【オフィス移転ガイド】スケジュールを立てるポイントと流れを解説

オフィス移転について

まずは、オフィス移転のメリットについて解説します。

（1）概要
企業の成長や従業員の増加に伴い、オフィス移転は一般的な戦略です。
しかし、会社の規模によりますが、オフィス移転は時間・労力・コストがかかる大規模プロジェクトにあたります。
そこで重要になるのが、綿密なスケジュールと計画の立案です。

・オフィス移転にはどれくらいの期間が必要なのか
・どのような流れで進めるべきなのか
・どのようなことに注意が必要なのか

これら3つのポイントを抑えることが、オフィス移転の成功につながります。

（2）メリット
オフィス移転の目的によって異なりますが、移転するメリットは以下のものが挙げられます。

・企業ブランドの強化
・新たな市場の開拓
・優秀な人材の確保
・作業効率・生産性の向上
・社員モチベーションのアップ
・オフィスコミュニケーションの活性化
・安全・防災性の強化

オフィス移転の成功の鍵は、移転の目的を明確にすることが重要です。
オフィスの移転が会社にどのようなメリットをもたらすかを確認してみてください。

オフィス移転・スケジュール計画の重要性

オフィスの移転は非常に時間のかかるプロジェクトです。
綿密なスケジュールを立て、計画通りに進める必要があります。
ここでは、オフィス移転におけるスケジュール計画の重要性を解説します。

（1）移転作業をスムーズに進めるため
移転スケジュールの計画は、移転作業をスムーズに進めるために不可欠です。
オフィス移転は時間・労力・コストのかかる大規模なプロジェクトであり、
移転業者や行政機関への手続きなど業務は多岐にわたります。
計画の不備や手続きの遅れは顧客や取引先、そして自社の業績に直結する要因です。
移転作業や手続きごとに期限を設定することが、移転作業全体を円滑かつ効果的に進める鍵となります。

（2）オフィス移転後の業務再開を迅速に行うため
オフィス移転を円滑に進めることは、移転後の業務再開を迅速に行ううえで重要です。
移転作業の遅れは業務再開の妨げになり、最悪の場合は業務そのものを再開できなくなる可能性があります。
そうなると、自社の業績だけでなく顧客や取引先にも影響を与えかねません。
迅速な業務再開を実施するためにも、時間をかけて綿密な移転スケジュールを立てることが大切です。

オフィス移転に必要なスケジュールの目安は？

オフィス移転は会社にとって大きなプロジェクトであり、移転が完了するまでには長い期間をかけて進める必要があります。
移転作業にかかる具体的な期間は会社の規模や従業員の人数によって異なります。
期間内に移転に関するやるべきことを明確にし、計画通りに進める必要があります。

オフィス移転のスケジュールを立てるポイント

オフィス移転のスケジュールを立てる際、以下のポイントを考慮することが大切です。
移転後の業務再開を円滑に進めるためにも確認してみてください。

（1）移転チームを組織する

オフィス移転はやるべきことが多く、時間とコストがかかるプロジェクトです。
規模によりますが、移転チームを組織して、タスクごとに担当者を決めると効率的に計画を進めやすくなります。
移転準備の円滑な遂行、またコスト削減等につながるアイデアが生まれるなど、
移転チームを組織することには数々のメリットをもたらします。

（2）余裕を持ったスケジュール計画を立てる

移転スケジュールを立てる際は、期間に余裕を持たせることが重要です。
移転作業の遅れは経営活動に影響を及ぼす可能性がありますが、複雑な手続きや移転に関する業者との兼ね合いにより、
必ずしも計画通りに移転業務が進められるわけではありません。
そのため、あらかじめ移転に関するリスクを考慮することがポイントです。

（3）オフィス移転の専門業者を利用する

オフィス移転は専門業者の利用が不可欠です。
OA機器などの精密機械は、専門的な知識と技術を持った業者による梱包と搬送が求められます。
また、専門業者の場合、移転先での設置作業もスムーズに行ってくれます。
移転に伴う膨大なコストの削減を目的に、一般的な引っ越し業者や従業員への依頼を検討しているかもしれません。
しかし、それがむしろ故障や破損を引き起こす可能性を高め、逆にコスト負担が大きくなるため注意が必要です。

（4）移転の目的・方針を周知する

オフィス移転は会社全体で行うプロジェクトです。
移転チームだけで実施するのではなく、移転の目的と方針を全従業員へ周知し、
協力を得ることが円滑な移転作業を可能にします。
移転方針の決定後、すみやかに社内全体に周知することが大切です。

オフィス移転の流れ

オフィス移転のスケジュールを立てるポイントをもとに、具体的な流れを解説します。
オフィス移転を検討中の場合は、以下の流れを参考にしてみてください。

（1）オフィス移転の目的と方針を決める

最初に実施するのは、移転チームを組織し、オフィス移転の目的と方針を明確にすることです。
移転の目的が明確でない場合、移転先の条件が定まらず、今後の作業や手続きに支障をきたす恐れがあります。
重要なのは、従業員の職場環境に関する意見を取り入れることが大切です。
これが移転先の基準になり、働きやすいオフィス環境の構築に役立ちます。

（2）移転先・現オフィスの手続き

続いて下記の作業が必要になります。

・移転先の契約手続き
・現オフィスの解約手続き
・原状回復の確認と業者の手配

通常、オフィスの解約は半年前が基本です。
移転半年前に解約通知を提出しない場合、解約できない可能性があるため注意が必要です。
また、解約する際は現オフィスを元の状態へ回復しなければなりません。
そのため、解約通知の提出後、工事業者に見積もりを依頼し、荷物の搬出後の工事手配を行います。

（3）移転先オフィスの詳細決定

続いては、以下の作業と手続きを行います。

・移転業者の選定と手配
・移転先のオフィスレイアウトの決定
・移転先の工事業者の選定と手配

移転業者を選ぶ際は、複数の業者から相見積もりをとり、経験・実績・評価をもとに決定することが大切です。
移転先が確定次第、働きやすい職場環境を軸にオフィスレイアウトを考えます。
業種等によってレイアウトは異なるため、移転コンサルタントや専門家への相談も推奨されています。

（4）移転の準備

荷物の整理や移転先での業務開始に関する作業と手続きを行います。

・荷物の整理
・廃棄物の処理作業
・電話やネットワーク関連の移転手続き
・顧客や取引先への移転の案内
・社内書類やホームページの更新手配

必要な物と処分する物を分別するには時間がかかるため、移転先のオフィスレイアウトを基準にすることがポイントです。
また、懇意にしている顧客や取引先へは、少し早めに移転の案内を行います。
それと同時に、会社ホームページや名刺などの更新手配も必要です。

（5）内装工事や移転の手続き

移転が近づいてくるといよいよ、移転先での内装工事や移転に関する各種手続きを行います。
具体的な内容は以下の通りです。

・移転先オフィスの内装工事の実施
・電話やネットワーク回線の導入
・行政・官公庁への移転手続き
・現オフィスの原状回復工事

移転先オフィスの規模によって期間は異なりますが、入居時期から逆算して内装工事を始めます。
それと同時に、ネットワーク設備の工事も進めることが大切です。
早めにオフィス環境を整えることで、移転後の業務開始がスムーズに行えます。
また、移転後に関しては役所や税務署などへの手続きと、現オフィスの原状回復工事の実施が必要です。

まとめ

オフィス移転は、効率かつ確実に実行していくことが大事なポイントです。
オフィス移転を円滑に進めるためには綿密な計画を立て、余裕を持ったスケジュールで取り組むことが求められます。
やるべきことが非常に多いため、必要に応じて自社の移転チームを組織するのに加え、
外部の専門家に相談しながら進めることもおすすめです。
企業にとって、オフィス移転は大きなプロジェクトといえます。
会社一丸となり、協力しながら移転に向けて取り組んでみてください。

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