【チェックリスト】オフィス移転はどんな流れ？時期別にまとめてみました

オフィス改善のコツ

いざオフィス移転を検討しようと思っても、何から始めたらいいか悩む方もいるのではないでしょうか。
オフィス移転のためのポイントをまとめたので、是非参考にしてください。

オフィス移転とは？メリットデメリットがある

近年、働き方が多様化し、出社率の制限や、オフィスの利便性の向上など、
働く場所の変化により、オフィス移転を考えている人は少なくはないのでしょう。
そこで、今回はオフィス移転の際に抑えておきたいメリット・デメリットをまとめてみました。

オフィス移転のメリット

オフィス移転をするメリットについてまとめてみました。

●通勤利便性がアップする
オフィスがより都心になったり、駅近になることにより、出社しやすくなります。
また、営業で外に出る職種の方にとっては、営業効率も向上します。

●業務効率がアップする
オフィス移転をすると、整った環境で仕事ができるようになります。
その結果、従業員自身の集中力やモチベーションが向上できます。

●採用活動に役立つ
就活生の中で企業を選ぶポイントとしてオフィス環境も挙げられます。
新しく移転したとなれば働きやすい環境で働けるということもあり就活する人が増えることもあります。

さらにオフィス移転の際に設備や内容をこだわることで新しく就職してくる従業員のモチベーションを上げることができます。
これは就活生に限った話ではなく取引先に企業イメージをアップさせるためにも良い手段だといえます。

オフィス移転のデメリット

一方で、オフィス移転に伴う労力やコスト面でいくつか以下のようなデメリットも挙げられます。

●労力がかかる
オフィス移転では従業員は通常業務を行いながら、オフィス選びから移転の準備を行わなければいけません。
その際に会社内ではオフィス移転のために十分な人手を確保しておく必要があるのです。
人手が足りない場合は、アウトソーシングで外部に依頼するのがおすすめです。
しかしその代わりに雇うコストがかかるので結果的に負担になってしまう場合もあります。

●コストがかかる
オフィス移転には引越し代や入居代など様々なコストが発生します。
入居代も家賃だけではなく、手数料や敷金、礼金が必要なのです。
退去時も原状回復代を負担することもあるため大きくコストがかかる場合があります。
新オフィスの立ち上げコストと検証を行なって移転するか決めることが大切です。

事前にやっておいた方が良いこと

オフィス移転はほとんどの人にとって初めての経験であることが多く、
何から行えば良いのかタイミングはどうなのかわからないことが多いです。
簡単に事前に行うべき準備を以下のチェックリストにまとめてみました。詳しくみていきましょう。

●現在のオフィスでの課題を見つける
●移転する前に改善したいことをリストアップ
●移転のスケジュールを決める
●移転業者を決め打ち合わせする
●各関係省庁へ手続きを行う

課題や改善点を見つけてリストアップするまでに時間がかかるので時間を十分に取る必要があります。
オフィス移転の目的をしっかり抑えた上でチェックリストをタイミングに従って進めていくとスムーズにいきます。
ここではオフィス移転の前にやっておくべきことを以下のチェックリストにまとめてみました。

□移転プロジェクトを立ち上げる
100名以上の従業員がいる場合は、総務課から選出した方が良いでしょう。
さらに各部署からも1名ずつ担当することでそれぞれの部署からの意見を取り入れやすくなります。
最終決定権は、社長が決め、詳しいことは移転プロジェクトチームがスムーズに行います。

□オフィスの解約予約をする
賃貸物件の場合、契約期限までに解約予約をしないと解約できない場合があります。
契約書にはほとんどの場合3〜6ヶ月前と記載してあります。

□原状回復でかかるコストを確認する
賃貸オフィス物件は退去時に入居した状態に戻さなければいけません。
このことを原状回復といいます。
どこまで行うのか業者は選べるのかなど管理会社やオーナーに確認し早めに見積もりを取る必要があります。

□移転先のオフィスを選定する
オフィス移転プロジェクトを立ち上げた際に現状のオフィスでの課題点や改善策を洗い出した上で
以下の項目で移転先を選ぶのがおすすめです。

・場所や立地
・賃貸価格の相場
・家賃や光熱費の相場
・最寄駅からの所要時間
・周辺の施設
・ビルのエントランスなどの設備

移転先が決まったらやっておいた方が良いこと

オフィスの移転先が決まり、すべきことを以下のチェックリストにまとめてみました。

□オフィスのレイアウトを決める
どの部署をどこに配置するのか規模が小さい会社であれば経営者が従業員の希望を踏まえて決めるのが良いです。
しかし大規模な企業であれば業者に託すのが良いです。

□家具や什器を置けるか検証する
不用品なものがあるか、新しく揃えるものがあるか検討することが大切です。
それに必要なコストがどのくらいかかるのか知っておく必要があるからです。

□セキュリティを確認する
オフィス移転の前にセキュリティなどのシステムを検討することも大切です。
最近の会社業務はほとんどシステムで管理されており、移転にともなって以下の２パターン方法があります。

　１．サーバーを変えずに移転する
　サーバーを管理しているシステム会社に連絡して移転してもらいましょう。

　２．オンラインストレージを導入して移転する
　移転の必要がないオンラインストレージを導入することで容量を気にせずに使用することができます。

□原状回復などの業者の選定を行い工事を開始してもらう
できるとことから原状回復や移転先の内装工事を行うとスムーズにオフィス移転ができます。

□移転の周知を行う
取引先などに移転の周知を行う必要があります。
具体的にオフィス移転までに以下のようなものを進めておくと良いでしょう。

・取引先への連絡・挨拶
・ホームページの住所変更
・社内への移転説明

オフィス移転で必要な手続き

オフィス移転前には必要な手続きが様々あります。
社内書類や名刺の住所変更や、関係省庁への届出書類作成を行う必要があります。
住所変更では、社内には住所や電話番号を記載しているものがたくさんあるので
漏れがないように余裕を持って行うことがおすすめです。

届出書類は、移転前と移転後に必要な届出があります。
多くは住所の変更によるものが多く、何かあった時の警察署や消防署、郵便局に連絡するのはもちろんのこと、
社会保険や法務局、税務署など会社を運営する上で必要な関係省庁へ連絡する必要があります。

まとめ

今回はオフィス移転を行うためのチェックリストを、時期別にまとめてみました。
参考になったでしょうか。

オフィス移転の前は事前準備も大切ですが、移転する目的やコンセプトも考える必要があります。
弊社では、課題検証やコンセプトづくりからお手伝いいたしますので、お気軽にご相談下さい。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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