デスク整理で仕事力UP！プロが教える整理術

オフィス改善のコツ

仕事の効率を高め、ストレスを減らすためには、デスクの整理が欠かせません。
しかし、「何から手をつけてよいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、デスク整理のコツと、その効果について詳しく解説します。

デスク整理の重要性

デスク整理は仕事や勉強をする上でとても重要です。
デスク整理ができると、必要な物がすぐに見つかったり、集中力が高まったり、気持ちが明るくなったりする効果があります。
自分は何が必要で何が不要かを判断することで、自分の価値観や目標を見つけることができます。
デスク整理を習慣にして、快適な環境で効率的に作業しましょう。

デスク整理がもたらす効果

デスク整理ができると、以下のような効果があります。

・必要な物がすぐに見つかる
デスク整理をすると、物に決まった場所をつくることができます。
そうすると、必要な物を探す時間が短くなります。
たとえば、書類や資料はファイルに分類してラベルをつけておくと、目的の物がすぐにわかります。
また、文具や道具は引き出しやトレイに仕切りをつけて整理しておくと、使いたい時に手に取れます。
これらの工夫によって、作業の効率が上がります。

・集中力が高まる
デスク整理をすると、目の前に余計な物がなくなります。
そうすると、目に入る情報が減って、気が散りにくくなります。
たとえば、机の上に雑誌やお菓子の袋などがあると、つい読んだり食べたりしたくなってしまいます。
しかし、それらを片付けておくと、仕事や勉強に集中できます。
また、机の上がすっきりすると、頭の中もすっきりして考えやすくなります。

・気持ちが明るくなる
デスク整理をすると、部屋や空間がきれいになります。
そうすると、視覚的にも気分的にも明るくなります。
たとえば、机の上に花や写真などを飾ると、色や形が目に入って楽しくなります。
また、机の上を片付けることで、「できた」という達成感を味わえます。
これらの感情は、仕事や勉強へのモチベーションを高めます。

整理整頓が仕事の効率に与える影響

整理整頓が仕事の効率に与える影響は大きいです。整理整頓された職場では、次のようなメリットがあります。

・仕事に必要な物がすぐに見つかり、無駄な時間や手間が省ける
・仕事に関係ない物が目に入らないため、集中力や思考力が高まる
・仕事のミスやトラブルが減り、品質や安全性が向上する
・仕事の進捗や状況が把握しやすく、管理や報告がしやすくなる
・仕事の成果や達成感を実感しやすく、モチベーションや満足度が上がる

これらのメリットは、個人だけでなくチームや組織にも波及します。
整理整頓された職場では、コミュニケーションや協力もスムーズになります。
また、職場のイメージも良くなり、お客様や取引先からの信頼も高まります。
整理整頓は、仕事の効率だけでなく、仕事の質や価値も高めることができるのです。

デスク整理の基本的な方法

デスク整理は、不要なものを捨てて必要なものだけを置くことで、デスクがすっきりします。
また、使ったら元に戻す・収納場所を決める・ラベルや色分けをする・定期的に見直すという習慣づけをすることで、
デスク整理を維持できます。
デスク整理は仕事や勉強の効率や気分にも良い影響を与えます。

デスク整理は一度やれば終わりというわけではないため、毎日少しづつ続けて習慣化しましょう。

不要なものを捨てる

デスクの上にあるものを全て出して、必要か不必要かを判断します。
不必要なものはすぐにゴミ箱に捨てるか、リサイクルや寄付などで処分しましょう。
不要なものを捨てることで、デスクがすっきりし、探し物に時間がかからなくなります。

不必要なものとは、例えば以下のようなものです。

・期限が切れた書類やメモ
・使わなくなった文房具や小物
・壊れたり汚れたりしたもの
・重複しているもの

物の定位置を決めておく

デスクを片付けても、しばらくするとまた散らかってしまうことはありませんか？

その原因のひとつが、「物の定位置が決まっていない」ことです。
置き場所が定まっていないと、その場の流れで適当に置いてしまい、次に使うときに探し回ることになりがちです。
そうなると、作業の中断が増え、集中力も途切れてしまいます。
これを防ぐためには、あらかじめ物の定位置を決めることが大切です。

筆記用具やメモ帳は手元にまとめ、使用頻度の低い書類や道具は引き出しへ収納すると、自然と整理された状態を維持できます。
また、一時的に使うものを仮置きできるスペースを確保しておくと、片付けの負担が減り、無理なく整理を続けられます。

物の定位置を決めるメリット
物の定位置を決めると、探し物にかかる時間が減り、作業をスムーズに進められるようになります。
視界に余計なものが入らなくなることで、気持ちも落ち着き、ストレスの軽減にもつながります。
さらに、どこに何があるのか把握しやすくなるため、不要なものを増やさずに済みます。

特に、書類やデジタル機器を扱う場面では、定位置管理が効果を発揮します。
決まった場所に戻す習慣がつくことで、仕事の流れがスムーズになり、業務効率も向上します。

定位置を決める際のポイント
まず、使用頻度を基準に配置を考えましょう。
毎日使うものは手の届く範囲に置き、あまり使わないものは収納スペースへしまうと、スムーズに取り出せます。
たとえば、頻繁に使うペンやノートはデスク上に置き、ハサミや電卓などは引き出しへ収納すると、デスクの上をすっきり保てます。
また、書類を「作業中」「完了」「保管用」に分けて管理すると、必要なときにすぐ取り出せるようになります。

さらに、コード類が絡まないようにケーブルホルダーを活用すれば、見た目の整理にもつながります。
加えて、一時的に使うものをまとめて置くスペースを設けるのもおすすめです。
たとえば、作業中に使ったものを専用トレイに置き、終業時に元の場所へ戻す習慣をつけると、毎日リセットされた状態で仕事を始められます。

定位置を決めることで習慣化しやすくなる
定位置を決めることで、「使ったら元の場所に戻す」習慣が自然と身につきます。
整理整頓が習慣になれば、探し物に時間を取られることが減り、作業の流れがスムーズになります。
また、デスク環境が整うことで、気持ちにも余裕が生まれ、業務への集中力も高まるでしょう。

少しの工夫でデスクの整理は維持しやすくなります。
まずは、物の定位置を決めることから始めてみましょう。

整理整頓を続けるための習慣づけ

不要なものを捨て、物の定位置を決めたら、必要なものを整理整頓します。
整理整頓を続けるためには、次のような習慣づけが大切です。

・収納場所を明確にする：どこに何があるかを把握できます。
・収納場所にラベルや色分けをする：目で見てすぐに分かります。
・定期的に見直しをする：不要なものが溜まらず、必要なものが足りているかを確認できます。

デスク整理の上級テクニック

デスク整理の上級テクニックとして、仕事の流れに合わせたデスク整理、デジタルツールを使ったデスク整理、
デスク整理で働き方を見直すという3つの方法を紹介しました。
これらの方法は、デスク周りをきれいにするだけでなく、
作業効率や情報管理、目標設定や気持ちの整理など、様々な面でメリットがあります。
デスク整理は自分の働き方や考え方を見直すチャンスでもあるので、定期的に行ってみましょう。

デスク整理で働き方を見直す

デスク整理は単に物を片付けるだけではありません。自分の働き方や考え方を見直すチャンスでもあります。
例えば、デスク整理をすることで、自分が何に時間やエネルギーを使っているかということが明確になるため、
それは本当に必要なことなのか、もっと効率的な方法はないかということを考えるきっかけになります。

仕事の流れに合わせたデスク整理

仕事の流れとは、自分がどんなタスクをどの順番でこなしていくかということです。
デスクを整理するときは、この流れに沿って物を配置すると効率的です。
例えば、次にやるべきタスクに関する書類や道具はデスクの手前に置き、後回しにするものは奥に置くというように、
優先順位をつけて整理しましょう。

また、タスクが終わったらすぐに不要な物は処分したり、指定の場所に戻したりすることで、
デスクの上を常にすっきりさせることができます。

仕事の流れに合わせたデスク整理は、自分の作業を見直す機会にもなります。
どんなタスクが多くて、どんな物が必要で、どんな物が邪魔であるかということを把握することで、
より効果的なデスク環境を作ることができます。

デジタルツールを使ったデスク整理

デジタルツールとは、パソコンやスマホなどの電子機器や、インターネット上のサービスやアプリなどのことです。
これらのツールを使うことで、デスク整理をもっと簡単にすることができます。

例えば、紙の書類はスキャナーでデータ化してパソコンやクラウドに保存することで、デスクから減らすことができます。
また、名刺やレシートなども専用のアプリで管理することで、紛失や散乱を防ぐことができるのです。

タスク管理やカレンダーなどもデジタルツールで行うことで、紙のメモや付箋などを減らすことができます。
デジタルツールを使ったデスク整理は物理的なスペースだけでなく、情報の管理も効率化し、
必要な情報をすぐに見つけたり、共有したりできます。
また、デジタルツールは様々な機能や連携が可能なので、自分の好みや目的に合わせてカスタマイズすることができます。

まとめ

デスクの整理とその効果について紹介しました。デスクの整理は仕事の効率を高め、ストレスを減らす役割があります。
整理が進むと、必要な物がすぐに見つかる、集中力が高まる、気持ちが明るくなるなどの効果があります。
また、自分が何を必要とし、何を不要とするかを判断することで、自分の価値観や目標を見つけることができます。

今回はデスクの整理という点から、仕事効率を高めることについてお伝えしました。
これをきっかけに働く環境について考えてみてはいかがでしょうか。
当社でサポートさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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