【事務所移転に伴うやることガイド】各種手続きや成功のポイントを解説

オフィス改善のコツ

この記事では、事務所移転に必要なやることを中心に解説します。
会社の事務所移転は、時間と労力を必要とする大きなプロジェクトです。
移転後の事業運営に直結するため、各種手続きなどを把握しておかなければなりません。
最後まで読んで、事務所移転のメリットとデメリット、事務所移転を成功させるポイントを確認してみてください。

事務所移転のメリット・デメリット

事務所移転にはメリットとデメリットの両方があります。
以下を確認して、事務所移転が適切なのかを判断してみてください。

事務所移転のメリット

事務所移転には、移転の目的に応じたメリットがあります。

●作業効率・生産性の向上
移転先のレイアウトやデザインをこだわることにより、従業員のモチベーションがアップします。
また、働きやすい環境は集中力のアップにつながり、作業効率や生産性の向上に期待できます。

●新たな市場の獲得
ビジネスの中心地にあたる都心部へ移転した場合、新たな市場の獲得につながる可能性があります。
事業は拡大し、自社の成長に効果的です。

事務所移転のデメリット

事務所移転にメリットがある一方、デメリットもあります。
主なデメリットは以下の通りです。

●高額な移転費用の必要性
事務所移転には高額な移転費用が必要です。
従業員が多い会社ほど移転費用の負担は大きくなります。
そのほか、旧事務所の現状回復費用や、新オフィスの内装工事費も必要です。

●移転準備にかかる時間と労力の負担
移転方針の決定から完全に事務所移転を終えるまでには、長い時間がかかります。
その間に新しい事務所の選定や旧事務所の解約手続き、
さらに各行政機関への届出などやることが非常に多く、労力を必要とする作業です。

●事務所移転に係る各種手続きの多さ
事務所移転には各種手続きが必要です。
事務所の不動産管理会社への手続きはもちろんですが、
移転業者、ネットワーク会社、取引先、工事業者、行政機関など多岐に渡ります。
とくに行政機関の手続きは複雑なものが多く、書類の提出期限や罰則が設けられているため注意が必要です。

事務所移転はいつから取り組むべき？

事務所移転は非常に時間のかかるプロジェクトです。
綿密なスケジュール計画を立て、それに沿って進めていく必要があります。
移転の規模によって様々なため、事務所移転のプロに相談し、早めに準備をすすめましょう。

事務所移転でやることリスト

事務所移転は、新旧の事務所両方でやることが多いです。
以下に事務所移転のやることリストをまとめてみました。
事務所移転を検討中の場合は参考にしてみてください。

（1）移転決定前にやること

移転決定前にやることは以下の通りです。
事務所移転の成功と今後の事業運営に影響を与える重大な部分といえます。

●事務所移転のプロジェクトチームを組織する
事務所移転は時間と労力がかかる業務です。
通常業務と並行して移転業務を行うのは難しく、移転計画がうまく進まない可能性があります。
そのため、会社や移転の規模によっては、移転専任のプロジェクトチームを組織して移転に向けて取り組むことが重要です。

●移転方針の策定と新事務所選び
移転プロジェクトチームは、会社のトップを中心に移転の目的と方針を決めます。
移転の目的を明確に定めることは、事務所移転が生産性の向上やそれに伴う業績アップ、
企業ブランドの強化など多くのメリットをもたらすために必要だからです。

具体的な取り組みは、従業員への聞き取りを行い、
現在の事務所における課題点や新しい事務所に求めるものを取りまとめ、整理したうえで新事務所の選定を行います。

●移転スケジュールの決定
移転方針が決まった後は、具体的な移転スケジュールを計画します。
事務所移転は長期間にわたり取り組む業務になるため、実績ある移転業者とプロジェクトを推進するのがおすすめです。
移転に必要なやるべきことをリストアップし、それぞれに細かく期限を設けてスケジューリングすることで
移転の成功につながります。

●移転業者の選定
事務所移転における移転業者の選定は重要です。
計画通りに移転を進めるのはもちろん、OA機器の搬送など、移転後の業務開始に影響を及ぼします。
そのため、複数の業者を比較し、価格・実績・評判のよい業者を選ぶことが大切です。
中には、移転先ビルで業者が指定されていて選べない場合もありますので、事前に確認をしておくとよいでしょう。

（2）旧事務所でやること

新しい事務所選びと並行して、旧事務所でもやることがあります。
基本は事務所の解約手続きや荷物の整理など、退去に向けた作業が中心です。
具体的にやることは以下を参考にしてみてください。

●解約通知の提出
事務所移転の方針が決まり次第、現事務所の解約予約を行います。
解約通知は退去日の約6ヶ月前までに提出するのが一般的です。
解約に関して不明な点がある場合は、契約先の不動産管理会社へ問い合わせてみてください。

●荷物まとめと処分
移転に向けて事務所内の荷物をまとめる作業が必要です。
プロジェクトチーム主導のもと、各部署および従業員が一丸となって計画的に荷物整理を行います。

●原状回復工事の手配と実施
新しい事務所への移転後に、現事務所を現状回復しなければなりません。
汚れや破損箇所に応じて修繕工事が必要です。
工事業者の手配と、移転完了後の工事実施を行います。

（3）新事務所でやること

新事務所でやることは以下のものが挙げられます。
従業員のモチベーションアップや作業効率の向上につながる大事なポイントです。

●事務所のデザインやレイアウトを決める
新しい事務所の間取りをもとに、内装のデザインやレイアウトを考えます。
これは、従業員のモチベーションアップ、来社される方への印象アップを考慮して決めることが大切です。

●内装工事および環境構築の手配と実施
内装のデザインやレイアウトが決まり次第、工事業者の手配を行います。
業務開始に合わせてスケジュール通りに工事を進める必要があるため、
時間に余裕を持たせて手配することが重要です。
また、業務に必要な電話やインターネット回線の導入工事も必要です。

（4）顧客・取引先に対してやること

事務所移転は、取引先や顧客に対して案内が必要です。
主にやることは以下のものが挙げられます。

●取引先への事務所移転の連絡と挨拶
事務所移転が決定次第、取引先を含む関係各所へ移転案内の連絡をします。
案内の時期は、遅くとも移転日の約1ヶ月前までに済ませておくのが理想的です。
以下を参考に、移転案内が必要と思われる関係先をリスト化してみてください。

・金融機関
・各種加盟団体
・OA機器などのリース会社
・会計事務所.／弁護士事務所

●ホームページにて事務所移転の案内
事務所移転の案内は顧客にも必要です。
ホームページにて事務所移転のお知らせと、新住所、電話番号等の変更を行う必要があります。

●名刺等の社内書類の住所変更
移転までに名刺や契約書など、社内書類の住所変更を行う必要があります。
業務上のトラブルにつながる恐れがあるため、新住所が決まり次第すみやかに変更することが大切です。

まとめ

事務所移転はやることが多く、計画的に進めることが大切です。
ひとつのプロジェクトとしてチームを組織し、従業員が働きやすい環境と、
取引先や業績への業務に影響がでないようにやることをリストアップして進めてみてください。

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