タッチダウンオフィスのメリットは？作り方や手順とは

オフィス改善のコツ

タッチダウンオフィスは今とても注目が集まっている新しいオフィスです。
テレワークが普及したことにより出先や出張先といった遠方でも元々のオフィスでできていた仕事をするようになりました。
一方、スペースの問題が出てきたことでタッチダウンオフィスは普及するようになりました。

こちらの記事では、タッチダウンオフィスならではのメリットをご紹介するとともに、
タッチダウンオフィスの作り方や気をつけるポイントについてお伝えしていきます。
ぜひ参考にしてみてください。

タッチダウンオフィスってなに？

タッチダウンオフィスは、社員が必要なときに臨時で利用することができる共有のオフィススペースをさします。
例えば、外回りをしていたり出張時などに一時的な利用ができ、PC作業はもちろんのこと、書類の印刷まで可能です。
通常、この種のオフィススペースは事前の予約や利用登録を必要とせず、
利用したいときに自由に利用することができるのが特徴です。
サクッと気軽に立ち寄れるような場所にあるのが一般的といえます。

タッチダウンオフィスのメリットは？

ここからは、タッチダウンオフィスのメリットについてご紹介していきます。
メリットを知ることでより興味が湧いてくるのではないでしょうか。

・利便性もあり生産性もアップ
必要なときに利用できるため、予定の変更や急なオフィス内の用事に対応しやすくなります。
これにより、働き方を柔軟に変えながら、仕事の生産性が高まることが期待できます。
オフィス環境をいつでも確保できれば、静かな場所で集中して作業を進めることができます。
外で立ち寄ったカフェだと周りの声や音楽が気になって仕事にならなかったり、
リモートの会議で声を出して対応する場合などは特にタッチダウンオフィスの方が快適でしょう。

・コミュニケーションの促進
一時的な作業スペースとして利用されることが多いため、異なるチームや部門のメンバーが集まり、
アイデアの交換が行われることがあります。
タッチダウンオフィスならではの交流もあり、コミュニケーションの機会を自然と得られます。
これまでなかった発想で意外なところから仕事につながることも考えられるでしょう。

・リモートワークのサポート
外出先や出張者がオフィスに訪れる際に、適切な作業環境を提供することで、社員の働きやすさが向上します。
わざわざ元々のオフィスに急いで戻らなくても仕事ができたり、
遠方でもスムーズにスケジューリングできるのも大きいポイントといえます。
原則出社という企業が増える中で新しいリモートワークの形といえます。

・オフィススペースの最適活用
一時的な利用を想定しているため、オフィススペースを最適に活用することができます。
時間を有効に使うことができ、限られた場所で最適化できるのも良いでしょう。

・効率的なコスト管理
タッチダウンオフィスは必要なときだけ利用するため、無駄なスペースや設備のコストを削減するのに役立ちます。
限られたスペースの中で短時間で高回転しながらオフィスを活用できます。

総じて、タッチダウンオフィスは従業員の柔軟性、生産性を向上させ、オフィススペースの最適な活用を促進するメリットがあります。

タッチダウンオフィスの作り方と手順

タッチダウンオフィスのメリットを理解した上でどのように作っていけばいいのでしょうか。
こちらではタッチダウンオフィスの作り方と手順を解説していきます。

１．場所の選定
タッチダウンオフィスは利便性が重要です。
主要なエリアや交通アクセスが良い場所を選び、社員が利用しやすい位置に設置します。
社員が立ち寄りやすい場所を把握して、どんな場所にタッチダウンオフィスがあった方が
利用しやすいかも社員の意見を取り入れるのもいいでしょう。

２．設備の充実
必要な基本設備を整える必要があります。
デスク、椅子、電源、Wi-Fiなど、作業に必要なものを一通り揃えなければなりません。
必要に応じてプリンターや会議室も検討してください。

３．プライバシーと集中力
タッチダウンオフィスは集中して作業する場所として利用されるため、プライバシーを確保する工夫が必要です。
パーティションやカーテンなどを使って、ある程度社員のプライベートな空間を確保します。

４．快適な環境
当たり前といえる快適な照明、適切な温度調整、静音環境など、作業に適した環境を整えます。
快適な環境は生産性を向上させる要素となります。
作業しやすいデスクや椅子なのかもチェックしていきましょう。

５．清潔さと整頓
定期的な清掃と整頓を行い、快適で清潔な環境を維持します。
社員が利用するスペースであるため、清潔さは重要な要素です。
清掃についてはあらかじめルールを設けておくと運用後もトラブルが防げます。

６．ニーズの評価
実際に運用してからも社員のニーズを評価し、どのようなスペースが必要かを把握します。
作業の性質や頻度、社員がどのように利用したいか、情報収集を常に行うことでより良い環境づくりへとつながります。

７．デザインと配置
スペースのデザインと配置を計画します。
プライバシー、快適性、作業効率を重視したデザインを検討します。
同じ空間でもどのような目的でオフィスをデザインし配置するかで、ガラリと変わってくるため大切な要素です。

８．設備の選定
必要な設備を選定します。デスクや椅子は快適性が重要ですが、必要な電子機器やアクセサリーも考慮します。
Wi-Fi環境なども整えて快適に仕事ができるかどうかも確認しておきます。

９．インテリアと照明
インテリアデザインと照明を検討し、居心地の良い空間を作ります。
照明は集中力や快適性に大きな影響を持ちます。
見た目だけでなく、オフィス環境として社員が心地よく使えるかも必須事項といえます。

１０．試行運用と改善
タッチダウンオフィスを試行運用し、従業員のフィードバックを収集します。
必要に応じて調整や改善を行い、最適な状態を維持します。

１１．社員に告知
タッチダウンオフィスを作ったら社員にお知らせしていきます。
ただ、告知するだけでなく社員に使用目的や活用方法まで明確に伝える必要があります。

タッチダウンオフィスまでのアクセス方法などわかりやすく紹介することで利用者増につながるでしょう。
最低限のルールはあった方がいいですが、厳格なルールを設けすぎると社員にとって気軽に使うことが出来なくなってしまうため、
ある程度は自由な雰囲気で利用しやすいということがメッセージとして大切になってきます。


タッチダウンオフィスは、社員の柔軟性・生産性を向上させるための重要なスペースです。
そのため、利用者のニーズや作業スタイルに合わせて工夫することが大切です。

タッチダウンオフィス作成の際の注意点

タッチダウンオフィスを導入する際には、利便性や生産性向上を目指す一方で、いくつかの注意点があります。
これらを押さえておくことで、社員にとって快適かつ効率的なスペースを提供でき、
長期的な運用を成功させることができます。
ここでは、タッチダウンオフィスを作成する際に考慮すべき主な注意点をいくつかご紹介します。

１．セキュリティの確保
タッチダウンオフィスは一時的な利用を想定しているため、セキュリティの確保が大切です。
特にWi-Fi環境に関しては、社内ネットワークと同様のレベルで暗号化され、
データの漏洩やハッキングを防ぐための対策が必須です。
また、物理的なセキュリティも重要です。出張者や外部来客が使用することもあるため、
機密情報の漏洩を防ぐために個別のロッカーや安全なデバイス保管場所を用意するなど、管理体制を整えておく必要があります。

２．過剰な設備投資を避ける
タッチダウンオフィスは、あくまで臨時利用のためのスペースです。
快適な作業環境を提供することは重要ですが、過度な設備投資や豪華な内装に偏ってしまうと、
企業にとってコストがかさむだけでなく、利用者に対しても過剰な期待を生む可能性があります。
社員が必要とする基本的な設備（デスク、Wi-Fi、電源、プリンターなど）に焦点を当て、過剰な設備は控えめにしましょう。

３．スペースの混雑を防ぐ
タッチダウンオフィスの利用が増えると、スペースの混雑が問題になる可能性があります。
予約不要で自由に使えることがメリットではありますが、その結果として利用者が一斉に集中してしまう場合、
席が確保できなかったり、快適な作業環境が保てなくなることがあります。
混雑を予測して、ピーク時の利用状況を把握し、必要に応じてスペースを増設するか、
予約システムを導入することを検討しましょう。

４．プライバシーと集中力の両立
オープンな空間で自由に利用できるタッチダウンオフィスは、便利な反面、集中しにくい場合があります。
特にリモート会議や集中作業が求められる社員にとって、他の利用者の存在が気になることもあります。
パーティションを設けたり、音を吸収する素材の家具を導入するなど、
プライバシーと集中力を保てる環境を提供する工夫が必要です。

５．柔軟なレイアウト
タッチダウンオフィスは、社員の様々なニーズに応じたレイアウトが求められます。
時には、グループでの作業やミーティングが必要な場合もありますし、個人で集中して作業を進めたい時もあります。
用途に応じてレイアウトを柔軟に変更できるよう、可動式のデスクや仕切りを導入することを検討しましょう。
また、スペースに多様性を持たせることで、社員の利用満足度が向上し、より効果的な活用が期待できます。

６．定期的なメンテナンスと改善
タッチダウンオフィスは一度設置すれば終わりではなく、定期的に見直しや改善を行うことが重要です。
社員の利用状況やフィードバックを元に、設備の更新やレイアウトの変更が必要になることがあります。
例えば、プリンターやWi-Fiの不具合は業務に大きな支障をきたすため、メンテナンスを怠らないようにしましょう。
また、利用者のニーズに応じて、設備を追加することも検討しましょう。
これにより、常に最適な環境を提供できるようになります。

７．コスト対効果のバランス
タッチダウンオフィスの導入には初期投資や運用コストがかかりますが、
それ以上に得られるメリットが大きければ、導入の価値があります。
しかし、コストがかかりすぎる場合は、会社全体の利益に対して効果が見合わない可能性もあります。
利用頻度や社員の働きやすさを評価しつつ、無駄のない運用を心がけましょう。
定期的な評価を行い、コスト削減の余地がある部分は改善していく姿勢が大切です。

タッチダウンオフィスについてまとめ

ここまでタッチダウンオフィスのメリットや作り方、手順についてご紹介してきました。
新しいオフィスの形として、社員がより働きやすい環境を手に入れて効率的な働き方を手に入れることで、
企業側にもたらすメリットも多いでしょう。
これから導入を検討している企業にとっては興味深い点も多いと思います。

設置することで社員の満足度が上がることを期待できるのではないでしょうか。
今回の記事を参考にぜひタッチダウンオフィス含め、オフィスについて検討してみてください。

オフィスは専門知識が必要な内容になりますので、気になる点があればお気軽にご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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