オフィス移転の進め方｜社内の納得を得る体制づくりと4つの手順

オフィス改善のコツ

オフィス移転後に、「以前のほうが使いやすかった」「新しいルールが分かりにくい」といった声が出ることがあります。
事前にアンケートやヒアリングを行っていても、すべての要望をそのまま反映できるとは限りません。
大切なのは、移転の目的と判断基準を社内で共有し、誰が何を決めるのかを明確にしたうえで、新しい環境の使い方まで準備することです。

本記事では、働く人の声を取り入れながら、無理なく移転を進めるための体制づくりと手順を整理します。

要望を集めても、移転後に課題が残る理由

移転後の不満は、かけた費用の多寡や設備の質だけでは説明がつきません。
多くの場合、原因は進め方そのものの構造にあります。よくある3つのつまずきから見ていきましょう。

意見の総和は、働きやすさにはならない

各部門からは、収納を増やしたい、集中できる場所がほしい、来客動線を分けたいなど、さまざまな要望が寄せられます。
ただし、面積や予算には限りがあるため、すべてを同じように反映することはできません。

また、現在の不便を解消することだけに着目すると、これからの働き方に合わない計画になることもあります。
まず移転の目的を定め、その目的に照らして要望を整理し、優先順位の考え方を社内へ説明することが重要です。

担当者に情報が集まるほど、かえって決まらなくなる

2つ目は、実務の窓口や判断が一人に集中するケースです。オフィス移転では、内装、電気、通信、情報システム、什器、引越しなど、多くの関係先との調整が必要です。担当者だけで判断しようとすると、確認に時間がかかり、通信環境や運用ルールなど、移転後の使い勝手に関わる検討が後回しになることがあります。
検討テーマごとに社内の担当を置き、必要に応じて専門家の意見を取り入れられる体制を整えておくことが大切です。

「荷物を運ぶ行事」として扱うと、働き方の見直しが抜け落ちる

3つ目は、移転日までの作業に意識が集中し、移転後の働き方や運用の検討が十分に行われないケースです。
席の使い方、会議の進め方、書類の管理、来客対応などは、場所が変わることで見直しが必要になります。
新しいオフィスを整えるだけでなく、そこでどのように働くのかを社内で話し合い、必要なルールや周知方法を準備しておくことが、移転後の定着につながります。

納得を生む移転にするための3つの着眼点

では、どこを押さえれば結果が変わるのか。規模や業種を問わず効いてくるのは、次の3点です。

着眼点1　移転の目的を判断基準にする

最初に、今回の移転で何を改善したいのかを整理します。事業継続性を高めたい、人数の増減に対応しやすくしたい、出社と在宅勤務を組み合わせやすい環境にしたい、採用や来客時の印象を整えたい、建物の老朽化や安全面の課題を解消したいなど、目的は法人さまによって異なります。
目的が明確になると、要望が重なったときにも判断しやすくなります。

さらに、「部門を越えた会話を増やす」「集中できる場所を確保する」など、日々の働き方に置き換えておくと、レイアウトや設備を検討する際の基準になります。

着眼点2　検討テーマごとに小さな責任単位をつくる

担当者の負担を分散するには、検討テーマごとに役割を分け、判断できる範囲を明確にします。
たとえば、通信・情報システム、会議室の映像音響、空間・什器、引越し・廃棄などに分け、各担当が検討した内容を全体会議で共有します。
部署単位で分けるだけでなく、実際に利用する社員の意見も取り入れることで、運用に合った計画にしやすくなります。

着眼点3　発注先の守備範囲を一枚の図にまとめる

移転には、内装・電気工事、通信回線、情報機器、什器、映像音響、引越しなど複数の会社が関わります。
見積もりや契約ごとに対応範囲が異なるため、既存什器の処分、配線工事、鍵の受け渡しなど、担当が明確でない作業が残ることがあります。
早い段階で関係先と役割分担を確認し、一覧表などで共有しておくと、直前の追加対応や費用の発生を抑えやすくなります。
社内だけで全体を管理することが難しい場合は、計画、物件選定、設計、工事、引き渡しまでをまとめて支援する外部のプロジェクトマネジメントを利用する方法もあります。

実行に移すための4つの段階

着眼点を押さえたら、次は手を動かす順番です。ここでは実務を4つの段階に分けて説明します。

段階1　いまの働き方を、数字と声の両面でつかむ

まず、現在のオフィスがどのように使われているかを確認します。座席や会議室の利用状況、書類の保管量、外出・在宅勤務の割合などを把握すると、必要な面積や部屋数を検討する根拠になります。

あわせて、社員へのアンケートやヒアリングを行い、困っていることだけでなく、現在の環境で残したい点も確認します。
利用実態のデータと働く人の声を組み合わせて整理することが大切です。

段階2　空間と情報環境を、切り離さずに描く

レイアウトを検討する際は、机や会議室の配置だけでなく、電源、ネットワーク、映像音響、入退室管理、防音などもあわせて確認します。これらを後から追加すると、壁や床の工事が必要になり、費用や期間が増える場合があります。

各スペースで行う業務を整理し、必要な設備を同時に検討すると進めやすくなります。
また、書類や備品の保管方針もこの段階で決めておくと、収納量と必要面積を見積もりやすくなります。

費用については、見積もりの合計だけでなく、追加対応に備えた予備費も検討します。工事開始後に建物側の制約が分かったり、必要な設備が追加されたりすることもあります。
あわせて、どの範囲までを担当者の判断とし、どこから社内承認を取るのかを決めておくと、変更時の手続きを進めやすくなります。

段階3　新しい使い方を、社内へ確実に届ける

移転前には、新しいオフィスの使い方やルールをまとめ、社内へ案内します。
座席や会議室の利用方法、機器・備品の扱い、書類の管理、来客対応などを、必要なときに確認できる形にしておくと安心です。
全社向けの案内に加えて、部門ごとに説明役を置く方法もあります。同時に、取引先への連絡、住所表記の変更、名刺や印刷物の手配など、社外向けの準備も進めます。

段階4　移ったあとに確かめ、手を入れ続ける

移転後は、当初の目的に対してどのような変化があったかを確認します。座席や会議室の利用状況などのデータと、社員へのアンケートやヒアリングの両方を見ることで、改善点を把握しやすくなります。
家具の配置、予約ルール、案内表示など、運用しながら調整できるものもあります。
確認する時期と担当をあらかじめ決めておくと、継続的な改善につなげられます。

まとめ

オフィス移転では、物件や内装を決める前に、移転の目的と判断基準を整理することが重要です。
そのうえで、関係部門と役割を分担し、空間と設備、社内運用を一体で検討します。
移転後の確認まで含めて計画することで、働く人にとって使いやすい環境へ整えていくことができます。

最後に要点を整理します。

● 集めた要望は足し算せず、狙いに照らして優先順位の理由を言語化する
● 迷ったときに立ち返る目的を、検討の最初に用意しておく
● 検討テーマごとに担当と決める権限を分け、全体会で横をつなぐ
● 発注先の守備範囲を図にして、どこにも含まれない作業を洗い出す
● 必要な広さや部屋数は、利用実態の数字と現場の声の両方で決める
● 空間と情報環境は同時に設計し、後付けによる工事のやり直しを避ける
● 新しい使い方は手引きと部門単位の説明で届け、稼働後に検証して調整する


通常業務と並行して移転を進める場合は、社内で対応する範囲と、専門会社へ相談する範囲を早めに整理しておくことも一案です。
スターツコーポレートサービスでは、法人さまごとの目的や課題を確認しながら、移転計画の立案、物件選定、設計・工事、引き渡しまでを一括してサポートしています。

通常業務と並行して移転を進めることに不安がある場合は、検討の初期段階からご相談ください。

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執筆者

スターツコーポレートサービス株式会社　COPPO!編集部

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