の動線や利用頻度なども考慮します。

③ITインフラ環境・セキュリティガイドラインの整備とテレワークに必要なツールの導入を検討する
ABW型オフィスでは、オフィス以外でも働けるようにするために、ITインフラ環境やセキュリティガイドラインの整備が必要です。
パソコンやスマートフォンなどの機器やネットワークの安定性やセキュリティ対策を行います。
また、テレワークに必要なツールも導入します。例えば、WEB会議システムやチャットツール、ファイル共有サービスなどです。

④マネジメント方法と評価制度を再考する
ABW型オフィスでは、社員が自律的に働くことが前提なので、マネジメント方法と評価制度も見直す必要があります。
上司や同僚がどこにいて何をしているかわからなくなる可能性があるので、
目標設定やフィードバックなどのコミュニケーションをしっかり行います。
また、時間や場所に基づいた評価ではなく、成果や貢献に基づいた評価に変えます。

⑤サードプレイスの活用
ABW型オフィスでは、オフィスや自宅以外の場所も働く場として活用します。
これをサードプレイスと呼びます。

サードプレイスには、カフェやコワーキングスペース、サテライトオフィスなどがあります。
これらの場所を利用することで、通勤時間の削減やワークライフバランスの向上などが期待できます。
ただし、サードプレイスを活用する際には、セキュリティやコストなどの問題も考慮する必要があります。

⑥定期的な見直し
ABW型オフィスを導入した後も、定期的に見直しを行うことが大切です。
社員のニーズや業務内容は変化する可能性があるので、オフィス環境やツール、制度などを適宜調整します。
また、社員の声や意見を聞くことで、ABWへの理解や満足度を高めることができます。

ABW型オフィスのポイント

ABW型オフィスでは、多様なワークスペースやコミュニケーションを促進するデザインが用意されています。
これらは、働く人のモチベーションや生産性、創造性やチームワークなどを高める効果があります。
また、オフィスのコスト削減や企業イメージの向上などのメリットもあります。
ABW型オフィスは、コロナ禍以降のニューノーマルな働き方にも対応できる柔軟なワークスタイルです。

多様なワークスペースの役割

ABW型オフィスでは、従来のオフィスにある執務デスクや会議室だけでなく、
さまざまなワークスペースが用意されています。
これらのワークスペースは、働く人が仕事の内容や目的に応じて自由に選べるようになっています。

たとえば、次のようなワークスペースがあります。

・集中ブース：1人で集中して作業したいときに使える小さな個室です。
音や光を遮断して静かに作業できます。

・ミーティングルーム：複数人で話し合いやプレゼンテーションを行うときに使える部屋です。
大型のモニターやホワイトボードなどが備えられています。

・ラウンジ：くつろぎや気分転換をしたいときに使えるソファやテーブルが置かれた空間です。
カジュアルなコミュニケーションやアイデア出しにも適しています。

・カフェ：飲み物や軽食を楽しみながら作業したいときに使えるカウンターやテーブルが置かれた空間です。
リラックスしながら仕事ができます。

コミュニケーションを促進するデザイン

ABW型オフィスでは、コミュニケーションを促進するデザインも重視されています。
コミュニケーションは、知識や情報の共有、問題解決、イノベーションなどに欠かせない要素です。
しかし、従来のオフィスでは、固定席や壁などによってコミュニケーションが制限されていました。

ABW型オフィスでは、次のようなデザインを取り入れることで、コミュニケーションを活発にすることを目指しています。

・オープンプラン：壁や仕切りを減らして広々とした空間を作ります。
これにより、視線や声が届きやすくなり、働く人同士の交流が増えます。

・ゾーニング：オフィス内を機能別に区分けします。
これにより、目的に応じて移動しやすくなり、異なる部署や役職の人とも出会いやすくなります。

・カラーリング：オフィス内に色彩を取り入れます。
これにより、オフィスの雰囲気やイメージを変えたり、気分や感情に影響を与えたりします。

・グリーニング：オフィス内に植物や花を飾ります。
これにより、オフィスの空気や環境を改善したり、癒しや安らぎを提供したりします。

まとめ

コロナ禍に伴うリモートワークの普及で多様な働き方が求められる中、ABW型オフィスが注目されています。
ABW型オフィスは、仕事の内容に応じて最適な場所や時間を選んで働くことができる新しいオフィススタイルです。
導入により、生産性やワークライフバランスの向上、オフィスコストの削減などの利点が期待されます。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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