オフィス移転の注意点｜リスクを回避する成功の秘訣

オフィス改善のコツ

「オフィス移転の準備ってどこから始めればいいのだろう？」「総務として何を優先的に進めるべきなのか？」
そんな疑問や悩みを抱えていませんか？
オフィス移転は大きなプロジェクトであり、成功のカギは計画と役割分担にあります。
この記事では、オフィス移転の基本から計画の立て方、総務の具体的なタスクまでを解説します。

本記事を読むことで得られること
1.オフィス移転の基礎知識
2.総務の役割と重要なタスク
3.注意点とリスクの回避方法

本記事を読み終えたときには、オフィス移転がスムーズに進むための明確なロードマップを手に入れ、
自信をもってプロジェクトを進める準備が整います。ぜひ最後までご覧ください。

オフィス移転の基礎知識

オフィス移転の背景には、成長に伴うスペースの不足や業務効率化の必要性など、さまざまな理由が存在します。
計画的に進めることで、従業員のモチベーション向上や企業イメージの向上といった効果も期待できます。
本節では、オフィス移転が何を意味し、その目的がどのような点にあるのかについて解説します。

オフィス移転とは何か

オフィス移転とは、単なる物理的な場所の変更だけではなく、
企業の環境や文化、業務プロセスの再構築にもつながる重要なプロジェクトです。
移転には新しいオフィスの選定、契約、レイアウトの設計、設備の整備、従業員への通知など、多岐にわたる準備作業が含まれます。

オフィス移転を行う目的と重要性

オフィス移転の目的は主に以下の3つに分けられます。

1つ目は、スペースの最適化です。
事業拡大に伴い、従業員数や必要な設備が増えると、現在のオフィスが手狭になることがあります。

オフィスの拡張の他にも、在宅勤務など働き方の多様化による縮小や、生産性向上のための環境改善、コストの削減や採用強化のためのブランディングなど、最適化の目的にも様々な種類があります。
最適化することで、業務効率が向上することが期待されます。

2つ目は、コスト削減です。
賃料や光熱費などの経費を抑えるために、より経済的な場所への移転実施するケースもあります。

3つ目は、企業イメージの向上です。
現代のビジネス環境では、オフィスデザインがブランドイメージに与える影響も大きく、新しいオフィスは顧客や求職者にポジティブな印象を与える要因となります。

移転を成功させるためには、計画的な準備と各部署との連携が欠かせません。
特に総務部は、オフィス移転プロジェクトの中核を担う重要な役割を果たします。
企業全体でのスムーズな移転を目指して、全体のプロセスをしっかりと把握しながら取り組むことが重要です。

総務の役割と重要なタスク

オフィス移転プロジェクトにおいて、総務部は中心的な役割を担います。
総務のタスクは多岐にわたり、計画の初期段階から移転完了後のフォローアップまで、プロジェクトの成功に欠かせない存在です。
本節では、総務が担う具体的な業務内容と、各部署間の連携をスムーズに進める方法について解説します。

総務が担う主な業務内容

総務は、オフィス移転プロジェクト全体の管理者として機能します。
主な業務内容は以下の通りです。

まず、課題の算出が挙げられます。社内にヒアリングして現状の課題を明確にし、取りまとめます。
次に、契約関連の調整も総務の重要なタスクです。
不動産契約の確認や業者との交渉、引っ越し業者や設備業者の手配を円滑に行うことが求められます。

さらに、移転時にはIT設備やネットワークの移設、セキュリティシステムの再設定も必要です。
これらのタスクは業務がスムーズに再開できるよう計画的に進める必要があります。

チーム間の連携をスムーズに進める方法

オフィス移転を成功させるためには、他の部署との連携は勿論、
トップや役員などの意見を確認して会社としての方向性を一致させておくことが重要です。
特に、業務内容や働き方や現状の課題等を把握することが重要です。

効果的な方法として、定期的なミーティングの実施が挙げられます。
移転プロジェクトチームを設置し、総務を中心に各部署の代表者を交えた情報共有を行うことで、スムーズな連携が可能となります。
また、プロジェクト管理ツールを活用することもおすすめです。
タスクの進捗状況を一元管理できるツールを使用することで、情報の見える化が進み、コミュニケーションの効率が向上します。

結果的に、総務が中心となってチーム間の連携を強化することで、移転プロジェクトがスムーズに進行し、
従業員全体が新しい環境で迅速に業務を再開できる環境が整います。
総務部は、オフィス移転の成功を支える縁の下の力持ちとして、多くの責任を担っています。
計画的な業務遂行と効果的な連携が、プロジェクト全体の成功を左右する要素となります。

注意点とリスクの回避方法

オフィス移転は計画通りに進めばスムーズに完了しますが、
注意を怠るとトラブルが発生し、時間やコストのロスにつながります。
本節では、よくあるトラブルやその防止策、そして契約や法律面で注意すべき点について詳しく解説します。

よくあるトラブルとその防止策

オフィス移転において最も多いトラブルは「スケジュールの遅延」です。
移転当日に備品届かないやネットワーク開通しないというトラブルより、
そもそも着工が間に合わない、工期が間に合わないというトラブルの方が重要で特に注意をしないといけない点です。

工事会社との専門性の高い密な連携が求められるため、防止策としては、プロに任せることが有効です。
また、「引っ越し後の設備不具合」もよくある問題です。
間仕切りで作った個室内が思ったより暗かった、空調の効きが悪い等、レイアウトに伴って生じる問題が起きる場合があります。
この対策として、ビル設備であればビル管理会社へ問い合わせる、
レイアウトにかかわる不具合であれば、レイアウト作成時に工事施工会社に事前に確認しておくといった対応を行うことが重要です。

さらに、「従業員の混乱」も避けるべきトラブルです。
新しいオフィスの使用方法や座席配置が不明確な場合、現場で混乱が生じます。
この問題を防ぐために、事前に運用ルールをしっかり決めておくこと、社内広報すること、定点観測しながら都度変えていくことが大切です。

契約や法律関連で注意すべき点

オフィス移転では、契約や法律面での注意も必要です。
不動産契約においては、現オフィスの解約通知期限を守ることが特に重要です。
ほとんどの場合が定期借家なので契約満期までいる必要があります。（１年～半年前までに貸主から契約終了通知が届く）

これを怠ると契約違反として違約金が発生する場合があります。
契約内容を確認し、期限を守る計画を立てましょう。
新しいオフィスの契約においても、賃料や共益費の条件を詳細に確認することが大切です。
特に、退去時の原状回復の内容に関する取り決めは事前に明確にしておくことで、
後のトラブルを防ぐことができます。契約時には、工事区分（原状回復基準含）、禁止事項、解除条項を確認しておきましょう。

以上のように、契約内容や法律関連の確認を怠らないことが、移転プロジェクトのリスク回避につながります。
慎重な準備と適切な対応が、円滑な移転を実現する鍵となります。

まとめ

オフィス移転は、企業の成長や効率化を促す重要なプロジェクトです。
成功の鍵は計画的な準備とスムーズな進行にあります。

まず、全体のタスクを整理し、優先順位を明確にしたチェックリストを作成しましょう。
次に、総務部が中心となり、契約や法的手続きを確実に進めるとともに、他部署との連携を強化することが大切です。
また、スケジュール管理や設備確認を徹底し、トラブルを未然に防ぐ工夫が必要です。
準備を怠らずに取り組むことで、移転が企業にとって新たな成長のきっかけとなるでしょう。

当社は、お客様のオフィス移転を計画から移転後のアフターフォローまで、サポートいたします。
わからないことが多く、何から始めたらいいかお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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