移転準備の全てが分かる！オフィス移転成功のポイント

オフィス改善のコツ

「オフィス移転を考えるとき、何から手をつければいいのかわからない」
「必要な手続きや準備リストを見落としたくない」といった悩みをお持ちではありませんか？
この記事では、オフィス移転に必要な準備と手続きをわかりやすく整理し、スムーズな移転を実現するためのガイドをお届けします。

本記事でわかること
1.事務所移転で必要な手続き
2.オフィス移転のメリット・デメリット
3.オフィス移転を成功させるコツと注意点

この記事を最後まで読むことで、移転準備が計画的に進められるようになり、
手続きの抜け漏れを防ぎ、スムーズなスタートを切る未来が見えてきます。
これからの準備を安心して進めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

事務所移転で必要な手続き

事務所移転を行う際には、必要な手続きや届出を正確かつ迅速に進めることが重要です。
これらを怠ると、行政や取引先との関係に支障が生じる場合があります。
ここでは、移転に伴う具体的な手続きの一覧と、関係機関への通知方法について詳しく解説します。

必要な届出と手続きの一覧

オフィス移転時には、各種の届出や手続きを確実に行う必要があります。
主なものを以下に挙げます。

1.移転登記
法務局に移転後の住所を登録する手続きです。
会社の登記簿に変更を反映させ、会社の所在地を正式に記録します。
2.異動届出書の提出
税務署に提出する必要があります。
法人税や消費税に関連する手続きとして必須です。
3.健康保険・厚生年金の住所変更届
年金事務所に提出し、従業員の社会保険における住所情報を更新します。
4.労働保険の変更届
労働基準監督署やハローワークに届け出て、労働保険関連の住所変更を完了させます。
5.消防計画や防火管理者選任届
移転先の自治体に提出し、新しいオフィスの安全管理体制を整えます。

これらの手続きは、移転後のスムーズな事業運営に直結します。

取引先や機関への連絡方法

行政手続きに加えて、取引先や関連機関にも移転の連絡を行う必要があります。
適切な方法で周知することで、信頼関係を維持できます。

1.取引先への通知手順
取引先には書面やメールで移転を知らせるのが一般的です。
移転後の新住所、電話番号、移転予定日などを明記した案内文を送付します。
また、重要な取引先には直接訪問して説明することも効果的です。
2.銀行やクレジットカードの登録変更
取引口座を管理する銀行や法人用のクレジットカード会社に、住所変更を届け出ます。
これにより、重要な書類や通知が旧住所に届いてしまう事態を防げます。

具体例

たとえば、東京都内でオフィスを移転する場合、法務局（管轄変更が必要な場合は新旧両方）で移転登記を行い、
同時に税務署への異動届出書を提出します。
また、従業員が10名以上いる企業では、年金事務所と労働基準監督署への届出も重要です。
取引先には移転の案内状を郵送し、主要取引先には新オフィスに招待して内覧会を開く企業も多いです。

オフィス移転のメリット・デメリット

オフィス移転にはさまざまなメリットとデメリットがあり、事前にその両方を正しく理解しておくことが大切です。
移転の目的を明確にし、リスクを最小限に抑えることで、より効果的な移転計画を立てることが可能です。
このセクションでは、移転の利点と課題について詳しく解説します。

移転によるメリット

オフィス移転には多くのメリットが存在します。
その代表的なものを挙げると以下のような点が挙げられます。

1.スペースの有効活用
移転によって、現在の業務に適したスペースを選択できるため、
無駄なスペースの削減や賃料の最適化が可能です。
2.従業員のモチベーション向上
快適なオフィス環境は、従業員の働きやすさに直結します。
自然光の多いレイアウトやリフレッシュスペースの設置によって、従業員の満足度や生産性を高めることが期待できます。
新しいエリアへの移転は、通勤の利便性が向上する場合もあり、採用活動にもプラスの影響を与える可能性があります。

移転のデメリットとその対策

一方で、移転には課題もあります。これらを事前に把握し、対策を講じることが重要です。

1.初期コストがかかる
移転にかかる初期費用は少なくありません。
賃貸契約の敷金・礼金、新しい設備の購入、原状回復費用などが発生します。
また、スケジュールがタイトな場合、作業が予定どおり進まないリスクもあります。
このような場合は、詳細な予算計画を立て、信頼できる移転業者を選定することが効果的です。
2.新環境に適応するのに時間がかかる
新しいオフィスでは、従業員が新しい環境に慣れるまで時間がかかることがあります。
たとえば、新しい通勤経路や設備の使い方に対する不安が生じる場合があります。
これを解決するためには、事前に社員向けの説明会や新オフィスの見学会を実施し、
不安を軽減することが大切です。

オフィス移転事例

以下に当社がサポートした例を紹介します。

株式会社物語コーポレーション

オフィスを開設した2012年から社員数が3.5倍に増加し、既存オフィスが手狭に。
またお取引先さまとの打ち合わせや面接などが増加する中、
旧東京フォーラムオフィスは、近隣ビル数カ所にわたり増床していることにより、
打ち合わせのたびに、会議室のある近隣ビルへ外出することもしばしば…
業務効率の改善も考え、オフィス移転を検討し始めました。

オフィス移転の結果、課題として掲げていた手狭は解消され、会議室もオフィス内に潤沢に設けることができました。
ワンフロアになったことにより、社員同士が直接顔を合わせるコミュニケーションが増え、
オフィスが活性化したと実感しています。

インタビュー記事：大型オフィスの集約移転　コミュニケーションが向上し社員が活性化　株式会社物語コーポレーションさま

株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズ

定期的に社員から意見を集め、経営に取り入れている中で、
本社のあり方について声が上がったことが移転を検討するきっかけです。

ポストコロナで働き方を変革する事例が同業でも数多く出てきたので、
自分たちも取り組むべきではないかということで、移転プロジェクトを実行に移しました。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託したおかげで、要件通りの物件が決まり、
最適なオフィス構築パートナー会社も選定することができ、
計画したスケジュールと予算の範囲内でオフィス移転が実現しました。
コンセプトどおりのオフィスが完成し、部門を超えて社員同士がコミュニケーションする機会が増え、
まだ移転して間もないですが、オフィスは活気にあふれています。

インタビュー記事：チームのパフォーマンスを最大限発揮できるオフィス環境へ　株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズさま

オフィス移転を成功させるコツと注意点

オフィス移転は企業にとって大きな変化を伴うイベントですが、計画的に進めることでその効果を最大限に活かすことができます。
成功の鍵は、事前準備と明確な役割分担にあります。
本セクションでは、移転を成功させるための具体的なコツと注意点について解説します。

オフィス移転の目的を明確にする

いきなり物件を選定し始めるのではなく、まずは「オフィス移転で何を叶えたいか？」を明確にしましょう。
どんな働き方をするかがキーになるため、最初の段階で会社のトップがプロジェクトに関わることが重要です。

担当者を決めてスムーズに進行

まず、移転プロジェクト全体を管理する担当者を明確にすることが大切です。
プロジェクトリーダーが中心となり、スケジュールやタスクを一元管理することで、
混乱を防ぐことができます。
また、社内外の関係者と連携しながら進行状況を共有する仕組みを作ることで、作業の効率化が図れます。
例えば、スプレッドシートやタスク管理ツールを利用すると、
誰がどのタスクを担当しているのかが一目で分かり、作業の遅延を防ぐことができます。

移転業務をアウトソーシングするメリット

移転業務を専門業者に委託することも成功のポイントです。
プロの業者はオフィス移転に関するノウハウを持っており、
移転先のレイアウト設計や家具の搬入、インフラ整備などをスムーズに行うことができます。
特に、多くの部署が関わる場合や短期間での移転が求められる場合、アウトソーシングは大きな助けとなります。

セキュリティの低下を防ぐ方法

移転時は、重要書類や機密情報の取り扱いに注意が必要です。
セキュリティが一時的に低下しやすいため、情報漏えいを防ぐ対策を講じましょう。
例えば、シュレッダーを利用して不要な書類を確実に処分したり、
データをクラウド上にバックアップしておくことが効果的です。

スケジュール管理の失敗を防ぐコツ

スケジュール管理の失敗は、移転の成功を大きく損ねるリスクがあります。
事前に詳細なスケジュールを作成し、移転日の逆算から計画を立てることが重要です。
また、緊急時の対応策も考慮しておくと、予期せぬトラブルが起きた際に迅速に対応できます。

例えば、移転日前後に休業日を設定することで、余裕を持ったスケジュールを確保することが可能です。

まとめ

オフィス移転を成功させるためには、計画的な準備と綿密なスケジュール管理が重要です。
担当者を明確にし、業務を効率的に進める体制を整えることで、移転後の混乱を最小限に抑えられます。

また、移転業務をアウトソーシングすることで、負担を軽減しながら専門的なサポートを受けることができます。
さらに、セキュリティ対策や緊急時の対応策を事前に講じることで、移転に伴うリスクを軽減できます。
これらのポイントを押さえた計画を立てることで、オフィス移転がスムーズに進行し、
新しい環境での業務開始がスピーディーに実現できます。
移転は企業の成長や働きやすい職場づくりの大切なステップですので、確実に成功させましょう。

当社では、移転に関する業務アウトソーシング（総務代行）が可能です。
オフィス移転にかかる手間の削減が可能ですので、気になる方は下記のフォームよりお気軽にご相談ください。

Operating Company

　無料相談はこちら

執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

当社の特徴

①法人さまごとの専任体制でお客様の課題をワンストップで解決
②社宅代行約450社・約12万件、継続20年以上、寮・社宅のプロ
③80社を超えるグループ会社と国内約3000社の提携不動産会社、
　海外では21カ国・30拠点以上の日経不動産会社最大級のネットワーク

法人向け不動産サービスを中心に、スターツグループのコンテンツと
独自のネットワークを最大限活用し、様々な経営課題を共に解決します

当社のサービス：社宅代行・社員寮紹介、オフィス移転、不動産売買

Scroll