オフィス移転をスムーズに進めるポイントをわかりやすく解説！

オフィス改善のコツ

オフィス移転は単に場所を変えるだけではなく、企業のブランディングや働き方改革にも大きな影響を与える重要なプロジェクトです。
この記事では、オフィス移転を考える時に何をすればよいのかを解説します。

オフィス移転の目的とコンセプトを明確にする

オフィス移転は、企業の成長や変革を促すチャンスです。
そのためには、オフィス移転の目的とコンセプトを明確にすることが重要です。
目的とコンセプトは企業のビジョンや文化、働き方などを反映させることで
オフィスの立地や機能やデザインに方向性を与えます。
また、目的とコンセプトを共有すると、社員や関係者の理解や協力も得られます。

移転の目的を明確にし、効果的なオフィス移転を目指す

オフィス移転はただ場所を変えるだけではなく、企業の成長や変革を促すチャンスです。
オフィスは、企業の顔とも言える場所であり、働く人たちのモチベーションやパフォーマンスに大きな影響を与えます。
そのため、オフィス移転には明確な目的が必要です。
目的があれば、移転先の物件選びやレイアウト決めなどがスムーズに進みますし、移転後の効果測定もできます。
また、目的を共有することで、社員や関係者の理解や協力も得やすくなります。

ビジョン策定：トップダウン型、プロジェクト主導型、ボトムアップ型の方法

オフィス移転の目的を決めたら、次はビジョンを策定します。
ビジョンとは、オフィス移転後に実現したい理想像や将来像です。
ビジョンは、オフィスコンセプトやデザインの方向性を決める基準となります
ビジョン策定には、主に以下の3つの方法があります。

・トップダウン型：経営層がビジョンを策定し、社員に伝える方法です。
経営層が持つ企業理念や戦略を反映させることができますが、社員の意見やニーズが反映されにくいという欠点があります。

・プロジェクト主導型：専門家や外部コンサルタントがビジョンを策定し、経営層や社員に提案する方法です。
専門知識や最新情報を活用してビジョンを作ることができますが、自社の特徴や文化が反映されにくいという欠点があります。

・ボトムアップ型：社員がビジョンを策定し、経営層に提案する方法です。
社員の意見やニーズを反映させることができますが、経営層の理解や承認が得られにくいという欠点があります。

移転目的に基づく働き方のイメージとその実現方法

オフィス移転は、働き方の変革の機会でもあります。
オフィス移転の目的に基づいて、移転後にどのような働き方をしたいかをイメージしましょう。
働き方を変えると、生産性やコミュニケーションの改善、従業員の満足度や健康度の向上などさまざまな効果が期待できます。

しかし、これらの働き方を実現するためには、オフィスだけでなく、ICT（情報通信技術）やセキュリティ、
人事制度や評価制度の設計、それぞれに関わるコストを同時に意識しながら整備する必要があります。

例えば、以下のような働き方があります。

・テレワーク：自宅や外出先などで仕事をする働き方です。
通勤時間やコストを削減できるほか、柔軟な時間管理やライフスタイルに合わせた働き方ができます。
・フリーアドレス：オフィス内で自由に席を選んで仕事をする働き方です。
固定席ではなく、その日の仕事内容や気分に合わせて席を変えることができます。
・ABW（Activity Based Working）：仕事内容に応じて最適な場所や環境で仕事をする働き方です。
オフィス内には、集中したいときに使う個室や静かなスペース、
コミュニケーションを取りたいときに使うオープンスペースやカフェスペースなど、
さまざまな種類のスペースが用意されています。

オフィス移転のための計画とチームの組織化

オフィス移転とは、会社の事務所を別の場所に移すことです。
オフィス移転は、会社の成長や業務の変化などに合わせて行われます。
しかし、オフィス移転は簡単なことではありません。
オフィス移転には多くの時間とお金がかかりますし、業務に影響を与える可能性があります。

だからこそ、オフィス移転を成功させるためには、計画とチームの組織化が必要なのです。
ここでは、オフィス移転のための計画とチームの組織化について説明します。

オフィス移転の計画作成とその重要性

近年、企業の成長や変化に伴いオフィス移転が増加しています。
オフィス移転は単なる場所の移動だけでなく、企業のブランディング、従業員の働きやすさ、
業務効率など様々な要素に影響を与える重要なプロジェクトです。
では、オフィス移転を成功させるためにはどのような計画が必要なのでしょうか。

以下では、オフィス移転の計画作成とその重要性について詳しく考えてみましょう。

オフィス移転の目的を明確にする
オフィス移転の最初のステップは、移転の目的を明確に定めることです。
なぜ移転が必要なのか、目指すべきゴールは何かをしっかりと確認することが重要です。
例えば、従業員の働く環境を改善するために移転を行うのか、業務効率を向上させるためなのか、
ブランディング戦略を一新するためなのか、目的が明確でないまま移転を進めても効果的な結果は得られません。

ブランディング戦略との一体化を図る
オフィスは企業の顔であり、ブランディングに直結する重要な要素です。
オフィス移転を機に、企業のブランディング戦略と一体化させることで、統一感やアイデンティティを高めることができます。
カラーコーディネーションやロゴの配置、内装や家具のスタイルなど、細部までブランドイメージを反映させることが重要です。

従業員のニーズを考慮する
オフィス移転を成功させるためには、従業員のニーズを十分に考慮することが欠かせません。
従業員が快適に働ける環境やコミュニケーションを促進するスペースの確保、交通アクセスの便や飲食店の数など、
従業員が働きやすい環境を整えることで、生産性向上や従業員の満足度向上につながります。

予算とスケジュールを確認する
オフィス移転プロジェクトは予算とスケジュールの管理が重要です。
移転に伴う費用は内装工事や引っ越し費用、新オフィスの家賃など多岐にわたります。
予算を適切に見積もり、スケジュール通りに進行することでコストの削減や業務停止しないようにすすめることが可能となります。

移転計画の段階を詳細に設定する
オフィス移転計画の成功には、最後に段階を詳細に設定することが重要です。
新オフィスの選定、現オフィスの解約、引っ越し準備、内装工事、オフィス構築など、
複数のタスクが組み合わさるため、段階を明確にし、進捗管理をしっかりと行うことが成功への鍵となります。
まず、新オフィスの選定では、移転先の条件を設定し、必要な設備やアクセス環境などを確認することが重要です。

次に、現オフィスの解約では、現在のオフィスの契約条件や解約手続きを確認し、スムーズな移転を行うための準備を整えます。
引っ越し準備では、物品の梱包や運搬手配、通信環境の移行などを計画し、スムーズな移転を実現します。

内装工事やオフィス構築では、新オフィスのレイアウトや設備の配置を検討し、
従業員の働きやすさや生産性を向上させるための工夫を凝らします。
これらのタスクを段階的に進めることで、オフィス移転計画の成功につなげることができます。

オフィス移転のためのプロジェクトチームとその役割

オフィス移転をするときには、プロジェクトチームを作ることも大切です。
プロジェクトチームとは、オフィス移転に関わる人たちの役割や責任を分担する仕組みです。
プロジェクトチームを作ることでオフィス移転の作業が効率的に進みますし、トラブルやミスを防ぐことができます。
また、プロジェクトチームを作ることで、社員のモチベーションや協力意識が高まります。

オフィス移転に必要なスケジュールとその作成方法

・オフィス移転に必要な作業やイベントを洗い出す
例えば、「現在のオフィスの契約解除」「新しいオフィスの契約締結」「現在のオフィスの荷物整理」「新しいオフィスのレイアウト設計」「現在のオフィスから新しいオフィスへの荷物運搬」「新しいオフィスの設備やインターネットの接続」「新しいオフィスの運用方法」「新しいオフィスでの業務開始」などがあります。

・オフィス移転に必要な作業やイベントに期間や期限を設定する
期間や期限は、プロジェクト計画で決めた期限や予算に合わせて現実的で適切なものにすることが重要です。
期間や期限が不適切だと、オフィス移転が遅れたり品質が低下したりする恐れがあります。

・オフィス移転に必要な作業やイベントに担当者や業者を割り当てる
担当者や業者は、プロジェクト計画で決めた担当者や業者に従って適切に割り当てることが必要です。
担当者や業者が不明確だと、作業の責任や連絡が不十分になる恐れがあります。

・オフィス移転に必要な作業やイベントをグラフや表で可視化する
グラフや表で可視化することでオフィス移転の全体像がわかりますし、作業の優先順位や依存関係が明らかになります。
また、グラフや表で可視化することで進捗や問題点を管理しやすくなります。
グラフや表で可視化する際には、ガントチャートやPERT図などのツールを利用すると便利です。

オフィス移転に伴う業者選びのポイント

オフィス移転をするときには、業者選びも大切です。
業者とは、オフィス移転に関する専門的なサービスを提供する会社です。
例えば、「プロジェクトマネージャー」「インフラ業者」「レイアウト設計業者」「引っ越し業者」などがあります。
業者選びをすることで、オフィス移転の品質や効率が向上しますし、コスト削減やトラブル回避ができます。
業者選びをする際には、業者の評判や実績を調べたり、業者のサービスの内容や料金を比較したりしましょう。

まとめ

オフィス移転は働く場所と環境が変わるので、従業員が気持ちを切り替えて働けるようになります。
環境をどのように変えるかによって従業員の働き方に影響があります。
オフィス移転を考える際には、目的とコンセプトを明確にしましょう。
コンセプトを明確にすると、移転先の物件選びやレイアウト決めがスムーズに進みます。

当社では、コンセプト企画の段階からサポートさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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