【オフィスのコスト削減】成功のポイントと効果的なアイデアを紹介

オフィス改善のコツ

オフィス運営において、コスト削減は避けては通れない重要な課題です。
上手にコスト削減を行うことは、企業の利益アップはもとより、
従業員の定着率や生産性の向上など数々のメリットをもたらします。
この記事ではオフィスのコスト削減について、成功のポイントと効果的な5つのアイデアを紹介します。

オフィスのコスト削減が重要な3つの理由

企業がオフィスのコスト削減に取り組むことには重要な意味があります。
ここでは、オフィスのコスト削減が重要な3つの理由を解説します。

（1）企業利益の増加

オフィスのコスト削減は、企業全体の利益アップにつながります。
企業利益は売上からコスト(必要経費)を差し引いた金額であり、
賃料や人件費などの事業運営におけるコストを低く抑えることは、企業の利益向上を実現します。

（2）生産性の向上

ビジネスのグローバル化に伴い、生産性の向上は各企業の重要課題のひとつです。
生産性の向上は少ないコストで多くの利益を生み出すことであり、
オフィスのコスト削減は従業員のモチベーションアップや業務効率化を可能にします。

（3）企業価値の向上

オフィスのコスト削減で利益の増加を見込めると、企業価値が向上します。
企業利益は企業価値を見極める要素のひとつです。
商品やサービスを利用するユーザーはもちろん、投資家からの企業評価は高まります。
さらに、コスト削減で得た利益を新サービスの開発、事業拡大、従業員への還元に活用することで
持続的な成長にもつながります。

負担の大きい4つのコスト

オフィスのコスト削減に取り組むためには、事業運営における負担の大きいコストを把握することが重要です。
ここでは、とくに負担の大きな4つのコストを解説します。

（1）人件費／交通費

事業運営において、最も負担の大きなコストが人件費と交通費です。
とくに従業員への給与や福利厚生は負担の大きいコストであることは間違いありません。
また、人件費には残業代や交通費も含まれます。
そのため、会社全体での残業削減やテレワークの導入による交通費削減など、
課題に合わせたコスト削減の取り組みが必要です。

（2）オフィス賃料

オフィス賃料は事業運営における負担の大きなコストです。
一般的なオフィス賃料の相場は粗利の1〜2割といわれているため、
いかにオフィス賃料を抑えるかが全社的なコスト削減につながります。

具体的な方法としては、テレワークを導入してオフィスの縮小を図るなどが挙げられます。
オフィス賃料の削減は中長期的な効果を発揮する重要なポイントです。

（3）IT関連／セキュリティコスト

現代のビジネスシーンにおいて、パソコンやスマートフォンのIT機器は欠かすことができません。
さらにITコストの中にはセキュリティコストも含まれており、
これらは非常に高額で営業利益を圧迫するリスクを潜んでいます。
IT機器の購入や買い替えはコストがかさみますが、リースやレンタルにすることで
コストを抑えて最新機器を導入することが可能です。

（4）備品・消耗品のコスト

コピー用紙やボールペンなどのオフィス用品は、それぞれ単価が安い消耗品です。
しかし、これらの備品は事業運営に必要なものであり、規模の大きい企業であれば必要な備品が膨大な数に及びます。
また長期的に見た場合、備品や消耗品はコスト負担が非常に大きくなるのが特徴です。
そのため、ペーパーレスの推進、書類のデジタル化など、組織的な備品や消耗品の節約がコスト削減につながります。

オフィスのコスト削減を成功させるポイント

オフィスのコスト削減は、以下のポイントをもとに取り組むと成功につながります。
コスト削減に向けたステップであるため、全社的な取り組みとして確認してみてください。

（1）現状把握をする

オフィスのコスト削減に取り組む前に現状把握が必要です。
何にどれだけの費用がかかっているかを把握しなければ、具体的なコスト削減に踏み切ることができません。
場合によっては、コスト削減が企業利益に悪い影響をもたらす可能性があります。
コスト削減は会社に利益をもたらし、なおかつ企業価値を高めるための取り組みです。
まずは、コスト削減の取捨選択をするために現状を把握してみてください。

（2）削減コストの優先順位をつける

現状把握した情報をもとに、削減コストの優先順位をつけることが重要です。
優先順位をつけることにより、コスト削減のスムーズな実行、高い削減効果の実現、必要なコストの把握が期待できます。
方法としては、各部署からのリスト提出を通じて組織全体で効果的な削減に取り組むことがおすすめです。

（3）全社的に取り組む

オフィスのコスト削減を成功させるためには、全社的な取り組みが重要です。
たとえば、コスト削減の推進部署を設置して、エアコンや照明の節電対策への取り組みが方法のひとつに挙げられます。

（4）コスト削減のリスクを把握する

現代のビジネスシーンにおいて、パソコンやスマートフォンのIT機器は欠かすことができません。
さらにITコストの中にはセキュリティコストも含まれており、
これらは非常に高額で営業利益を圧迫するリスクを潜んでいます。
IT機器の購入や買い替えはコストがかさみますが、リースやレンタルにすることでコストを抑えて
最新機器を導入することが可能です。

（5）継続的な取り組み

オフィスのコスト削減は継続的な取り組みが大切です。
一時的な取り組みでは想定していた削減効果を得ることが難しくなります。
そのため、コスト削減後の費用対効果の確認、節電などの取り組みが実行されているかを定期的にチェックすることが大切です。

オフィスのコスト削減に効果的なアイデア

ここまで解説してきた「オフィスのコスト削減の重要性」や「成功のポイント」をもとに、
効果的なコスト削減アイデアを紹介します。
すぐに実行できる方法です。
以下の5つを参考にしてコスト削減に取り組んでみてください。

（1）従業員の定着率を高める

従業員の定着率を高めることにより、オフィスのコスト削減につながります。
定着率とは、従業員の働き続けている期間の割合です。
定着率が高い企業は離職率が低く、従業員にとって働きやすい職場環境が整っていることを意味します。
定着率を高めることは新卒1名に対して発生する約50万円程度の採用コストの削減に有効です。
また、生産性の向上を促し、さまざまな部分でコスト削減効果をもたらします。

（2）テレワークの導入

テレワークの導入によりオフィスの縮小が可能です。
それにより、コストの大部分を占めるオフィス賃料の大幅な削減につながります。

また、オフィスへの出社人数が減ることは、IT機器、備品や消耗品のコスト削減に効果的です。
テレワークの導入は全体的なコスト削減に大きく影響を与えるため、近年多くの企業がテレワークを取り入れています。

（3）ペーパーレスの推進

書類やコピー用紙はそれぞれ単価は安いものの、長期的にコストがかかる製品です。
そのため、書類のデジタル化などペーパーレスを推進することで、大きなコスト削減効果が得られます。
コピー用紙やインク代などの印刷費用に加え、資料の保管場所の縮小や収納アイテムの削減も可能です。

（4）省エネの導入

LEDライトや省エネエアコンなどの省エネ機器の導入は、オフィスのコスト削減に効果的です。
省エネ機器は費用が高く、導入を躊躇するかもしれません。
また、導入後すぐにコスト削減効果が現れるわけではないため、かえって費用負担を感じる可能性もあります。
しかし、長期的な視点でみた場合、ランニングコストを安く抑えることが可能です。

たとえば、LED照明は従来の蛍光灯に比べて電気代を約6割ほど削減できるといわれています。
オフィスの電気代を節約することは、コスト削減において期待できる方法のひとつです。

（5）中古品やレンタルの活用

パソコンやOA機器は新品で購入すると非常に高額な費用がかかります。
また、定期的なメンテナンス費用も発生するため、維持管理にも多額のコストがかかるのが現状です。
しかし、パソコンなどのレンタル・リースサービスを活用すると、初期費用やメンテナンス費用を抑えることができます。
ランニングコストの削減や最新機器を利用できるメリットもあるためおすすめです。
必要な数や試用期間をもとに、機器の購入とレンタル・リースのどちらかコスト面において適切かを判断してみてください。

オフィスのコスト削減を行う際の要注意点

オフィスのコスト削減を行う際には、いくつかの重要な注意点があります。
コスト削減は企業に多くのメリットをもたらしますが、誤ったアプローチや無計画な実行は、
逆に会社全体に悪影響を及ぼす可能性もあります。
ここでは、コスト削減を成功させるために注意すべきポイントを解説します。

1. 過度な削減は避けるべき
コスト削減を目指す際、過度な削減は企業に悪影響を及ぼす可能性があります。
例えば、人件費や交通費を大幅にカットすると、従業員のモチベーションが低下し、生産性が落ちることがあります。
従業員が離職してしまうと、逆に新たな採用コストやトレーニングコストがかかるため、
結果的にコストが増加してしまいます。
したがって、コスト削減は適切なバランスを保ちながら行う必要があります。

2. 重要な投資を削らない
ITインフラやセキュリティに関する投資は、企業運営において非常に重要です。
これらを削減すると、業務効率が低下したり、セキュリティリスクが増大したりする可能性があります。
特に、データ保護やネットワークセキュリティは企業の信頼性に直結するため、安易に削減するべきではありません。
最新のセキュリティシステムやIT機器の導入は、将来的なリスクを軽減し、
長期的なコスト削減にもつながる可能性があります。

3. 社員の負担を増やさない
コスト削減において、社員に過度な負担がかかるような対策は避けるべきです。
たとえば、省エネ対策として冷暖房を極端に抑制することや、ペーパーレス化を強制することで、
社員の働きやすさや快適さが損なわれる場合があります。
これにより、社員のストレスが増え、結果的に生産性が低下する可能性が高まります。
社員の意見を取り入れながら、快適なオフィス環境を維持しつつコスト削減を行うことが大切です。

4. コスト削減の長期的な影響を考慮する
コスト削減は短期的な効果だけでなく、長期的な影響も十分に考慮する必要があります。
たとえば、オフィス賃料を削減するために小規模なオフィスへ移転する場合、
社員が窮屈さを感じたり、コミュニケーションが取りにくくなったりすることがあります。
これが業務に支障をきたし、結果的に業績悪化につながるリスクも考えられます。
したがって、短期的なコスト削減だけでなく、長期的な影響も考えた上で決定を下すことが重要です。

5. 環境への配慮を忘れない
コスト削減とともに、企業の社会的責任（CSR）や持続可能性を考慮することも忘れてはいけません。
省エネやペーパーレスの推進は、コスト削減だけでなく環境保護にも貢献します。
企業が環境への配慮を怠ると、顧客や投資家からの評価が低下する恐れがあります。
したがって、コスト削減の取り組みには、環境に対する配慮も組み込むことが大切です。

まとめ

オフィスのコスト削減は企業利益の増加、従業員のモチベーションアップ、生産性の向上など
さまざまなメリットをもたらす重要な課題です。
しかし、各企業において必要なコスト削減は異なります。
まずは、コスト面の現状を把握し、従業員の声を取り入れながら適切な方法を選ぶことが重要です。
リモートワーク推進や共有オフィスの活用など、柔軟性を生かしたアイデアも効果が期待できます。
自社に適した方法でコスト削減に取り組み、効率的なオフィス運営を目指してみてください。

当社では、特にオフィス環境に関して現状把握や移転する際のコストメリットについてお手伝いさせていただきます。
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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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