フリーアドレスオフィスで働き方改革！向き不向きやコツを徹底解説

オフィス改善のコツ

働き方改革の流れの中で、フリーアドレスオフィスというワークスタイルが注目されています。
フリーアドレスオフィスとはオフィス内に決められた席がなく、
自由に場所を選んで仕事をする制度を取り入れたオフィスのことです。

この記事では、フリーアドレスオフィスのメリットとデメリットを徹底解説します。
フリーアドレスオフィスに興味がある方や導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
この記事を読むことでフリーアドレスオフィスの特徴や効果を理解し、自社に合った働き方改革を進めることができます。

フリーアドレスオフィスとは？基本的な定義と特徴

フリーアドレスオフィスとはオフィス内で席を固定せず、
その日その時間に空いているデスクで仕事ができるワークスタイルのことです。
働き方の多様性が重要視されている近年、オフィスの形の1つとして注目されています。

席を固定しない自由なワークスタイル

フリーアドレスオフィスのレイアウトはオフィスごとに異なりますが、その企業や社員にとって対応しやすい形が多いです。
たとえば、長机を活用し複数人の座席を確保していたり、社内のいたるところに1人用の机があったりなどです。
フリーアドレスオフィスでは、社員がオフィスのどこでも仕事ができるように無線LAN環境の整備や
ノートパソコン・タブレットなどのモバイル端末を貸与するなど、社内環境を整えることもポイントです。

働き方改革やデバイスの変化で注目される理由

働き方改革では、社員の生産性向上や業務効率化を図ることが重要な課題です。
また、デバイスの変化では、ノートパソコンやタブレットなどのモバイル端末やクラウドサービスなどの普及により、
場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が可能になっています。

フリーアドレスを導入する企業の割合と目的

総務省が2020年に行った調査によると、フリーアドレスオフィスを導入している企業は全体の約15.1%でした。
また、前年2019年は13.4%なので1年間で1.7％の増加となっています。
今後働き方改革がより進んでいくことを考えると、フリーアドレスオフィスは今後も広がりを見せそうです。
導入する目的としては、以下のようなものが挙げられます。

・コミュニケーション促進
・オフィス面積削減
・生産性向上
・働き方改革推進
・コスト削減

フリーアドレスオフィスのメリット：コスト削減やコミュニケーション促進

フリーアドレスオフィスのメリットを3つ紹介します。

・オフィス面積の縮小と賃料の削減
・備品やペーパーレス化によるコスト削減
・部署や役職の垣根を越えた交流とアイデア創出

オフィス面積の縮小と賃料の削減

フリーアドレスオフィスでは専用のデスクがなくなるので、オフィスの面積を縮小できます。
面積が縮小すれば、賃料も削減できます。
たとえば、航空会社のA社はフリーアドレスオフィスを導入して勤務時間に1日2時間の省時間効果が得られ、
月の残業時間の短縮が可能となりました。これは、賃料の削減にもつながります。

備品やペーパーレス化によるコスト削減

フリーアドレスオフィスでは、文房具や書類などの備品を共有することが多いです。
また、ノートパソコンやタブレットなどの端末を社員に貸与することで、ペーパーレス化が促進されます。
これらのことによって、備品や複合機などの利用にかかるコストも削減できます。

部署や役職の垣根を越えた交流とアイデア創出

フリーアドレスオフィスでは毎日違う人と接することができるので、部署や役職の垣根を越えた交流を生み出します。
交流が増えれば、情報交換や意見交換も活発になります。
それによって、新しいアイデアが生まれやすくなるのです。
たとえば、フリーアドレスオフィスを導入して社内コミュニケーションを活性化させることで、新商品開発に成功した事例があります。

フリーアドレスオフィスのデメリット：管理や集中力に課題あり

フリーアドレスオフィスのデメリットを3つ紹介します。

・社員の居場所や進捗が把握しにくい
・社員が働き方の変化にすぐに適応できない可能性がある
・セキュリティが甘くなる

社員の居場所や進捗が把握しにくい

フリーアドレスオフィスでは、社員の居場所や仕事の進捗が把握しにくいというデメリットがあります。
席が固定されていないと、特定の社員を探すときや連絡するときに手間がかかるのです。
また、上司も部下の状況を管理しにくくなり、業務の効率や品質が低下する可能性があります。
これを防ぐためには、部署内やチーム内で居場所や進捗を共有する仕組みやツールを導入することが必要です。

社員が働き方の変化にすぐに適応できない可能性がある

フリーアドレスオフィスでは、働き方が大きく変わるため、すぐに適応できない可能性があるというデメリットがあります。
毎日環境が変わることでストレスを感じたり、周りの雑音や会話に気を取られたりすることで集中力が低下するのです。
また、自分の好きな席に座れないことで不満や不安を抱くこともあります。
これを防ぐためには、集中して作業できる空間や休憩できる空間を設けたり、社員の意見や希望を聞いたりすることが必要です。

セキュリティが甘くなる

フリーアドレスオフィスでは、セキュリティが甘くなるというデメリットがあります。
端末や書類などの情報資産を持ち運んだり共有したりすることで、紛失や盗難、漏洩などのリスクが高まるのです。
また、無線LAN環境やクラウドサービスなどのネットワークも不正アクセスや改ざんなどの被害に遭う可能性があります。
これを防ぐためには、端末や書類などの管理や保管を徹底したり、
パスワードや暗号化などのセキュリティ対策を強化したりすることが必要です。

フリーアドレスオフィスが向いている企業

フリーアドレスオフィスが向いている企業は、社内で働く社員が少なく、複数の部署が参加するプロジェクトが多く、
社員の働き方の多様性を尊重しているという特徴があります。
これらの企業は、フリーアドレスオフィスによってコスト削減やコミュニケーション促進などのメリットを享受できます。
しかし、すべての企業にフリーアドレスオフィスが合うわけではないので、
導入前にはメリットとデメリットをしっかり検討することが必要です。

社内で働く社員が少ない企業

テレワークや出張などで社内に来ない社員が多い場合、固定席を用意すると無駄なスペースやコストが発生します。
そのため、フリーアドレスオフィスにすることで必要な分だけ席を用意し、空きスペースや賃料を節約できます。
また、社内に来たときに自由に席を選べることで、社員のモチベーションや満足度も高まります。

複数の部署が参加するプロジェクトが多い企業

フリーアドレスオフィスでは、毎日環境が変わることで
これまで関わる機会が少なかった部署の社員とも接する機会が自然と増えます。
それにより、部署や立場を越えたコラボレーションやアイデア交換が生まれたり、
プロジェクトメンバー同士が近くの席に座ることで連絡や打ち合わせなどのコミュニケーションも取りやすくなったりします。
これによりプロジェクトの効率化や品質向上につながるのです。

まとめ

フリーアドレスオフィスとはオフィス内で席を固定せず、
その日その時間に空いているデスクで仕事ができるワークスタイルのことです。
フリーアドレスを導入すると、コスト削減やコミュニケーションの促進につながります。

フリーアドレスオフィスとは何か？
フリーアドレスオフィスとは、従業員が固定された席を持たず、自由に空いている場所で働くスタイルのことです。
従来のオフィス環境では、各従業員に固定されたデスクや席が割り当てられていましたが、
フリーアドレスオフィスでは、自分の好きな場所を選んで業務を行うことが可能です。

席の決定されていない自由な働き方
フリーアドレスオフィスでは、席が決定されていないため、従業員は自分のスケジュールや作業内容に合わせて、
自由に席を選ぶことができます。
これにより、柔軟な働き方が実現され、働きやすさや生産性が向上するとされています。

フリーアドレスオフィスのメリットとは？
フリーアドレスオフィスには、多くのメリットがあります。
まず、柔軟性が高まることで、従業員が自分の作業スタイルに合わせて働くことができます。
さらに、コミュニケーションが活発化し、チーム全体の連携や情報共有がスムーズに行われることが期待されています。

柔軟性の確保
柔軟な働き方は、従業員のワークライフバランスを向上させるだけでなく、仕事へのモチベーションも高める効果が期待されます。
さらに、フリーアドレスオフィスではコミュニケーションが活発化しやすく、部署間の壁が低くなるため、
チームワークやアイデアの共有が促進されるでしょう。

フリーアドレスオフィスのデメリットについて
一方で、フリーアドレスオフィスにはいくつかのデメリットも存在します。
例えば、コミュニケーション不足やプライバシーの懸念が挙げられます。
席が固定されていないため、他の従業員の居場所や業務進捗が把握しにくい場合や、セキュリティが甘くなる可能性があります。

メリット・デメリットがあり、導入については企業によって効果は異なります。
当社では、オフィス移転の企画段階からサポートさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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