オフィス移転の進め方とスケジュール｜総務担当者が押さえたい準備と実務のポイント

オフィス改善のコツ

オフィスの移転や改装は、多くの企業にとって頻繁に経験する業務ではありません。
担当になったものの、社内に詳しい人がおらず、「まず何から始めればよいのか」と戸惑う方も多いのではないでしょうか。

実際のプロジェクトには、総務だけでなく、情報システム、人事、各事業部門、設計会社、工事会社、什器メーカー、引っ越し業者など、多くの関係者が加わります。ひとつの判断が遅れると、その後の工程にも影響が広がります。

この記事では、オフィス移転の準備が遅れやすい理由を整理し、計画の立て方と実務を進める手順を分かりやすくご紹介します。

「まだ早い」と「もう間に合わない」が同時に起きる理由

移転の検討を始めたばかりの段階では、「物件が決まってから動けばよい」と考えがちです。
しかし、入居先が決まってから着手すると、工事会社の手配や什器の納期、通信回線の開通などが間に合わず、選択肢が限られてしまうことがあります。

物件が確定する前でも、現状の課題整理や社内体制づくり、必要な工程の洗い出しは進められます。
早めに準備を始められるかどうかが、その後の余裕を大きく左右します。

工程の大半は自社の努力では短縮できない

オフィス移転には、自社だけでは日程を動かしにくい工程が数多くあります。
現在のオフィスの解約予告期間、内装工事に必要な準備、通信回線の開通、什器の製作や搬入などには、それぞれ一定の時間がかかります。
とくに工事や回線、受注生産の什器は、繁忙期や調達状況によって希望どおりの日程を確保できない場合もあります。

まずは各工程に必要な期間を確認し、業務開始日から逆算して着手時期を決めることが大切です。

最も高くつくのは「決まらない時間」

移転プロジェクトで見落とされやすいのが、社内で検討している時間です。
レイアウトが決まらなければ工事内容を固められず、見積もりが確定しなければ承認や発注にも進めません。
関係者が多いほど確認に時間がかかり、その遅れが後の工程に重なっていきます。

急な手配による追加費用や、移転後の手直しを避けるためにも、「誰が、いつまでに、何を決めるか」を早い段階で明確にしておく必要があります。

居ながらの改装でも構図は変わらない

移転を伴わない改装も、工事だけを考えればよいわけではありません。業務を続けながら進める場合は、工事区画を分け、仮の執務スペースや荷物の置き場を確保する必要があります。
作業時間、音やほこりへの配慮、社員への案内など、日常業務への影響を抑えるための調整も欠かせません。
移転か改装か、規模が大きいか小さいかにかかわらず、最初に全体の工程を見渡しておくことがスムーズな進行につながります。

計画を立て直すための3つの視点

では、どこから手をつければよいのか。
膨大なタスクを前にして動けなくなっている場合は、次の3つの視点で全体を組み直すと、着手すべき順番が見えてきます。

視点1　社外が期限を握っている作業から逆算する

最初に確認したいのは、自社の判断だけでは動かせない期限です。
現在のオフィスの解約予告、工事ができる期間、通信回線の開通までの日数、什器の納期、各種届出の期限などを一覧にします。
そのうえで、「引っ越し日」ではなく「新しいオフィスで通常業務を始める日」から逆算してスケジュールを組みます。

荷物が届いていても、回線やシステムが使えなければ業務は始められません。
実際の業務開始を基準に考えることがポイントです。

視点2　やることリストを依存関係の順に並べ替える

移転に必要なタスクは多く、規模によっては数百項目に及びます。
すべてを同じ優先度で管理するのではなく、「この決定が終わらないと次へ進めない」というつながりを整理しましょう。

目的の確認、要件整理、レイアウト、工事仕様、見積もり、承認、発注、施工、検査という流れを押さえると、先に決めるべきことが見えてきます。
挨拶状や備品購入など並行して進められる作業とは分け、全体日程に影響する項目を重点的に管理します。

視点3　進捗と担当を一枚に集約して見える化する

メール、口頭、部署ごとの資料に情報が分かれていると、どこで作業が止まっているのか把握しにくくなります。
タスク、担当者、期限、進捗を一つの表にまとめ、定例会議で更新できる形にしておくと管理しやすくなります。

また、決定事項と検討中の事項を分けて記録し、変更の経緯も残しておきましょう。
複数の業者が関わる場合は、社内の窓口を一本化し、それぞれの担当範囲をあらかじめ共有しておくことも重要です。

実務を前に進める4つのステップ

ここからは、実際にプロジェクトを動かしていく手順を4段階に分けて説明します。
規模や、移転か改装かによって内容は変わりますが、進む順序は大きく変わりません。

ステップ1　目的を言語化し、判断の物差しをつくる

最初に確認したいのは、「なぜ移転するのか」です。
固定費を見直したい、社員が働きやすい環境をつくりたい、部門間の連携を高めたい、増員や拠点再編に対応したいなど、企業によって目的は異なります。

目的が曖昧なままだと、物件やレイアウトを選ぶ際の判断基準がそろわず、検討が長引きます。
現状の課題を書き出し、今回の移転で優先することと、今回は見送ることを整理しましょう。
あわせて、予算、承認に必要な期間、意思決定者、実務の窓口も決めておきます。

ステップ2　現場の声を集め、要件として整理する

次に、各部門へのヒアリングを行います。必要な座席数、会議室の数や広さ、収納量、部門同士の位置関係、来客動線、セキュリティ区分など、実際の働き方に沿って条件を整理します。
アンケートや意見交換の場を設けることは、移転後の納得感を高めるうえでも有効です。
ただし、すべての要望をそのまま反映すると、必要面積や費用が膨らみます。

移転の目的に照らして優先順位をつけ、「必ず必要な条件」と「できれば実現したい条件」に分けておきましょう。
既存の什器についても、継続利用、入れ替え、処分の大まかな方針を決めると、その後の見積もりが進めやすくなります。

ステップ3　空間計画を固め、工事と調達を管理する

要件がまとまったら、レイアウトと工事内容を具体化します。
部門間の連携、人の動き、集中しやすい場所と会話しやすい場所の分け方など、日々の業務を想定して検討しましょう。
入退室管理や来客エリアと執務エリアの区分も、この段階で決めておくと後からの追加工事を抑えられます。

オフィス移転には、設計会社、工事会社、什器メーカー、引っ越し業者など多くの関係者が加わります。
見積もりの条件や担当範囲をそろえ、発注から施工、検査、引き渡しまでを一つの工程として管理することが大切です。

ステップ4　当日の運営と、稼働後の定着まで設計する

移転日の1〜2か月前からは、社員への案内と当日の準備を具体化します。
全体日程、荷造りの方法、当日の役割、新しいオフィスの使い方を、説明会や資料で分かりやすく共有しましょう。
データの保全、書類や私物の扱い、廃棄物の出し方も早めに決めておくと安心です。
当日は、退去するオフィスと新しいオフィスの双方に責任者を置き、搬出入や設備の状態を確認します。

移転後には、登記、税務、社会保険、労務、郵便物の転送などの手続きも続きます。
さらに、稼働から数週間後に社員の声を確認し、レイアウトや運用ルールを見直すことで、新しい働き方を定着させていきます。

まとめ

オフィス移転や改装を予定どおりに進めるには、早い段階で全体の工程を把握し、期限の動かしにくい作業と社内の意思決定を並行して進めることが重要です。
担当者だけで抱え込まず、関係部署や外部の専門家と役割を分けながら進めましょう。

最後に、押さえておきたいポイントをまとめます。

● 工程の多くは短縮できない待ち時間。着手の遅れはそのまま完了の遅れになる
● 費用が膨らむ最大の原因は値段ではなく、意思決定が止まっている期間
● 逆算の起点は運搬の日ではなく、新しい場所で通常業務を再開できる日
● タスクは並べるだけでなく、依存関係の順に並べ替え、上流ほど厳しく管理する
● 担当と期限を一枚にまとめ、決定事項と保留事項を分けて記録する
● 移転後に続く届出と、運用ルールの振り返りまでを計画に含める


スターツコーポレートサービスでは、移転計画の立案から物件の選定、設計、工事、引っ越し、引き渡しまで、オフィス移転の一連の業務をまとめてサポートしています。スターツグループの総合力を活かし、所有・賃貸を問わず、働き方や適正なスペースの見直しを含めて、法人さまごとの課題に合わせた計画をご提案します。

通常業務と並行して移転を進めることに不安がある場合は、検討の初期段階からご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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