オフィス移転の進め方とは？成功するための全体像を把握しよう

オフィス改善のコツ

オフィス移転は企業にとって大きな転機となる重要なプロジェクトです。しかし、業務を続けながらの移転準備は簡単ではなく、
適切な進め方を知らずに着手してしまうと、スケジュールの遅延やコスト超過、社員の不満など多くのトラブルを招きかねません。
そのため、オフィス移転のプロジェクトは事前の綿密な計画と段取りが何よりも重要になります。

本記事では「オフィス移転　進め方」というキーワードで検索される方に向けて、移転をスムーズに成功させるための具体的なステップを、時系列に沿って詳しく解説していきます。この記事を読めば、オフィス移転に関する全体の流れと具体的な進め方を把握でき、
トラブルを未然に防ぎながら理想のオフィスづくりを実現できるようになります。

オフィス移転の成功に不可欠な「目的の明確化」

オフィス移転を進めるうえで最も重要なのが「なぜ移転するのか」を明確にすることです。
この目的が曖昧なままだと、判断軸がぶれてしまい、移転先の選定からレイアウト設計、業者との打ち合わせに至るまで一貫性が失われ、結果として中途半端な移転になりかねません。

目的には、例えば「人員増加に伴う拡張」「コストダウンのための縮小移転」「アクセス改善による採用力向上」
「最新の働き方に合わせたフリーアドレス化」「ブランディング強化」などさまざまなものがあります。
どの目的を優先するかによって、選ぶ立地やビルのグレード、内装のデザイン、必要な予算も変わってきます。

また、社内での認識のズレを防ぐためにも、 経営層だけでなく現場の声も取り入れて合意形成を図ることが重要です。
移転の目的を言語化し、プロジェクトメンバー間で共有することで、以後のステップでの意思決定がブレることなくスムーズに進められるようになります。

スケジュールと予算を設定し、全体像を可視化する

オフィス移転プロジェクトは一般的に、規模に応じて半年から1年以上かかる中長期のプロジェクトです。
そのため、最初にやるべきことは「スケジュール設計」と「予算計画」です。これを曖昧にしたまま動き出してしまうと、各工程が場当たり的になり、コストも膨らみがちになります。

まず、退去通知のタイミングを確認し、そこから逆算して主要なマイルストーンを設定します。
たとえば、「移転先の決定時期」「レイアウト確定」「引っ越し業者の選定」「社内通知」「インフラ整備完了」など、
移転までに必要なタスクを洗い出し、ガントチャートなどで可視化しておくと進行管理がしやすくなります。

予算に関しては、内装費、什器購入費、引っ越し費用、原状回復費用、通信・ITインフラ工事費など、多くの項目が発生します。
予備費も含めて想定外の出費にも対応できるようにしておくと安心です。
特に内装やIT関連は後から追加費用が発生しやすいため、見積もり段階で詳細にすり合わせておくことが大切です。

プロジェクトチームの編成と社内体制の整備

オフィス移転を円滑に進めるには、社内に専任のプロジェクトチームを立ち上げることが不可欠です。
部署をまたぐ多くの調整が発生するため、明確な責任分担とコミュニケーション体制を整備しておく必要があります。
理想的には、総務部や人事部、IT部門、経営陣など、関係部門からそれぞれの代表者を選出し、定期的な会議体を設けて情報共有と意思決定を行える体制を構築します。

また、プロジェクトリーダーには、全体の進捗管理や外部業者との交渉を担えるリーダーシップと調整力が求められます。
さらに、社内への情報発信も重要です。移転は社員の働き方に大きな影響を与えるため、不安を抱かせないよう丁寧な説明やQ&A対応、意見の吸い上げを行うことが大切です。

移転プロジェクトが社員にとって「一方的な通知」ではなく、「共に進める取り組み」として認識されるよう配慮しましょう。

物件選定と契約のポイント

オフィス移転を成功させるうえで、物件選びは極めて重要なステップです。
移転の目的に適した物件を選ばないと、利便性や快適性が損なわれ、社員のモチベーションや業務効率に悪影響を及ぼす可能性があります。また、長期契約になることが多いため、慎重な検討と事前の情報収集が欠かせません。

まず確認すべきは立地条件です。通勤の利便性（最寄り駅からの距離・アクセス性）、顧客対応のしやすさ（来客の多い業種では都心や駅近が有利）、周辺環境（コンビニ、飲食店、銀行などの充実度）などを総合的に評価する必要があります。
社員の通勤時間が大きく変わる場合は、事前にアンケートを取って意見を集めることも有効です。

次に、ビルのグレードや設備の整備状況も重要です。エレベーターの数、空調の個別制御の可否、トイレや共有スペースの清潔さ、
セキュリティ対策の有無など、実際の業務に直結する部分を現地でしっかり確認しましょう。
また、将来的な人員増減に対応できるような柔軟性も考慮しておくことが理想的です。

契約面では、賃料・共益費・敷金礼金の総額だけでなく、契約期間や更新条件、原状回復義務などの細かな条項もチェックが必要です。特に原状回復に関するトラブルは多いため、費用負担の範囲が曖昧な場合は、契約前に貸主側と十分にすり合わせしておくことが重要です。

レイアウト設計と内装の進め方

オフィスのレイアウトや内装は、働く社員のパフォーマンスを大きく左右します。
単にデザイン性の高いオフィスを目指すだけでなく、自社の業務内容や社員の働き方に最適化された空間づくりが求められます。

レイアウト設計ではまず、「部門間の位置関係」や「チーム内の動線」「共有スペースの配置」などを考慮して、機能的かつ効率的なゾーニングを行う必要があります。たとえば、営業部門とバックオフィスの導線が交差しないようにすることで業務の妨げを防げますし、会議室やリフレッシュスペースは社員が気軽に使える距離感を保つことが重要です。

近年注目されているのが、「フリーアドレス制」や「ABW（Activity Based Working）」といった柔軟な働き方を前提としたレイアウトです。社員がその日の業務に応じて場所を選べるようにすることで、集中と創造性の両立が可能になります。

こうしたトレンドを反映したレイアウト設計には、専門のオフィスデザイナーや設計会社との連携が不可欠です。
内装工事を進める際には、スケジュールと施工内容の明確化がトラブル防止に有効です。また、施工期間中に現場での定例会議を行い、進捗確認や微調整の要望を即座に伝えられるような体制を整えることで、仕上がりの満足度も高まります。

引っ越し準備と当日の流れ

オフィス移転の最終ステップとなる引っ越し作業は、準備不足があるとトラブルが発生しやすい工程です。
特に業務を止めずに移転を完了させるためには、詳細な計画と綿密な準備が必要になります。

まずは引っ越し業者の選定から始めます。オフィス移転の実績がある業者を選ぶのはもちろんのこと、データ移設や機密書類の取り扱いに慣れているかどうかもポイントです。複数社から見積もりを取り、作業内容・人員数・所要時間・補償内容などを比較検討しましょう。

次に、梱包・ラベリング作業を段階的に進めます。業務に支障が出ないよう、使用頻度の少ない資料や備品から優先的に梱包を開始し、社内の各部門に担当を割り振って作業の進捗を管理します。
IT機器や電話回線、ネットワーク設備は専門業者による設置・復旧が必要なため、スケジュール調整を入念に行いましょう。 　
移転当日は、作業マニュアルを作成して全社員に共有し、トラブルが起きた場合の連絡フローも決めておくと安心です。
また、引っ越し完了後には、荷解き・清掃・動作確認・ごみ処理などのタスクが残るため、移転当日と翌日のスケジュールには余裕を持たせることが望ましいです。

移転後の業務定着とフォローアップ

無事にオフィス移転が完了したとしても、すぐに業務が元通りに回るとは限りません。
新しい環境に社員が慣れるまでには時間がかかるため、「移転後の業務定着支援」がとても重要です。

まず実施すべきなのはオリエンテーションです。新オフィスの利用ルールや設備の案内、セキュリティの運用などを、全社員に周知する機会を設けましょう。また、移転直後は混乱が生じやすいため、案内マップやFAQを用意して、社員が自分で解決できる情報を整えておくことも効果的です。

さらに、移転後アンケートを実施して社員の声を拾い上げることで、課題点や改善点を早期に把握することができます。例えば「空調の効きが悪い」「会議室が取りにくい」といった日常的な不満も、実際に使ってみないと気付けないことが多く、柔軟に対応していくことで満足度の高い職場づくりにつながります。

移転は終わってからが本当のスタートです。
社員の定着支援を通じて、新しいオフィスが本来の目的（働きやすさ向上、生産性アップ、ブランディング強化など）を果たすよう、継続的に改善を図っていくことが大切です。

まとめ

オフィス移転は、企業にとってコストも時間もかかる一大プロジェクト。
しかし、その分、成功すれば生産性向上や企業価値の向上にもつながる大きなチャンスでもあります。
「何から始めたらいいかわからない」「移転にかかる全体像がつかめない」「社内リソースだけでは進められない」と感じている方は、ぜひオフィス移転の専門コンサルタントにご相談ください。

当社では、移転の目的整理から物件選定、レイアウト設計、業者手配、引っ越し後の定着支援までワンストップでご支援可能です。
まずは無料相談から、お気軽にお問い合わせください。

無料相談はこちらから
実際に当社がご支援したオフィス移転の事例も、以下のページでご覧いただけます：


事例を見てみる

Operating Company

　無料相談はこちら

執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

当社の特徴

①法人さまごとの専任体制でお客様の課題をワンストップで解決
②社宅代行約450社・約13万件、継続20年以上、寮・社宅のプロ
③80社を超えるグループ会社と国内約3000社の提携不動産会社、
　海外では21カ国・30拠点以上の日経不動産会社最大級のネットワーク

法人向け不動産サービスを中心に、スターツグループのコンテンツと
独自のネットワークを最大限活用し、様々な経営課題を共に解決します

当社のサービス：社宅代行・社員寮紹介、オフィス移転、不動産売買

Scroll