オフィス移転の総務タスクと成功のポイント

オフィス改善のコツ

「オフィス移転の総務担当になったけど、何から始めればいいのかわからない…」「やるべきタスクの全体像や進め方を知りたい！」
そんな悩みを抱えていませんか？

オフィス移転は企業にとって大きなプロジェクト。
特に総務担当者は、計画の立案から移転後のフォローまで幅広い業務を担当するため、スムーズな進行にはしっかりとした準備が欠かせません。 この記事では、オフィス移転における総務の役割や具体的なタスク、スムーズに進めるためのポイントを詳しく解説します。

本記事を読むと得られること
1．オフィス移転における総務のタスク全体像がわかる
2．具体的なタスク一覧を確認し、計画的に進められる
3．スムーズな進行のための成功ポイントを押さえられる

この記事を読み終えれば、「何をすべきか」「どう進めればいいのか」が明確になり、オフィス移転を計画的かつ効率的に進められるようになります。 総務担当者として自信を持ってオフィス移転を成功させたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

オフィス移転における総務の役割と基本タスク

オフィス移転は企業にとって大きなプロジェクトであり、総務が中心となって計画を立て、進行管理を行うことが求められます。
務の役割は多岐にわたり、移転のスムーズな実施と業務の継続性を確保するための調整が不可欠です。
ここでは、総務の重要性と具体的な業務範囲、移転前の準備、移転当日の対応について詳しく解説します。

オフィス移転における総務の重要性と業務範囲

オフィス移転で総務は、計画立案、スケジュール・コスト管理、調整業務、設備手配など多岐にわたる役割を担います。
適切に遂行することで、移転を円滑に進め、業務への影響を最小限に抑えられます。

1. 計画立案とスケジュール管理
オフィス移転は長期プロジェクトのため、計画的な進行が重要です。
移転の目的やスケジュールを明確にし、各部署と調整しながら業務に支障が出ないようスケジュールを策定します。
移転作業のピーク時には日程を分割し、事前準備を進めるなどの工夫が必要です。
関係者と密に連携し、進捗を管理することでスムーズな移転を実現できます。

2.コスト管理と予算編成
オフィス移転には、不動産契約や引越し、備品購入、IT整備など多くのコストが発生します。
総務は費用を試算し、適切な予算を策定することが求められます。
複数の業者から見積もりを取り、コストを最適化しつつ、支出状況を定期的に確認・調整し、計画的に資金を管理します。

3. 社内外の調整業務
オフィス移転には、経営陣や各部署、取引先、業者との連携が不可欠です。
移転の目的やレイアウト、設備を調整し、引越し業者や不動産会社との契約・交渉も総務の重要な役割です。
適切な調整により、移転の遅延やトラブルを防ぎます。

4. 設備・インフラの手配
新オフィスの環境整備には、レイアウト設計、家具配置、ITインフラの準備が欠かせません。
特に、インターネット・電話回線の開設、サーバーやPCの設定、入退室管理や監視カメラの設置など、業務とセキュリティの確保が重要です。
総務が計画的に管理し、関係者と連携することで、円滑な移転と業務の早期再開が可能になります。

オフィス移転前に必要な準備と計画立案

オフィス移転を成功させるためには、事前の準備が非常に重要です。
計画をしっかりと立て、 各タスクを適切に管理することで、スムーズな移転を実現できます。
特に、現状の課題の洗い出し、スケジュールの作成、関係者との調整、設備・備品の手配といった準備を万全に行うことが求められます。

1.現状の把握と課題の洗い出し
オフィス移転を計画する際は、現オフィスの課題を整理し、新オフィスでの改善点を明確にすることが重要です。
例えば、「手狭で作業効率が低下」「会議室不足」「通勤の利便性が悪い」などの問題を洗い出し、選定基準に反映させます。
また、賃貸契約の解除条件を確認し、原状回復義務は範囲や費用を事前に把握し、工事計画を立てる必要があります。

2. 移転スケジュールの作成
オフィス移転をスムーズに進めるには、移転日を確定し、必要な工程をリストアップした詳細なスケジュール作成が欠かせません。
具体的には、以下のような流れでスケジュールを策定します。

●計画フェーズ: 移転の目的を明確にし、予算や移転先の選定を開始
●準備フェーズ: 業者の選定、レイアウト設計、契約関係の手続き
●移転フェーズ: 荷造り、移転当日の段取り、社員向けの説明会実施
●フォローアップフェーズ（移転後）: 設備の最終確認、社員の意見収集、旧オフィスの原状回復

また、各タスクの担当者を明確にし、総務部門だけでなく、IT部門や各部署の代表者とも連携しながら進行管理を行うことが重要です。
さらに、業者との調整を行い、必要な工事や搬入作業に十分な期間を確保することも忘れてはなりません。

3．社内外の関係者との調整
オフィス移転は会社全体に影響するため、関係者との連携が不可欠です。
経営陣や各部署と移転計画を共有し、社員には移転時期やレイアウト変更、通勤手段を事前に通知して不安を解消します。
また、取引先や関係機関（銀行、税務署、郵便・宅配業者など）へ適切なタイミングで連絡し、業務が継続できるよう準備します。

4．必要な設備・備品の確認と手配
新オフィスでの業務を円滑に進めるため、必要な設備や備品を事前に準備します。
レイアウト設計を行い、デスクや会議室の配置を決定し、家具や什器を手配。
ITインフラも重要なため、インターネット・電話回線の契約、ネットワーク環境の整備、クラウドやVPNの設定セキュリティ対策をIT部門と連携して進めます。
総務が中心となり計画を管理し、スムーズな移転を実現します。

オフィス移転当日および移転後のフォローアップ

オフィス移転の当日は、多くの作業が同時進行するため、スムーズな運営とトラブルの回避が求められます。
総務が中心となって進行管理を行い、業者との最終確認、社員の役割分担、重要書類の管理などを徹底することで、予定通りの移転を実現できます。
また、新オフィスでの 初期対応をしっかりと行い、移転後のフォローアップを通じて改善点を整理することも重要です。

1．移転当日の流れとポイント
移転当日はスケジュールを確認し、担当者と連携しながら進行します。
業者と最終打ち合わせを行い、搬出・搬入の順序や運搬経路を確認し、トラブル時の代替案も準備します。
社員には「荷物の仕分け」「チェックリスト管理」「PC・電話設置」などの役割を事前に決め、混乱を防ぎます。
重要書類や機密情報は専任者が管理し、鍵付きキャビネットで運搬、データのバックアップを行い、安全対策を徹底します。

2. 新オフィスでの初期対応
移転後は、新オフィスの設備が正常に機能するか確認し、業務がスムーズに再開できるよう調整します。
インターネットや電話回線、VPNの設定をIT部門と連携してチェックし、トラブルを防ぎます。
また、デスクや会議室の設備、複合機などが適切に配置されているか確認し、社員が快適に働けるよう環境を整えます。

3. 移転後のフォローアップ
移転後も業務が円滑に進むよう、社員の意見を収集し、改善点を整理することが重要です。
新オフィスの使い勝手や不便な点をヒアリングし、「会議室が足りない」「備品の配置を変更した方が良い」などの意見を反映することで、より快適なオフィス環境を整えます。
移転作業が終わった後も、総務の役割は続きます。
トラブルが発生した場合の対応や、業務環境の最適化を図ることで、業務を継続しながらの移転が可能になります。

オフィス移転の具体的なタスクと進行管理

オフィス移転を成功させるためには、総務がタスクを細かく管理し、計画的に進めることが重要です。
特に、旧オフィスの対応、新オフィスの準備、引越し手配を適切に進めることで、スムーズな移転が実現できます。
ここでは、それぞれのタスクについて詳しく解説します。

旧オフィスでの対応（原状回復・不要品処分）

オオフィス移転に伴い、旧オフィスの原状回復の対応が必要になります。
また、不要になった備品の処分を計画的に進めることで、移転の負担を軽減できます。

1. 原状回復の手配
賃貸契約には「原状回復義務」があるため、退去時にはオフィスを元の状態に戻す必要があります。
以下のような作業を計画的に進めることが重要です。

●壁や床の修繕
●照明やエアコンの原状回復
●内装や設備の撤去

2. 不要品の処分
移転に伴い、不要になった家具や機器の処分も必要です。
不用品の処分方法として、以下の選択肢があります。

●リサイクル業者に売却：オフィス家具や機器は、中古市場での再利用が可能
●自治体の廃棄処分を利用：粗大ごみとして処分する場合、事前予約が必要
●社内で再利用：他部署で使えるものがあれば社内で再活用

これらの対応を適切に進めることで、スムーズな退去が可能になります。

新オフィスの準備（レイアウト設計・インフラ整備・備品手配）

新オフィスでの業務を円滑に開始するためには、事前に設備やレイアウトを整えておくことが必要です。
1. レイアウト設計
社員の働きやすさを考慮し、オフィスのレイアウトを設計します。
以下のポイントを押さえて設計を進めます。

●執務エリアの配置：社員の動線を考慮
●会議室の配置：使用頻度に応じた配置計画
●リフレッシュスペースの確保：休憩スペースの設置

2. ITインフラの整備
業務に不可欠な通信環境やネットワーク設備を整えることが重要です。
特に、以下の点を確認しておきましょう。

●インターネット回線の契約と設置
●電話回線・内線システムの導入
●Wi-Fi環境の整備
●サーバー・クラウド環境の設定

3. 備品・設備の手配
オフィス家具や機器を新オフィスの環境に合わせて準備します。
主に必要な備品は以下の通りです。

●デスク・チェア
●会議用テーブル・ホワイトボード
●パソコン・プリンター・複合機
●文房具・収納用品

これらを事前に手配し、移転後すぐに業務が開始できる状態を整えます。

引越し手配と移転スケジュールの管理

オフィス移転は、スケジュール管理が非常に重要です。
引越し当日に混乱が起こらないよう、事前の準備を徹底する必要があります。

1. 引越し業者の手配
信頼できる業者を選定し、移転日程や作業内容を決定します。
オフィス移転の実績が豊富な業者を選び、現地調査を依頼して正確な見積もりを取得し、移転スケジュールを明確にします。

2. 当日の流れと役割分担
スムーズな移転のため、役割を明確にします。
各部署の代表者が荷物の搬出・搬入を管理し、IT設備の設置やネットワーク環境を確認。
社員には座席や設備の案内を行い、業務開始に備えます。

事前準備とスケジュール管理により、移転当日の混乱を防ぎ、スムーズに業務を再開できます。
総務が中心となり計画的に進めることで、トラブルを最小限に抑え、移転を成功へと導きます。

オフィス移転を成功させるためのポイントと注意点

オフィス移転を円滑に進め、業務を滞りなく再開するためには、いくつかの重要なポイントと注意点があります。
以下に具体的な対策をまとめました。

スムーズに進めるためのチェックリストとタスク管理

オフィス移転では多くのタスクが発生するため、チェックリストとタスク管理が不可欠です。
移転前・当日・後の作業を整理し、重要度や緊急度に応じて優先順位を設定。
進捗を定期的に確認し、遅延には迅速に対応します。
プロジェクト管理ツールを活用し、情報を共有することで、タスクの漏れや遅延を防ぎ、計画的に進行できます。

事業継続に支障が出ないためのリスク対策

オフィス移転中や移転後に事業活動が滞らないよう、以下のリスク対策を講じることが重要です。

●スケジュール遅延の防止
移転スケジュールの遅延は業務停止や追加コストの原因となります。
詳細なスケジュールを策定し、各タスクの締め切りを明確に設定します。
定期的に進捗を確認し、問題発生時は迅速に対応します。

●予算オーバーの回避
予期せぬ費用を防ぐため、移転コストを事前に見積もり、予算を設定します。
特に原状回復費用や内装工事費用は詳細な見積もりを取得し、予備費も考慮しておくと安心です。

●従業員の不満対策
新オフィスの環境が働きやすさに影響するため、移転前に従業員の意見を収集。
可能な範囲でレイアウトや設備に反映させることで、不満を軽減できます。

これらのリスク対策を講じることで、移転による業務への影響を最小限に抑え、事業継続性を確保することができます。

まとめ

オフィス移転は、多くのタスクが発生し、総務の的確な対応が求められる重要なプロジェクトです。
スムーズに進めるためには、計画的な準備、タスクの管理、スケジュールの徹底が欠かせません。
移転作業を成功させるには、チェックリストの活用、適切な役割分担、進捗管理の徹底がポイントになります。

また、事業の継続性を確保するために、リスク管理や従業員の意見を反映したオフィス環境づくりも重要です。
総務が中心となって移転を進めることで、業務の中断を最小限に抑え、従業員が快適に働ける新しい環境を実現できます。
計画的に進めることで、スムーズなオフィス移転を実現しましょう。

とはいえ、通常業務と両立するためには、専門知識も労力も必要になります。
当社では、総務担当者の業務をアウトソーシングする「総務代行」が可能です。
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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

当社の特徴

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