オフィス移転のやり方完全ガイド｜計画から実施までの手順と費用管理

オフィス改善のコツ

オフィス移転とは何か

オフィス移転とは、企業の事務所や業務拠点を新しい場所に移す一連のプロジェクトを指します。
ただの荷物の移動ではなく、業務の継続性、従業員の働きやすさ、社内情報や契約書類の管理、安全性までを考慮する必要があります。移転を計画せずに実施すると、業務の停滞やトラブル、想定外の費用発生につながる可能性があります。

オフィス移転は、計画段階から実施、移転後の業務再開までを包括的に考え、段階的に進めることが重要です。

オフィス移転の計画立案

オフィス移転のやり方はまず計画立案から始まります。
移転目的の明確化、移転先の選定、予算の策定、移転スケジュールの作成が必須です。
移転目的には、業務効率改善、従業員満足度向上、コスト削減などが含まれます。

移転先の選定では、立地条件やアクセス、建物の構造や設備、賃貸条件を総合的に判断します。
予算策定では、運搬費、梱包資材費、人件費、内装・設備費、契約関連費用などを見積もり、移転全体のコストを把握します。

社内準備と情報整理

オフィス移転をスムーズに行うためには、社内準備が不可欠です。
まず、不要な什器や書類の整理・廃棄を行い、運搬量を削減します。
次に、移転に伴う社内手続きを整理し、社員への通知や移転ルールの周知を行います。
また、重要書類や機密情報の取り扱いを明確にし、紛失や破損のリスクを最小化することが必要です。

移転計画を部門ごとに分け、優先度や作業内容を整理することで、業務影響を最小限に抑えることが可能です。

引越し作業の手順

オフィス移転のやり方には、梱包、運搬、搬入、設置という順序があります。

梱包作業では、精密機器や書類を安全に運搬するため、適切な資材を使用します。
運搬作業では荷物量、移動距離、搬入経路の難易度を考慮し、作業員数や時間を調整します。
搬入作業では、新オフィスのレイアウトに合わせて什器や設備を配置し、LAN配線やOA機器の設置を行います。
最後に設置作業を完了させ、業務開始に向けた環境整備を行います。

移転にかかる費用の内訳

オフィス移転にはさまざまな費用がかかります。
主な費用項目は、運搬費、梱包資材費、人件費、付帯作業費、内装・設備費、契約関連費用です。

運搬費は荷物量や距離、搬入環境によって変動します。
梱包資材費は段ボールや緩衝材などで、オフィス規模によって金額が異なります。
人件費は作業員や従業員の時間に基づき算出されます。
付帯作業費には什器やOA機器の分解・組み立て、LAN配線、PC設定などが含まれます。
内装費や契約関連費用も事前に把握することが大切です。

費用を抑えるポイント

費用を効率的に抑えるには、不要物の整理による運搬量削減、梱包資材の自社調達、平日に作業日を設定するなどの方法があります。また、新オフィスのレイアウトや配線計画を事前に確定させることで、追加工事や変更作業を最小限に抑えられます。

さらに、複数業者から見積もりを取得し、費用と作業内容を比較することで、コストと作業品質のバランスを最適化できます。
計画的な費用管理は、移転成功の重要な要素です。

移転後の業務再開と環境整備

オフィス移転後は、業務再開に向けた環境整備が不可欠です。
ネットワーク、電話、電源設備の稼働確認、照明や空調の調整、机や椅子の配置など、従業員が快適に働ける環境を整えます。

移転後の業務効率や作業フローをモニタリングし、必要に応じて設備やレイアウトの改善を行うことで、長期的に業務効率を維持しつつ、追加費用の発生を防ぐことが可能です。
移転後のフォローアップも計画の一部として組み込むことが重要です。

契約や法的手続きに伴う考慮点

オフィス移転には、賃貸契約や法的手続きに関連する費用も発生します。
旧オフィスの解約予告や原状回復費用、敷金・保証金の精算、新オフィス契約に伴う敷金・礼金、保証会社手数料などです。
これらは費用として見落とされやすい項目ですが、移転全体の予算に大きく影響します。

事前に契約条件や法的手続きの詳細を確認しておくことで、予算の精度を高め、トラブルや追加費用の発生を防ぐことができます。

まとめ：計画的なオフィス移転で業務効率とコストを最適化

オフィス移転は単なる荷物の移動ではなく、業務効率、従業員満足度、契約管理に直結する重要なプロジェクトです。
移転費用は運搬費、梱包資材、人件費、付帯作業費、内装・設備費、契約関連費用など多岐にわたります。
荷物整理、レイアウト確定、見積もり比較、設備管理を徹底することで、費用を抑えつつ業務効率を最大化できます。
計画的に進めることで、オフィス移転は業務効率向上の絶好の機会となります。


これを機に職場環境について見直してみてはいかがでしょうか。
当社では移転のコンセプト企画からお手伝いさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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