効率的な社宅管理を実現！社宅代行について解説

社宅代行とは？

社宅代行とは何か、代行会社が果たす役割とは何か、企業が社宅代行を利用する理由について解説しました。
社宅代行は、社宅の管理業務を外部に委託することで、企業が様々なメリットを得られるサービスです。
しかし、デメリットもありますので、よく比較検討してから契約することが大切です。

社宅代行会社が果たす役割とは？

代行会社が果たす役割は、主に以下の3つです。

・不動産会社の手配（物件情報の提供）や各種契約手続き
社員様社宅用の代行会社は、提携している不動産会社を手配することにより社員様へ物件情報をご提供いたします。
また、新規契約においては、契約書内容の確認や（借主に不利な条件がないかチェック）、オーナーや不動産会社との契約締結まで、借主に代わり一連の業務を代行いたします。

・入退去管理
社員様が社宅に入居や退去する場合に必要な手続きをすることです。入退去状況の履歴を管理し、企業に共有・報告することもできます。

・毎月賃料等の送金代行と入出金データの管理
契約条件（家賃・条件など）を管理し、借主の代わりに、毎月の賃料・共益費等をオーナーや不動産会社に支払います。
また、入出金の履歴をシステム上で管理することもできます。

社宅代行の具体的なサービス内容

社宅代行のサービスは不動産会社の手配（物件探し）から入居～退去に関する契約手続き、毎月賃料・共益費の送金、
社員様や不動産会社からのお問い合わせ対応とそのサポートなどが主なサービス内容です。
これらのサービスを利用することで、会社も社員様も様々なメリットを得ることができます。

社宅代行のメリットとデメリット

「社宅代行のメリットとデメリット」について解説します。
社宅管理業務の業務負担の軽減や契約トラブルのリスク回避などのメリットがありますが、委託費用の発生等のデメリットもあります。
これらのメリットとデメリットをよく理解してから、社宅代行会社を選ぶことが大切です。

社宅代行の主なメリット

・社宅担当者の業務負担軽減
社宅の管理は、物件の入居申込みや契約手続き、入退去管理などの複雑な業務が発生します。これらの業務を自社で行った場合、人事部や総務部に大幅な業務負担が発生する傾向があります。しかし、社宅代行を利用することで、これらの業務を代行会社に任せることができるため、本来注力したい業務に集中できるようになります。

・契約リスクの軽減
代行会社は、不動産賃貸借契約に関する専門的な知識を持っています。
そのため、借主に不利な条件の回避やトラブル発生を防ぐことができます。
また、物件オーナーや不動産会との条件調整も代行会社が代わりに行うため安心した社宅運用が可能です。

・社員様満足度の向上
代行会社は、提携の不動産会社を通じた社員様の希望や予算に合った物件紹介をはじめ、システムや不動産会社との連携によるわかりやすくかつスピーディなお手続きを行います。
それにより異動の引継ぎ等で忙しく、かつ転居で不安を抱えている社員様にとって転勤時の負担軽減が期待できるため、社員様満足度の向上にもつながります。

・専門知識が不要
社宅管理は、賃貸借契約が関連するため不動産に関する専門的な知識が必要不可欠です。
ただし、これらの知識を身につけるには時間や労力がかかります。
また、専門的な知識を持つ人材を雇用するには、人件費が必要です。
しかし、代行会社へ業務を委託することで、専門的な知識やスキルを持つプロに業務を任せることができるため、教育や人材採用などが不要になることはもちろん、不動産のプロによる契約内容の精査により、無駄な費用の発生も軽減できるためコスト削減効果も期待できます。

社宅代行のデメリット

・委託費用が発生すること
代行会社に業務を委託することで、委託費用が発生します。この費用は、業務の委託範囲や契約する物件数等によって異なります。
そのため、コストパフォーマンスを考慮して代行会社選定する必要があります。

・個人・管理情報漏洩のリスク
代行会社に業務を委託することで、社員様の個人情報を外部に渡すことになります。
この情報が漏洩した場合、社員様や会社に大きな被害が及ぶ可能性があります。
そのため、代行会社が個人情報保護を徹底しているかどうかを確認してから契約する必要があります。